Steuerberater:in gibt Unterlagen nicht raus: Das können Sie tun

Sie warten auf Ihre Kontoauszüge, die fertige Steuererklärung oder einfach nur auf Ihre eigenen Belege, doch Ihr Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin reagiert nicht oder verweigert die Herausgabe ganz offen. Für Unternehmerinnen und Unternehmer ist das mehr als nur ärgerlich: Ohne die passenden Unterlagen drohen verpasste Fristen, unangenehme Nachfragen vom Finanzamt oder Verzögerungen bei der Bilanzerstellung. Häufig steckt hinter der Weigerung ein Streit über offene Honorarrechnungen. Doch nicht jede Zurückhaltung von Dokumenten ist rechtlich zulässig. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wann das sogenannte Zurückbehaltungsrecht tatsächlich greift, welche Unterlagen in jedem Fall herausgegeben werden müssen und wie Sie Schritt für Schritt vorgehen, um wieder an Ihre Dokumente zu kommen.

Die häufigste Ursache für eine verweigerte Herausgabe ist ein finanzieller Streit. Wenn Rechnungen für die Steuerberatung längere Zeit unbezahlt bleiben, nutzen manche Kanzleien die Unterlagen als Druckmittel, um offene Forderungen durchzusetzen. Das nennt sich Zurückbehaltungsrecht und ist grundsätzlich im deutschen Zivilrecht verankert.

Daneben kommt es auch bei der Beendigung eines Mandats zu Spannungen, etwa wenn Mandant:innen zu einer anderen Kanzlei wechseln möchten. Manchmal spielt zudem schlicht Unorganisation eine Rolle: Unterlagen liegen noch bei der Kanzlei, weil interne Prozesse ins Stocken geraten sind.

Unabhängig vom Grund gilt: Sie müssen die Situation nicht einfach hinnehmen. Das Gesetz räumt Ihnen klare Ansprüche ein, die Sie geltend machen können.

Die rechtliche Grundlage für die Zurückhaltung von Unterlagen findet sich in § 273 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) in Verbindung mit den berufsrechtlichen Regelungen für Steuerberater:innen. Demnach dürfen Steuerberater:innen Dokumente zurückbehalten, solange eine fällige und unbestrittene Gegenforderung besteht, also in der Regel ein offenes Honorar.

Wichtig ist dabei: Das Zurückbehaltungsrecht bezieht sich grundsätzlich nur auf die eigenen Arbeitsergebnisse der Kanzlei, etwa fertiggestellte Jahresabschlüsse, Steuererklärungen oder Gutachten. Es greift nicht automatisch für sämtliche Unterlagen, die sich im Besitz der Kanzlei befinden.

Zurückbehalten werden dürfen in der Regel nur Dokumente, die die Kanzlei selbst erstellt hat und die noch nicht final an Sie übergeben wurden. Dazu zählen zum Beispiel:

• fertiggestellte, aber noch nicht ausgehändigte Jahresabschlüsse

• bereits erstellte, aber noch nicht eingereichte Steuererklärungen

• schriftliche Gutachten oder Beratungsvermerke der Kanzlei

Diese Arbeitsergebnisse entstehen durch die Leistung des Steuerberaters oder der Steuerberaterin und können deshalb unter bestimmten Umständen als Druckmittel dienen.

Anders sieht es bei allen Dokumenten aus, die Sie selbst zur Verfügung gestellt haben. Diese bleiben durchgehend Ihr Eigentum und müssen auf Verlangen jederzeit herausgegeben werden, unabhängig von offenen Honorarforderungen. Dazu zählen unter anderem:

• Kontoauszüge
• Belege und Rechnungen, die Sie eingereicht haben
• Verträge und Urkunden
• Lohn- und Gehaltsunterlagen
• bereits beim Finanzamt eingereichte Steuererklärungen (als Kopie)

Die gesetzliche Grundlage für diesen Herausgabeanspruch bildet § 667 BGB, der eine Herausgabepflicht im Rahmen eines Auftrags- oder Geschäftsbesorgungsverhältnisses vorsieht.

Auch wenn ein Zurückbehaltungsrecht grundsätzlich besteht, darf es nicht grenzenlos ausgeübt werden. Nach ständiger Rechtsprechung ist die Zurückhaltung dann treuwidrig und damit unzulässig, wenn sie außer Verhältnis zur offenen Forderung steht oder wenn durch die Zurückhaltung gesetzliche Fristen gefährdet werden.

Ein typisches Beispiel: Steht die Abgabefrist für die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Jahresabschlusserstellung unmittelbar bevor und drohen Ihnen durch die verspätete Abgabe Bußgelder oder Verspätungszuschläge, überwiegt in der Regel Ihr Interesse an der Herausgabe. Gerichte entscheiden hier regelmäßig im Einzelfall, wobei das Verhältnis zwischen offener Forderung und drohendem Schaden eine zentrale Rolle spielt.

Auch eine sehr geringe offene Forderung im Vergleich zum wirtschaftlichen Wert der zurückgehaltenen Unterlagen kann dazu führen, dass die Zurückbehaltung als unangemessen gilt.

Bleibt die Herausgabe trotz Nachfrage aus, hilft ein strukturiertes Vorgehen. Die folgenden Schritte haben sich in der Praxis bewährt.

Oft lässt sich eine Blockade bereits durch ein klärendes Gespräch lösen. Fragen Sie konkret nach den Gründen für die Zurückhaltung und erläutern Sie, welche Konsequenzen Ihnen durch die Verzögerung drohen, etwa eine drohende Fristüberschreitung.

Führt das Gespräch zu keinem Ergebnis, sollten Sie die Herausgabe schriftlich per E-Mail oder Einschreiben anfordern und eine angemessene Frist, etwa 10 bis 14 Tage, setzen. Verweisen Sie dabei konkret auf § 667 BGB und benennen Sie die betroffenen Dokumente genau.

Jede Steuerberaterkammer verfügt über eine Schlichtungsstelle für genau solche Konflikte zwischen Mandantschaft und Kanzlei. Eine formlose Beschwerde kostet Sie nichts und führt häufig bereits zu einer schnellen Klärung, da Kanzleien berufsrechtliche Konsequenzen vermeiden möchten.

Bleibt auch das ohne Erfolg, bleibt als letzter Schritt eine Herausgabeklage vor Gericht, gegebenenfalls im Eilverfahren per einstweiliger Verfügung, wenn eine Frist unmittelbar bevorsteht. Ein Fachanwalt oder eine Fachanwältin für Steuerrecht kann die Erfolgsaussichten realistisch einschätzen und Ihnen beim weiteren Vorgehen helfen.

Wenn Sie das Mandat kündigen möchten, weil das Vertrauensverhältnis gestört ist, haben Sie grundsätzlich einen Anspruch auf die vollständige Rückgabe aller eigenen Unterlagen. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin darf lediglich die bereits erwähnten eigenen Arbeitsergebnisse zurückhalten, sofern eine fällige Honorarforderung besteht.

Praktisch empfiehlt es sich, die Kündigung schriftlich einzureichen und direkt um eine vollständige Übergabe sämtlicher Unterlagen, idealerweise mit einer Übergabeliste, zu bitten. So verhindern Sie spätere Unklarheiten darüber, welche Dokumente bereits übergeben wurden.

Am einfachsten lässt sich der Konflikt natürlich von Beginn an vermeiden. Die folgenden Maßnahmen helfen dabei:

• Klären Sie Honorare und Zahlungsfristen bereits bei Mandatsbeginn schriftlich und eindeutig.

• Bezahlen Sie Rechnungen zeitnah oder sprechen Sie frühzeitig Zahlungsschwierigkeiten an, statt den Kontakt abbrechen zu lassen.

• Bewahren Sie wichtige Originalbelege und Kontoauszüge zusätzlich selbst digital auf, damit Sie im Streitfall nicht vollständig von der Kanzlei abhängig sind.

• Nutzen Sie ein digitales Geschäftskonto mit integrierter Buchhaltung, bei dem Sie jederzeit selbst Zugriff auf Transaktionen und Belege haben.

Gerade der letzte Punkt spart Ihnen im Ernstfall viel Zeit und Nerven. Mit Qonto und der integrierten Buchhaltung laden Sie Belege direkt nach der Zahlung in die App und müssen sich nicht ausschließlich auf die Unterlagen Ihrer Kanzlei verlassen.