Belege digital archivieren: So geht's rechtssicher und einfach

Ein Ordner voller Quittungen, eine Schublade mit losen Rechnungen und ein Keller, in dem sich Umzugskartons mit alten Belegen stapeln. Wer ein Unternehmen führt, kennt dieses Bild nur zu gut. Irgendwann stellt sich die Frage, ob das wirklich noch zeitgemäß ist oder ob es nicht einen einfacheren Weg gibt.

Die gute Nachricht: Belege digital zu archivieren ist nicht nur erlaubt, sondern inzwischen für viele Unternehmen die naheliegendste Lösung. Papier verschwindet aus dem Alltag, Dokumente sind in Sekunden auffindbar und das Finanzamt akzeptiert digitale Nachweise, sofern bestimmte Regeln eingehalten werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, was unter digitaler Belegarchivierung genau zu verstehen ist, welche gesetzlichen Vorgaben Sie beachten müssen und wie Sie den Umstieg vom Papierordner in die digitale Ablage Schritt für Schritt umsetzen.

Belege digital zu archivieren heißt, Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und andere Geschäftsunterlagen nicht mehr als Papier abzuheften, sondern elektronisch zu speichern. Das kann ein eingescannter Kassenbon sein, eine per E-Mail erhaltene Rechnung oder ein Dokument, das direkt digital erstellt wurde.

Entscheidend ist dabei nicht nur, dass die Datei irgendwo auf einer Festplatte liegt. Damit das Finanzamt digitale Belege akzeptiert, müssen Sie bestimmte Spielregeln einhalten. Genau hier liegt der Punkt, an dem viele Unternehmen unsicher werden.

Die zentrale Grundlage für die digitale Archivierung in Deutschland sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Sie regeln, wie Unternehmen ihre Buchhaltung digital organisieren dürfen, ohne gegen steuerliche Vorschriften zu verstoßen.

Vereinfacht gesagt verlangen die GoBD, dass digitale Belege vier Eigenschaften erfüllen:

• Unveränderbarkeit: Ein einmal archivierter Beleg darf nachträglich nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden können.

• Vollständigkeit: Es dürfen keine Lücken in der Belegkette entstehen.

• Nachvollziehbarkeit: Jeder Vorgang muss sich lückenlos verfolgen lassen, idealerweise mit einer Verfahrensdokumentation.

• Verfügbarkeit: Belege müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und auffindbar bleiben.

Wie lange Sie Belege aufbewahren müssen, hängt von der Art des Dokuments ab. Für Jahresabschlüsse, Inventare und Bücher gelten weiterhin zehn Jahre. Für Buchungsbelege wie Rechnungen oder Quittungen wurde die Frist mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz auf acht Jahre verkürzt. Handels- und Geschäftsbriefe müssen in der Regel sechs Jahre aufbewahrt werden.

Der Umstieg auf digitale Belege lohnt sich für Unternehmen jeder Größe. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Zeitersparnis: Statt Ordner zu durchblättern, finden Sie Belege per Volltextsuche in Sekunden.

• Platzersparnis: Archivräume und Aktenschränke werden überflüssig.

• Ortsunabhängiger Zugriff: Sie und Ihre Steuerberatung können jederzeit von unterwegs auf die Unterlagen zugreifen.

• Weniger Risiko: Digitale Backups schützen vor Verlust durch Brand, Wasserschaden oder Diebstahl.

• Einfachere Zusammenarbeit: Belege lassen sich direkt mit der Buchhaltung oder dem Steuerbüro teilen, ohne Papier hin und her zu schicken.

Belege einfach in einen beliebigen Ordner auf dem Desktop zu ziehen, reicht nicht aus. Damit die Archivierung rechtssicher ist, sollten folgende Punkte erfüllt sein.

Ein archivierter Beleg darf nicht mehr verändert werden können, ohne dass die Änderung nachvollziehbar protokolliert wird. Eine einfache Ordnerstruktur im Dateisystem erfüllt diese Anforderung in der Regel nicht, eine spezialisierte Archivierungs- oder Buchhaltungssoftware schon.

Belege sollten zeitnah nach Erhalt erfasst werden, nicht erst Monate später gesammelt und dann archiviert. So vermeiden Sie Lücken und behalten jederzeit einen Überblick über Ihre laufenden Kosten.

Die GoBD verlangen, dass Sie beschreiben, wie Ihre digitale Archivierung organisiert ist, etwa welche Software Sie nutzen, wer Zugriff hat und wie Belege erfasst werden. Diese Verfahrensdokumentation muss nicht kompliziert sein, sollte aber vorhanden und nachvollziehbar sein.

Ein Belegformat, das heute gängig ist, kann in acht oder zehn Jahren veraltet sein. Deshalb empfiehlt sich das Format PDF/A, das speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde und auch nach Jahren noch problemlos geöffnet werden kann.

So gehen Sie beim Umstieg auf eine digitale Belegarchivierung am besten vor:

• 1. Software auswählen: Entscheiden Sie sich für eine Buchhaltungs- oder Archivierungslösung, die GoBD-konform arbeitet und zu Ihrem Geschäftsmodell passt.

• 2. Erfassungsweg festlegen: Legen Sie fest, wie Belege ins System kommen, etwa per Scan-App, E-Mail-Weiterleitung oder automatischem Import aus dem Geschäftskonto.

• 3. Papierbelege einscannen: Scannen Sie bestehende Papierbelege in guter Qualität und vollständig, inklusive Vorder- und Rückseite, falls dort relevante Informationen stehen.

• 4. Belege kategorisieren: Ordnen Sie Belege Kategorien wie Reisekosten, Material oder Bürobedarf zu, damit die Auswertung später leichter fällt.

• 5. Verfahrensdokumentation erstellen: Halten Sie schriftlich fest, wie Ihr Archivierungsprozess abläuft.

• 6. Backup einrichten: Sorgen Sie für eine regelmäßige, automatische Sicherung Ihrer Daten, idealerweise an einem zweiten Speicherort.

Mit dem Qonto Geschäftskonto landen Rechnungen und Belege automatisch dort, wo sie hingehören: direkt bei der passenden Transaktion.

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen lohnt sich eine Kombination aus Geschäftskonto und Buchhaltungssoftware, die Belege direkt mit Transaktionen verknüpft. So entfällt das manuelle Zuordnen von Rechnungen zu Kontobewegungen.

Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Funktionen:

• GoBD-konforme Archivierung mit Protokollierung von Änderungen

• Automatischer Import von Belegen per E-Mail oder App

• Volltextsuche über alle gespeicherten Dokumente

• Schnittstelle zur Steuerberatung oder zu DATEV

• Automatische Backups mit Speicherung innerhalb der EU

Auch beim besten Vorhaben schleichen sich manchmal Fehler ein. Diese sollten Sie vermeiden:

• Belege nur lokal speichern: Ohne Backup an einem zweiten Ort riskieren Sie bei einem Defekt den Totalverlust.

• Keine Verfahrensdokumentation: Ohne schriftliche Beschreibung des Prozesses wird es bei einer Prüfung schwierig, die Rechtssicherheit nachzuweisen.

• Belege erst Monate später erfassen: Das erhöht das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder vergessen werden.

• Falsches Dateiformat: Proprietäre oder seltene Formate können nach Jahren schwer lesbar sein. PDF/A ist die sicherere Wahl.

• Speicherung außerhalb der EU: Das kann datenschutzrechtlich problematisch sein, achten Sie auf einen Serverstandort innerhalb der EU.