Dienstreisesoftware: 11 Programme im Überblick

Um den administrativen Aufwand bei Geschäftsreisen zu reduzieren, ist der Einsatz einer Dienstreisesoftware eine effiziente Lösung. Sie erleichtert nicht nur die Verwaltung der Reisekosten, sondern bietet auch eine Vielzahl von Schnittstellen, die den Büroalltag effizienter gestalten.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen führende Anbieter vor und geben wichtige Tipps, um das passende Tool für Ihre Reisekostenabrechnung zu finden.

Eine Dienstreisesoftware rationalisiert den gesamten Prozess von Geschäftsreisen, indem sie eine einheitliche Plattform für die folgenden Funktionalitäten bietet:

• Buchungen
• Dokumentenmanagement
• Kostenüberwachung

Durch die Zentralisierung dieser Funktionen sparen Sie wertvolle Zeit und minimieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Die Möglichkeit, Reisekosten in Echtzeit zu überwachen, ermöglicht eine präzisere Budgetplanung und Kostenkontrolle.

Zudem erleichtert die Software das Einreichen und Verarbeiten von Reisekostenbelegen durch digitale Funktionen, was die Abrechnung erheblich beschleunigt und vereinfacht.

Die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Compliance wird durch automatisierte Genehmigungsabläufe und Ausgabenrichtlinien gefördert, sodass Sie sich stets regelkonform verhalten.

Im Ergebnis führt der Einsatz einer Dienstreisesoftware zu einer strafferen, transparenteren und regelkonformen Abwicklung der Geschäftsreisen, was nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch zur allgemeinen Zufriedenheit der Mitarbeitenden beiträgt.

Verwalten Sie die Reisekosten Ihres Team zentral in Qonto und vereinfachen Sie Ihre Reisekostenabrechnung.

Eine effektive Dienstreisesoftware bietet eine Reihe von Funktionen, die den gesamten Prozess der Planung und Reisekostenerstattung vereinfachen und optimieren. Diese Funktionen tragen dazu bei, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten.

Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, finden Sie wichtige Schlüsselfunktionen im Überblick:

• Automatisierte Reiseplanung: Sie ermöglicht Ihnen die einfache Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln.

• Integrierte Kostenverfolgung: Während einer Dienstreise fallen zahlreiche Ausgaben an (z.B. Verpflegungskosten). Mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Qonto können Sie alle Kontobewegungen transparent nachvollziehen und entsprechend als Reisekosten buchen.

• Digitale Belegverwaltung: Mit dieser Möglichkeit können Sie Belege wie eine Hotelrechnung digital einreichen und speichern.

• Mobiler Zugriff: Oftmals ist es möglich, die Dienstreisesoftware als App auf Ihrem Smartphone zu installieren. So können Sie auch unterwegs Rechnungen digital erfassen und ablegen.

• Benutzerfreundliche Schnittstelle: Intuitive Dienstreisesoftware sollte mit anderen Systemen und Ihrem Geschäftskonto integrierbar sein, um Geschäftsreisen effizient und nahtlos über direkten Datenabgleich zu verwalten.

• Reporting und Analyse: Erweiterte Auswertungs- und Berichtsfunktionen für Ihre Reisedaten helfen Ihnen, sich einen umfassenden Überblick über Ihre Reiseausgaben zu verschaffen und Trends zu erkennen.

Um die ideale Dienstreisesoftware für Ihre spezifischen Anforderungen im Ausgabenmanagement zu finden, ist es hilfreich, sich zunächst einen Überblick über die verfügbaren Optionen zu verschaffen. Im Folgenden finden Sie beliebte Optionen.

• Qonto
• Circula
• BILL Spend & Expense
• Expensify
• HRworks
• lexware
• Rydoo
• SAP Concur
• Spendesk
• Yokoy
• Zoho Expense

Obwohl keine primäre Dienstreisesoftware, bietet Qonto neben seinem digitalen Geschäftskonto innovative Lösungen für Reisekostenmanagement und Ausgabenverwaltung im Team. So können Sie Belege scannen und digital verwalten sowie die Reisekosten von Mitarbeitenden jederzeit genau überblicken.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € pro Monat
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja
• Kundenservice: an 7 Tagen von 09:00 bis 18:00 Uhr per Chat, Telefon und E-Mail, Help Center

Circula ist eine intuitive und nutzerfreundliche Software, die die Verwaltung von Reisekosten und Spesenabrechnungen vereinfacht, mit Schwerpunkt auf Automatisierung und Compliance.

• Bewertung: 4,6 (Capterra)
• Preis: ab 8 € pro Monat
• Testversion: ja
• Demo: nein
• Kundenservice: Telefon, Help-Center

BILL Spend & Expense, ehemals Divvy, bietet Unternehmen eine Plattform für eine effiziente Ausgabenverwaltung und Finanzplanung.

• Bewertung: 4,7 (Capterra)
• Preis: ab $ 79 pro Nutzer:in und Monat
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Kundenservice: Telefon, Help-Center

Expensify ist eine weit verbreitete Lösung für Reisekostenabrechnung, die sich durch automatisierte Belegerfassung und einfache Integration in Buchhaltungs-Apps auszeichnet.

• Bewertung: 4,1 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab $ 5
• Testversion: 6 Wochen
• Demo: ja
• Kundenservice: Telefon (Montag bis Freitag von 09:00 bis 21:00 Uhr EST), In-App-Chat, E-Mail, Help Center

Diese Softwarelösung richtet sich an Personalabteilungen und vereinfacht die Prozesse rund um Reisekostenabrechnung, Urlaubsverwaltung und Personalmanagement.

• Bewertung: 4,6 (Capterra)
• Preis: ab 9,90 € Lizenzgebühr pro Nutzer:in und Monat (+ Grundgebühr ab 60 €)
• Testversion: ja
• Demo: ja
• Kundenservice: Online-Support, Support-Hotline, Help Center

Lexware bietet eine umfassende Palette an Buchhaltungslösungen einschließlich Reisekostenabrechnung, die besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet sind.

• Bewertung: 3,6 (Trustpilot)
• Preis: ab 21,90 € pro Monat
• Testversion: 30 Tage
• Demo: nein
• Kundenservice: Telefon, Help Center

Rydoo ist eine moderne und mobile-first Software, die den Fokus auf eine einfache Handhabung von Reisekostenabrechnungen legt und mit Echtzeit-Reporting-Funktionen überzeugt.

• Bewertung: 3,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 8 € pro Nutzer:in und Monat
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja
• Kundenservice: E-Mail, Kontaktformular, Help Center

Als Teil des SAP-Ökosystems bietet SAP Concur umfassende und skalierbare Lösungen für Reisekosten- und Ausgabenmanagement, geeignet für große Unternehmen und Konzerne.

• Bewertung: 1,3 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig auf Anfrage
• Testversion: ja
• Demo: ja
• Kundenservice:  Help Center, Telefon

Spendesk ist eine All-in-One-Plattform für das Finanzmanagement, die Funktionen für die Verwaltung von Unternehmensausgaben, Kreditkarten und Reisekosten in sich vereint.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Kundenservice: Telefon, E-Mail, Livechat, Help Center

Yokoy nutzt künstliche Intelligenz, um das Ausgabenmanagement zu automatisieren, und bietet eine nahtlose Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme.

• Bewertung 3,6 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Kundenservice: Kontaktformular, Help Center

Als Teil der Zoho-Suite bietet Zoho Expense eine flexible und benutzerfreundliche Lösung für das Ausgaben- und Reisekostenmanagement, ideal für mittelständische Unternehmen.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 6 € pro Monat
• Testversion: 15 Tage
• Demo: ja
• Kundenservice: Telefon, E-Mail, Kontaktformular, Help Center

Um die ideale Dienstreisesoftware für Ihr Business zu identifizieren, prüfen Sie Ihre betrieblichen Anforderungen und wählen Sie eine skalierbare, benutzerfreundliche Lösung, die sichere Datenintegration gewährleistet. Beachten Sie dabei diese Schritte:

1. Spezifische Anforderungen definieren: Berücksichtigen Sie Reisehäufigkeit, Anzahl der Reisenden und Integrationsbedarf mit bestehenden Systemen.
2. Notwendige Funktionen auflisten: Notieren Sie essentielle Features wie Flug- und Hotelbuchungen, Reisekostenabrechnung, mobilen Zugriff und Systemintegration (z.B., ERP, HR-Software).
3. Sicherheits- und Datenschutzstandards überprüfen: Stellen Sie sicher, dass die Software DSGVO-konform ist und Ihre Datensicherheitsrichtlinien erfüllt.
4. Skalierbarkeit der Software prüfen: Achten Sie darauf, dass die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich an veränderte Bedürfnisse anpassen kann, etwa bei Nutzerzunahme oder Geschäftsausweitung.