Kurz vor dem Jahresabschluss wird es in vielen Unternehmen hektisch. Unterlagen fehlen, Belege tauchen erst in letzter Minute auf und die Steuerberatung fragt nach Dokumenten, die eigentlich schon längst sortiert sein sollten. Mit der richtigen Vorbereitung lässt sich dieser Stress deutlich reduzieren.
In diesem Beitrag erhalten Sie eine praktische Checkliste für Ihren Jahresabschluss, erfahren, welche Fristen Sie beachten müssen und welche Unterlagen Sie rechtzeitig zusammenstellen sollten.
Der Jahresabschluss ist der Abschluss der Buchführung eines Geschäftsjahres. Er zeigt, wie sich die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens entwickelt hat. Je nach Rechtsform und Größe des Unternehmens unterscheiden sich die Bestandteile.
Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die der doppelten Buchführungspflicht unterliegen, besteht der Jahresabschluss aus:
Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder AG müssen zusätzlich einen Anhang erstellen. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften benötigen darüber hinaus einen Lagebericht. Kleinstunternehmen und Kleinunternehmer:innen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, reichen stattdessen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ein.
Zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet sind grundsätzlich alle Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind. Dazu zählen unter anderem GmbH, UG, AG, OHG und KG. Auch Einzelunternehmer:innen und GbR müssen einen vollständigen Jahresabschluss erstellen, sobald sie bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten.
Wer diese Grenzen nicht erreicht, kann die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzen. Freiberufler:innen sind unabhängig von der Höhe ihres Einkommens von der doppelten Buchführungspflicht befreit und erstellen in der Regel ebenfalls eine EÜR.
Große und mittelgroße Kapitalgesellschaften müssen den Jahresabschluss innerhalb von drei Monaten nach Ende des Geschäftsjahres aufstellen. Kleine Kapitalgesellschaften haben bis zu sechs Monate Zeit. Die Offenlegung beim Bundesanzeiger muss spätestens zwölf Monate nach Geschäftsjahresende erfolgen.
Damit Sie am Jahresende nicht in letzter Sekunde Unterlagen zusammensuchen müssen, lohnt sich eine strukturierte Vorbereitung über das gesamte Jahr. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, nichts zu vergessen.
Stellen Sie sicher, dass alle Belege des Geschäftsjahres erfasst und abgelegt sind. Dazu gehören:
Gleichen Sie Ihre Debitoren und Kreditoren ab. Klären Sie, welche Rechnungen noch offen sind und ob Forderungen eventuell abgeschrieben werden müssen. Das gleiche gilt für Verbindlichkeiten gegenüber Lieferant:innen.
Unternehmen mit Warenbeständen müssen zum Bilanzstichtag eine Inventur durchführen. Dokumentieren Sie den Bestand genau, denn diese Zahlen fließen direkt in die Bilanz ein.
Prüfen Sie Ihr Anlagevermögen auf Vollständigkeit. Neue Anschaffungen müssen erfasst, ausgeschiedene Vermögensgegenstände ausgebucht werden. Berechnen Sie die planmäßigen Abschreibungen für das Geschäftsjahr.
Berücksichtigen Sie Rückstellungen für Verpflichtungen, deren Höhe oder Fälligkeit noch nicht feststeht, etwa für ausstehende Rechnungen, drohende Verluste aus schwebenden Geschäften oder Urlaubsansprüche von Mitarbeitenden.
Sobald alle Unterlagen vorliegen, erstellen Sie die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Größere Kapitalgesellschaften benötigen zusätzlich eine Prüfung durch Wirtschaftsprüfer:innen, bevor der Abschluss festgestellt werden kann.
Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss elektronisch beim Bundesanzeiger einreichen. Diese Offenlegungspflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße, wobei kleine Unternehmen und Kleinstunternehmen Erleichterungen bei den einzureichenden Angaben in Anspruch nehmen können.
| Unternehmensgröße | Frist zur Aufstellung | Frist zur Offenlegung |
|---|---|---|
|
Kleinstkapitalgesellschaft |
bis zu 6 Monate |
12 Monate |
|
Kleine Kapitalgesellschaft |
bis zu 6 Monate |
12 Monate |
|
Mittelgroße Kapitalgesellschaft |
3 Monate |
12 Monate |
|
Große Kapitalgesellschaft |
3 Monate |
12 Monate |
Wird die Frist zur Offenlegung versäumt, drohen Ordnungsgelder ab 2.500 €. Das Bundesamt für Justiz verfolgt diese Pflichtverletzung konsequent und setzt die Fristen nach erfolgter Mahnung nach. Planen Sie die Offenlegung daher frühzeitig ein.
Auch erfahrene Unternehmer:innen stolpern immer wieder über ähnliche Stolpersteine. Diese Fehler sollten Sie kennen, um sie von vornherein zu vermeiden.
Wer Rechnungen und Belege das ganze Jahr über unsortiert sammelt, verliert am Jahresende wertvolle Zeit beim Zusammensuchen. Eine laufende Buchführung mit monatlicher Ablage erspart Ihnen diesen Aufwand und verhindert, dass Belege verloren gehen.
Eine unvollständige Inventur führt zu falschen Bestandswerten in der Bilanz. Planen Sie die Inventur rechtzeitig und dokumentieren Sie den Bestand sorgfältig, idealerweise mit einer zweiten Person zur Kontrolle.
Werden notwendige Rückstellungen nicht gebildet, fällt der ausgewiesene Gewinn höher aus als er tatsächlich ist. Das kann zu Problemen bei der Steuererklärung und bei der Bewertung durch Banken führen.
Je früher Sie Unterlagen an Ihre Steuerberatung übergeben, desto mehr Zeit bleibt für Rückfragen und Korrekturen. Ein regelmäßiger Austausch über das Jahr hinweg erleichtert den gesamten Prozess erheblich.
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