Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen ermöglichen dienstliche Ausgaben ohne private Vorleistungen und schaffen mehr Transparenz.
Wann sich der Einsatz von Mitarbeiterkarten lohnt, welche Arten es gibt und worauf zu achten ist, erfahren Sie im Folgenden.
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Eine Mitarbeiterkreditkarte ist eine vom Unternehmen ausgegebene Geschäftskarte, die auf den Namen einer bestimmten Person im Team lautet und für dienstliche Ausgaben eingesetzt wird.
Die Umsätze werden zentral über das Firmen- oder Geschäftskonto abgerechnet, das private Konto der Karteninhaber:innen ist daran nicht beteiligt.
Rechtlich und wirtschaftlich bleibt das Unternehmen Vertragspartner des Kartenanbieters und trägt die Verantwortung für die Begleichung der Kartenumsätze. Private Zahlungen sind in der Regel ausgeschlossen, es sei denn, sie sind ausdrücklich erlaubt und intern klar geregelt.
Wenn im Unternehmen regelmäßig dienstliche Ausgaben anfallen, die direkt von Beschäftigten bezahlt werden, kann eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter:innen eine passende Lösung sein. Besonders in wachsenden Teams mit viel Reisetätigkeit hilft sie, private Vorleistungen zu vermeiden und den Aufwand für Reisekosten und Spesenabrechnung zu reduzieren.
Grundsätzlich können Unternehmen und Selbstständige Firmenkreditkarten beantragen, sofern sie die Voraussetzungen des Kartenanbieters erfüllen und ein Geschäfts- oder Firmenkonto nutzen. Da die Firma der Vertragspartner des Anbieters ist, steht die **Bonität des Unternehmens** im Vordergrund.
Im Alltag kommt die Mitarbeiterkreditkarte bei Geschäftsreisen, Übernachtungen, Bahn- und Flugtickets, Mietwagen oder Geschäftsessen zum Einsatz. Häufig werden darüber auch Büromaterial, Arbeitsmittel oder wiederkehrende Services wie Software-Abos bezahlt.
Entscheidend ist die interne Kartenrichtlinie, die definiert, welche Ausgaben zulässig sind und wie strikt die Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Zahlungen gehandhabt wird.
Kreditkarten zum Geschäftskonto
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Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen gibt es in verschiedenen Ausführungen, die sich in Handhabung, Einsatzbereich und Sicherheit unterscheiden. Grundsätzlich lassen sich drei Arten unterscheiden.
Welche Lösung für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist, hängt von Ihren Prozessen, Ihrem Kontrollbedarf und der Art der Ausgaben ab. Im Folgenden stellen wir Ihnen die drei Kartentypen genauer vor.
Die physische Kreditkarte ist die klassische Variante, die Sie als reale Plastik- oder Metallkarte in Händen halten. Ihre Mitarbeiter:innen setzen sie sowohl im stationären Handel als auch online ein und können damit an Geldautomaten Bargeld abheben.
Besonders für Ausgaben vor Ort, etwa auf Geschäftsreisen, im Restaurant oder beim Tanken, ist sie unverzichtbar. Moderne Firmenkreditkarten lassen sich zudem in mobile Wallets wie Apple Pay oder Google Pay einbinden und ermöglichen so kontaktloses Bezahlen per Smartphone. In Kombination mit einer passenden Software behalten Sie alle Transaktionen im Blick und können individuelle Ausgabenlimits pro Karte festlegen.
Eine virtuelle Kreditkarte existiert ausschließlich digital, ohne physisches Pendant. Sie erhalten die relevanten Kartendaten wie Nummer, Ablaufdatum und Prüfziffer direkt in Ihrer Banking-App oder Software und können die Karte in wenigen Sekunden erstellen.
Virtuelle Karten eignen sich ideal für Online-Zahlungen, wiederkehrende Abonnements und Software-Lizenzen wie SaaS-Tools oder Cloud-Dienste.
Ihr großer Vorteil liegt in der Sicherheit: Für jeden Zweck und alle Mitarbeitenden lässt sich eine eigene Karte anlegen, die Sie bei Bedarf sofort sperren oder löschen. So minimieren Sie das Risiko von Missbrauch und behalten die Kontrolle über einzelne Ausgabenkategorien, ohne sensible Hauptkartendaten weiterzugeben.
Instant Cards sind eine spezielle Form der virtuellen Karte, die Sie unmittelbar für einen konkreten Einsatzzweck erstellen. Sie sind auf einen einzelnen Kauf oder ein bestimmtes Budget zugeschnitten und ermöglichen es, Ausgaben punktgenau zu steuern.
Benötigt eine Mitarbeiterin etwa kurzfristig Mittel für eine einmalige Anschaffung, legen Sie in Sekundenschnelle eine Instant Card mit exakt definiertem Limit an. Nach der Nutzung lässt sich die Karte einfach deaktivieren.
Diese Flexibilität eignet sich besonders für projektbezogene oder einmalige Ausgaben, bei denen Sie keine dauerhafte Karte vergeben möchten. So verbinden Instant Cards maximale Kontrolle mit einem hohen Maß an Sicherheit und Übersichtlichkeit in Ihrer Buchhaltung.
Diese Funktion hilft Unternehmen, die Ausgaben zu kontrollieren und die Sicherheit zu erhöhen, indem sie den Zugriff auf die Karte nach einem bestimmten Zeitraum oder nach dem Verbrauch des aufgeladenen Guthabens automatisch sperren.
Revolvierende Kreditkarten verfügen über eine Teilzahlungsfunktion, bei der offene Umsätze nicht vollständig zum Abrechnungsstichtag ausgeglichen werden müssen.
Sie bieten Unternehmen kurzfristig mehr Flexibilität bei der Rückzahlung, können durch die anfallenden Zinsen jedoch höhere laufende Kosten verursachen, die in der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden sollten.
Unternehmen können zwischen verschiedenen Anbietern wählen, wenn sie eine Kreditkarte für Angestellte einführen möchten.
Die folgenden 10 Lösungen unterscheiden sich unter anderem bei Kartenarten, Limits, Integrationen und Konditionen.
| Anbieter | Bewertung | Preis / Monat | Testversion | Ausgabenlimit | Abhebungslimit |
|---|---|---|---|---|---|
|
Qonto |
4.8 ⭐️ bei 57 850 Bewertungen (Trustpilot) |
ab 0 € für Einzelunternehmen & Freiberufler:innen, ansonsten ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.) |
30 Tage |
15.000 € / Monat |
15.000 € / Monat |
|
Vivid |
4,7 (Trustpilot) |
kostenlos; kostenpflichtig ab 6,90 € / Monat (zzgl. MwSt.) |
2 Monate |
100.000 € / Monat (Business) |
bis 1.000 € / Monat bei Prime |
|
Circula |
4,6 (Capterra) |
ab 99 € / Monat (zzgl. MwSt.) |
ja |
individuell festlegbar, bis max. 750.000 € |
n. a. |
|
Pliant |
4,3 (Trustpilot) |
auf Anfrage |
keine Testversion, aber Demo |
auf Anfrage |
auf Anfrage |
|
Moss |
4,2 (Trustpilot) |
auf Anfrage |
keine Testversion |
individuell anpassbar |
auf Anfrage |
|
givve |
3,8 (Trustpilot) |
uf Anfrage |
ja |
50 € / Monat |
/ |
|
Pleo |
3,7 (Trustpilot) |
kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 45 € / Monat (zzgl. MwSt.) |
keine separate Testversion |
individuell, zeitlich begrenzt anpassbar |
individuell anpassbar |
|
Spendit |
3,4 (Trustpilot) |
ab 3,50 € / Monat (zzgl. MwSt.) |
nein |
bis 50 € / Monat |
/ |
|
Payhawk |
3,3 (Trustpilot) |
auf Anfrage |
keine Testversion, aber Demo |
250 € vor Identifikation |
auf Anfrage |
|
American Express |
1,3 (Trustpilot) |
ab 60 € Jahresentgelt (zzgl. MwSt.) |
keine Testversion |
kein standardisierter Verfügungsrahmen |
z. B. 700 € / 7 Tage (Amex Card), bis 1.500 € / 7 Tage (Amex Gold) |
Mit der Qonto Firmenkreditkarte bezahlen Unternehmen Einkäufe sofort und gleichen die Umsätze gesammelt zum 1. des Folgemonats aus. Der Verfügungsrahmen liegt bei bis zu 15.000 € pro Monat, zinsfrei bei fristgerechter Rückzahlung. Die Karte ist in den Kartenplänen Plus und X verfügbar. Voraussetzung ist unter anderem eine bestehende Qonto Geschäftsbeziehung.
Im Fokus bei Vivid steht ein App-basiertes Konto mit Karten und Cashback-Funktionen für den Geschäftsalltag.
Vivid Geschäftskonto: Funktionen, Kosten und Eignung im Test
Circula setzt auf Firmenkarten plus Spesen- und Reisekosten-Tool, sodass Zahlungen und Freigaben in einem System zusammenlaufen.
Tools zur Reisekostenabrechnung: So finden Sie die passende Software
Speziell für Unternehmen mit hohem Kartenvolumen ausgelegt ist das Firmenkartenangebot von Pliant.
Pliant Alternative: 8 Anbieter im Vergleich
Wachsende Unternehmen profitieren bei Moss von Firmenkarten mit automatisiertem Beleg- und Ausgabenmanagement.
Moss Kreditkarte im Test: Eignung, Funktionen & Preise
Mit givve organisieren Unternehmen Prepaid- und Sachbezugskarten für gezielte Mitarbeiterbudgets. Typisch sind steuerbegünstigte Benefits wie Gutscheine.
Pleo stellt Firmenkarten mit nahtloser Integration in verschiedene Buchhaltungstools bereit. Echtzeit-Übersichten, digitale Belegerfassung und modulare Pakete sollen die Ausgabenverwaltung im Team vereinfachen.
Pleo Alternative: 10 Anbieter im Vergleich
Sachbezugskarten von Spendit dienen vor allem dazu, wiederkehrende Mitarbeiterbenefits steuerlich optimiert auszureichen. Die Lösung lässt sich in der Regel gut integrieren.
Die Lösung von Payhawk verbindet Firmenkarten mit automatischem Belegabgleich und zentralem Ausgabenmanagement.
Spend Management Software: 12 Anbieter im Vergleich
American Express bietet „Corporate Credit Cards“ für Unternehmen, die je nach Einsatzbereich, Reiseprofil und Anforderungen an das Kostenmanagement ausgewählt werden.
Ob Firmenkarten personenbezogen ausgegeben werden sollten, hängt von den Abläufen und dem Ausgabenprofil im Unternehmen ab. In vielen Fällen ist eine personenbezogene Mitarbeiterkreditkarte sinnvoll, weil Ausgaben und Verantwortlichkeiten klar einer Person zugeordnet werden und die Abrechnung einfacher wird.
Für stark zentrale oder wiederkehrende Buchungen, zum Beispiel bei Reisen oder bestimmten Dienstleistern, kann dagegen eine nicht personenbezogene Lösung oder ein Reisestellenkonto besser passen.
Private Zahlungen mit der Firmenkreditkarte sind in den meisten Unternehmen nicht vorgesehen und sollten klar in der Kartenrichtlinie geregelt sein.
Wenn trotzdem private Ausgaben über die Karte laufen, müssen diese ausgeglichen werden und sind buchhalterisch als private Vorgänge zu behandeln.
Die Ausgabenverwaltung in Unternehmen wird durch den Einsatz von Mitarbeiterkreditkarten deutlich vereinfacht, da Zahlungen direkt über das Geschäftskonto laufen und Erstattungen seltener nötig sind. Gleichzeitig ist ein passender Rahmen erforderlich, um Aspekte wie Budgets weiterhin verlässlich steuern zu können.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
|
Mitarbeitende müssen Ausgaben nicht privat vorfinanzieren. |
Es besteht ein Risiko für Fehlbuchungen oder private Ausgaben. |
|
Ausgaben werden direkt geschäftlich erfasst, statt später erstattet. |
Karten und Limits müssen aktiv verwaltet werden. |
|
Die Karte ist weltweit für Reisen und Online-Einkäufe nutzbar. |
Karteneinsatz kann zusätzliche Gebühren oder Aufschläge auslösen. |
|
Dienstreisen und kurzfristige Einkäufe lassen sich schneller abwickeln. |
Ohne klare Regeln entsteht Unsicherheit bei der Nutzung. |
|
Pro Person oder Team lassen sich feste Ausgabenlimits definieren. |
Beim Austritt von Mitarbeitenden ist ein sauberes Offboarding nötig. |
|
Transaktionen liegen gebündelt vor und lassen sich einfacher auswerten. |
Fehlende oder verspätete Belege führen zu Rückfragen in der Buchhaltung. |
|
Spesenprozesse werden schlanker, das entlastet das Team. |
Schlechte Governance kann zu mehr Komplexität im Finanzprozess führen. |
Je nach Verwendungszweck ist eine klassische Kreditkarte für Angestellte nicht immer die passende Lösung. Gerade bei Dienstreisen oder temporären Einsätzen kommen Alternativen wie Firmendebitkarten, virtuelle Firmenkarten, Instant Cards, Reisestellenkarten oder Sachbezugskarten infrage.
Debitkarten sind ein unverzichtbares Instrument für moderne Unternehmen, die Flexibilität und Effizienz im Finanzmanagement anstreben. Sie bieten nicht nur eine einfache Möglichkeit, Geschäftsausgaben zu verwalten, sondern auch eine Vielzahl von Sicherheits- und Personalisierungsfunktionen, die sie für Unternehmen jeder Größe attraktiv machen.
Auch Qonto bietet Debitkarten für Firmen an, mit denen Sie bis zu 200.000 € monatlich zahlen und bis zu 15.000 € monatlich abheben können.
Qonto’s Firmenkarten lassen sich zudem ideal als Tankkarten verwenden und auch Instant Cards werden angeboten.
All diese Karten decken alle Aspekte des modernen Finanzmanagements ab und sind integraler Bestandteil aller Qonto Angebote. Sie bieten flexible und sichere Zahlungsmöglichkeiten im In- und Ausland.
Jede Karte kann individuell an die Bedürfnisse der Nutzer:innen angepasst werden, unter anderem durch die Möglichkeit, die PIN jederzeit zu ändern oder Zahlungs- und Abhebungslimits in Echtzeit zu konfigurieren.
Die Integration von Firmendebitkarten mit Google Pay und Apple Pay erleichtert deren Nutzung im Mobile Banking, wobei die Zahlungslimits individuell festgelegt werden können. Da Debitkarten keine Kreditfunktion bieten, besteht nicht das Risiko, dass übermäßige Ausgaben der Mitarbeiter zu einem Defizit auf dem Online-Geschäftskonto führen.
Bei diesem Modell zahlen Arbeitnehmer:innen geschäftliche Ausgaben mit ihrer privaten Kreditkarte und erhalten die Beträge über die Reisekosten- oder Spesenabrechnung zurück.
Das Unternehmen muss keine eigenen Karten ausgeben, entlastet sich also von Teilen der Kartenverwaltung. Gleichzeitig belastet die Vorfinanzierung die private Liquidität und erfordert saubere Prozesse für die Buchhaltung.
Reisestellenkarten oder zentrale Reisekonten bündeln vor allem Kosten für Hotels und andere Reiseleistungen bei einem Dienstleister.
Buchungen laufen dann nicht über einzelne Mitarbeitende, sondern zentral über diese Karte oder Kontonummer. Das vereinfacht die Abrechnung von Dienstreisen, ist aber meist auf genau definierte Einsatzzwecke beschränkt.
Sachbezugskarten (Benefits Cards) dienen in erster Linie dazu, steuerfreie oder steuerbegünstigte Sachleistungen auszureichen, zum Beispiel monatliche Gutscheine oder ausgewählte Händlerbudgets. Sie sind damit eher ein Instrument für Mitarbeiterbenefits als für das allgemeine Ausgabenmanagement.
Möchten Sie Ihren Mitarbeitenden Firmenkreditkarten zur Verfügung stellen? Dann gibt es einige gute Praktiken, die Ihnen bei der Einführung dieser Zahlungsmittel helfen können.
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