Sie möchten wissen, was es mit der Auslagenerstattung auf sich hat? Worin liegt der Unterschied zu durchlaufenden Geldern und was versteht man unter der pauschalen Auslagenerstattung?
In diesem Beitrag liefern wir Antworten auf Ihre Fragen und verraten, wie Sie Zeit, Geld und Nerven bei der Auslagenerstattung sparen.
Auslagen sind Kosten, die Arbeitnehmende im Rahmen einer geschäftlichen Tätigkeit vorstrecken und im Anschluss vom Unternehmen zurückerhalten. Festgelegt ist das in § 3 des deutschen Einkommensteuergesetzes (EStG).
In diesem Zusammenhang gibt es noch den Begriff durchlaufende Gelder. Dabei handelt es sich um Beträge, die das Unternehmen seinen Mitarbeitenden im Vorhinein zur Verfügung stellt, um Ausgaben zu tätigen.
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Wie der Name bereits verrät, beschreibt die Auslagenerstattung, auch als Auslagenersatz bezeichnet, die Rückzahlung der Auslagen an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer. Das kann über eine Spesenabrechnung erfolgen. Entscheidend dabei ist, dass alle Belege und Rechnungen vorliegen, die dem Unternehmen als Nachweis für das Finanzamt dienen.
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form, wie eine Auslagenersatz aussehen muss, jedes Unternehmen kann eigene interne Formulare aufsetzen, die der Dokumentation und Erstattung der Auslagen dienen.
Bei Auslagen kann es sich um Spesen für Dienstreisen oder andere Reisekosten wie die Hotelrechnung oder Transportkosten handeln. Auch der Verpflegungsmehraufwand, Geschäftsessen, Büromaterial, Eintrittsgelder für Events und Fortbildungen können Auslagen sein.
Pauschale Auslagenerstattung
Bei einer pauschalen Auslagenerstattung bekommt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter regelmäßig einen festgelegten Betrag vom Unternehmen, zum Beispiel für wiederkehrende Ausgaben. Der Vorteil ist, dass die Ausgaben nicht einzeln durch Belege in einer Abrechnung nachgewiesen werden müssen, was den bürokratischen Aufwand verringert. In der Regel müssen pauschale Auslagenerstattungen voll versteuert werden.
Damit ein Unternehmen den Vorsteuerabzug über die Buchhaltung geltend machen kann, ist in der Regel eine Rechnung erforderlich, auf der die Firmenadresse aufgeführt ist. Handelt es sich um Beträge unterhalb von 250 € ist ein Beleg ausreichend.
Eine Ausnahme bezieht sich allerdings auf ausgestellte Rechnungen, die unter 250 € liegen. Möchte das Unternehmen den Vorsteuerabzug verbuchen, muss auch auf dieser Kleinbetragsrechnung die Firmenadresse stehen.
Die Auslagenerstattung ist für Mitarbeitende steuer- und sozialversicherungsfrei, da sich die Erstattung nicht vermögensmindernd auf das Unternehmen auswirkt und sich das Gehalt der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters nicht steigert. Das Finanzamt spricht hier von „durchgereichten Geldern“.
Damit die Behörde die Auslagen als solche akzeptiert, muss allerdings deutlich sein, dass die angestellte Person kein privates Interesse am Kauf hatte.
Die Auslagenerstattung in Papierform kann aus verschiedenen Gründen mühsam sein. Dazu gehören eine relativ hoher manueller Aufwand, fehleranfällige Prozesse oder die zeitintensive Suche nach Belegen.
Die konventionelle Auslagenerstattung in Papierform ist zeitaufwändig, da sie viele manuelle Aufgaben umfasst. Auslagenerstattungen müssen von der Buchhaltung und Finanzabteilung geprüft, sortiert und kategorisiert werden.
Besonders die manuelle Überprüfung auf Ordnungsmäßigkeit kann Zeit kosten und die anschließende Archivierung der Dokumente nimmt viel Platz ein.
Der manuelle Aufwand hat auch zur Folge, dass interne Prozesse anfälliger für menschliche Fehler sind. Ein Zahlendreher oder das Übersehen von Informationen kann Konsequenzen haben, die eine aufwendige Nachbearbeitung erfordern und Kosten verursachen.
Oft fehlen bei der konventionellen Auslagenerstattung in Papierform effiziente oder leicht nachvollziehbare Prozesse, die zusätzlich für Fehlerquellen sorgen.
Das manuelle Anfordern und Sammeln von Belegen ist mühsam. Im Geschäftsalltag kann es passieren, dass Mitarbeiter:innen vergessen, die Nachweise zeitnah einzureichen. Das verzögert den Prozess und kostet Ressourcen. Hin und wieder gehen Belege auch verloren oder sie werden im Laufe der Zeit unleserlich.
Ohne Nachweis ist es kaum möglich, die Ausgabe beim Finanzamt geltend zu machen. Und selbst wenn alle Belege ordentlich abgeheftet sind kostet es Zeit sie zu einem späteren Zeitpunkt für die Steuererklärung einzusehen.
Die Auslagenerstattung in Papierform kostet Zeit, Geld und Nerven. Glücklicherweise gibt es digitale Lösungen, mit denen Sie Ihre Ausgabenverwaltung und somit auch die Auslagenerstattung vereinfachen können. Das Qonto Geschäftskonto bietet Ihnen dafür zahlreiche Features und Funktionen.
Mit eigenen Firmenkarten können Ihre Mitarbeitenden Geschäftsausgaben selbständig tätigen und Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle. Sie können Zahlungslimits und Zugangsberechtigungen einstellen und alle Ausgaben in Echtzeit verfolgen.
Mit separaten Unterkonten lassen sich die Ausgaben den jeweiligen Teammitgliedern direkt zuordnen. So ersparen Sie sich die Auslagenerstattung in Papierform und können Spesen- und Reisekostenabrechnungen ganz einfach erstellen.
Die Qonto App erlaubt Ihnen außerdem ein digitales Belegmanagement, mit dem Sie alle Belege per Smartphone scannen und GoBD-konform speichern, den passenden Transaktionen zuordnen und filtern können. Und sollten einmal Belege fehlen, schickt Qonto automatisch eine E-Mail-Erinnerung an Ihre Mitarbeitenden.
Hans-Peter Frank
Country Manager von Germany Fleet
