Budgetplanung: So erstellen Sie einen Budgetplan in 6 Schritten

Übersteigen die Ausgaben die Einnahmen eines Unternehmens, geraten Unternehmer:innen leicht in die unangenehme Lage, ihren Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen zu können.

Möglicherweise verfügen Sie über ausreichend Rücklagen, um offene Rechnungen, fällige Raten für Kredite oder Mietzahlungen zu begleichen und sich einige Zeit über Wasser zu halten. Fehlt Ihnen das nötige finanzielle Polster, droht Ihnen die Insolvenz.

Um den Start in Ihre Selbstständigkeit zu planen, Scheitern zu vermeiden und Ihren langfristigen Geschäftserfolg zu sichern, hilft Ihnen die sorgfältige Budgetplanung.

Budgetplanung ist ein Prozess, bei dem Sie Ihre finanziellen Ressourcen planvoll verwalten. Sie schätzen Ihre Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum, meist ein Jahr, ein und verteilen diese entsprechend Ihren Zielen und Notwendigkeiten.

Diese Planung hilft Ihnen, Ihre Finanzen zu kontrollieren, zu vermeiden, dass Sie mehr ausgeben als Sie einnehmen, und sicherzustellen, dass genügend Geld für wichtige Ausgaben vorhanden ist.

Es ist ein essenzielles Werkzeug für effektives Finanzmanagement, sowohl privat als auch geschäftlich.

Budgetplanung ist ein entscheidender Schritt zur effizienten Verwaltung Ihrer finanziellen Ressourcen und zur Erreichung finanzieller Stabilität. Sie hilft Ihnen, einen klaren Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben zu erhalten und unterstützt Sie dabei, Ihre Finanzen im Gleichgewicht zu halten.

Konkrete Vorteile einer Budgetplanung sind somit:

• Überblick über Finanzen: Sie sehen genau, wo Ihr Geld herkommt und wohin es geht.

• Vermeidung von Überausgaben: Sie können sicherstellen, dass Sie innerhalb Ihrer Mittel leben.

• Schuldenreduzierung: Sie können Schulden vermeiden oder abbauen.

• Zielerreichung: Sie sparen für zukünftige Bedürfnisse, wie Notfälle, Bildung oder Altersvorsorge.

• Ausgabengewohnheiten verstehen: Sie lernen Ihre eigenen Konsumgewohnheiten besser kennen und können diese optimieren.

• Finanzielle Sicherheit: Sie arbeiten aktiv an Ihrer finanziellen Sicherheit und einem ausgeglichenen Leben.

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Bei der Budgetplanung gibt es verschiedene Ansätze, die sich je nach Zielsetzung und Umfang unterscheiden. Man unterscheidet zwischen:

• Strategischer Budgetplanung
• Taktischer Budgetplanung
• Operativer Budgetplanung

Die strategische Budgetplanung befasst sich mit langfristigen Zielen und Visionen Ihres Unternehmens. Sie umfasst einen Zeitraum von mehreren Jahren und konzentriert sich auf die Gesamtausrichtung und langfristige Investitionen.

Diese Planung ist grundlegend und richtet sich nach den übergeordneten Zielen und Strategien.

Taktische Budgetplanung ist mittelfristig angelegt und dient der Umsetzung der strategischen Pläne. Sie befasst sich mit der Allokation von Ressourcen für spezifische Projekte oder Abteilungen über einen Zeitraum von einem bis drei Jahren.

Diese Art der Planung stellt sicher, dass die zur Verfügung stehenden Mittel effektiv genutzt werden, um die strategischen Ziele zu erreichen.

Die operative Budgetplanung ist kurzfristig und detailliert. Sie konzentriert sich auf die täglichen Ausgaben und Einnahmen und wird oft jährlich erstellt.

Diese Planung umfasst die Zuweisung von Ressourcen für spezifische Aufgaben und Abteilungen und ist entscheidend für das tägliche Finanzmanagement. Sie hilft Ihnen, die laufenden Kosten zu kontrollieren und sicherzustellen, dass die operativen Aktivitäten im Rahmen des Budgets bleiben.

Ein gut durchdachter Budgetplan berücksichtigt alle relevanten finanziellen Aspekte, um eine effiziente Verwaltung und Planung zu ermöglichen.

Essenzielle Bestandteile eines Budgetplans sind etwa die Folgenden:

• Einnahmen: All Ihre regelmäßigen Einkommensquellen, wie Gehalt, Zinsen, Dividenden oder Mieteinnahmen.

• Feste Ausgaben (Fixkosten): Regelmäßige, nicht veränderbare Ausgaben wie Miete, Kreditraten, Versicherungen und Abonnements.

• Variable Ausgaben: Ausgaben, die monatlich variieren, wie Wareneinkäufe oder Büromittel.

• Notfallfonds: Rücklagen für unvorhergesehene Ausgaben, wie eine defekte Maschine oder Auftragsengpässe.

• Schulden: Übersicht über bestehende Schulden und deren Tilgungspläne.

• Investitionen: Geplante oder bestehende Investitionen, wie Aktien, Fonds oder Expansionen.

Darauf aufbauend setzt sich der Budgetplan eines Unternehmens in der Regel aus unterschiedlichen, aufeinander abgestimmten Teilplänen zusammen, aus denen sich die Finanzplanung ableitet. Dazu zählen je nach Art und Größe eines Unternehmens unter anderem:

• Absatzplan oder Umsatzplan
• Produktionsplan
• Materialplan
• Personalplan
• Investitionsplan
• Marketingplan
• Kostenstellenplan

Eine fundierte Budgetplanung ist kein Hexenwerk und kann meist in nur wenigen Schritten aufgestellt werden. Im Folgenden finden Sie die sechs Schritte für Ihren professionellen Budgetplan.

1. Einnahmen ermitteln
2. Feste Ausgaben auflisten
3. Variable Ausgaben berücksichtigen
4. Für Notfälle planen
5. Schuldenmanagement betreiben
6. Budget überprüfen und anpassen

Um Ihr Budget zu planen, beginnen Sie mit der genauen Erfassung aller Ihrer regelmäßigen Einkommensquellen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Monatliche Einnahmen
• Zinserträge
• Dividenden
• Mieteinnahmen

Diese Einnahmen bilden die Grundlage Ihres Budgets und bestimmen, wie viel Sie für verschiedene Posten ausgeben können. Achten Sie darauf, alle Einkünfte nach Steuern zu berechnen, um eine realistische Grundlage für Ihr Budget zu haben.

Der nächste Schritt ist die Auflistung aller festen Ausgaben. Dazu zählen Miete, Kreditraten, Abonnements und andere regelmäßige Zahlungen, die monatlich gleich bleiben.

Es ist wichtig, diese Ausgaben genau zu dokumentieren, da sie in der Regel unveränderlich sind und einen festen Bestandteil Ihres monatlichen Budgets darstellen. Diese Aufstellung hilft Ihnen, die notwendigen Ausgaben von den variablen Ausgaben zu trennen.

Variable Ausgaben umfassen Posten wie Rohstoffe, Materialkosten oder Hilfsmittel, die von Monat zu Monat schwanken können. Es ist hilfreich, einen Durchschnittswert basierend auf Ihren Ausgaben der letzten Monate zu ermitteln.

Bedenken Sie dabei auch saisonale Schwankungen und unregelmäßige Ausgaben. Dieser Schritt ist entscheidend, um ein realistisches Budget zu erstellen.

Ein Notfallfonds ist ein kritischer Bestandteil jedes Budgets. Er dient dazu, unvorhergesehene Ausgaben für Reparaturen, unerwartete Personalausfälle oder rechtliche Streitfälle zu decken.

Expert:innen empfehlen, mindestens drei bis sechs Monate Ihrer regelmäßigen Ausgaben als Notfallfonds zu sparen. Beginnen Sie mit einem kleinen Betrag und erhöhen Sie diesen allmählich, bis Sie den empfohlenen Betrag erreicht haben.

Wenn Sie Schulden haben, ist es wichtig, einen Tilgungsplan zu erstellen. Berücksichtigen Sie dabei:

• Höhe der Schulden
• Zinssätze
• Tilgungsfristen

Priorisieren Sie Schulden mit hohen Zinsen, um langfristige Kosten zu minimieren. Regelmäßige Tilgungszahlungen sollten als fester Bestandteil Ihres Budgets eingeplant werden.

Ein Budget sollte kein starres Dokument sein, sondern regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Dies ist besonders wichtig, wenn sich Ihre finanzielle Situation ändert, wie bei Expansionen oder neuartigen Ausgaben.

Eine regelmäßige Überprüfung hilft Ihnen, auf Kurs zu bleiben und sicherzustellen, dass Ihr Budget immer Ihre aktuellen finanziellen Bedürfnisse widerspiegelt.

Weder Ihre Einnahmen noch Ihre Ausgaben lassen sich mit Sicherheit vorbestimmen. Sie hängen von zahlreichen Einflüssen ab, deren Beeinflussung nicht immer in Ihrer Hand liegt. Um möglichst realistische Zahlen abzugeben, haben Sie mehrere Möglichkeiten.

1. Unternehmen, die bereits länger am Markt agieren, können ihre Planung für das kommende Geschäftsjahr auf Grundlage des vorangegangenen Geschäftsjahres schätzen. Dazu werden messbare, betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie der Umsatz herangezogen und ein bestimmter Anteil daran als Budget für das kommende Geschäftsjahr festgelegt.

1. Im Rahmen der Fortschreibung werden die Zahlen des Vorjahres um allgemeine Vorgabe wie die „Steigerung um x %“ erhöht.

1. Die Marktforschung und Kundenbefragungen bietet etablierten Unternehmen ebenfalls eine gute Möglichkeit, einen realistischen Blick in die Zukunft zu werfen.

Wer gerade ein Unternehmen gegründet hat und frisch in die Selbstständigkeit startet, kann natürlich auf keine Vorjahreszahlen zurückgreifen. Hier bietet es sich an, für die Planung auf Marktstudien und allgemeine Trends zurückzugreifen sowie eine Wettbewerbsanalyse zu erstellen.