Betriebsnummer beantragen: Ihre Pflichten als Arbeitgebender

Es läuft richtig gut bei Ihnen? Sie haben Ihr eigenes Unternehmen gegründet, die ersten treuen Kunden sind akquiriert, die Nachfrage nach Ihren Produkten und Dienstleistungen steigt? 

Gründerinnen und Gründer haben sowieso immer gut zu tun. Allmählich schaffen Sie die Arbeit aber nicht mehr alleine. Bevor Sie sich jetzt daran machen, Stellenausschreibungen zu schalten, wartet noch ein zwingendes To-do auf Sie: Um Mitarbeitende einzustellen, müssen Sie zunächst eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit beantragen.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles rund um die Betriebsnummer, warum sie wichtig ist und wie Sie Ihre Betriebsnummer beantragen.

Mithilfe der Betriebsnummer (BBNR) werden Unternehmen in Deutschland eindeutig identifiziert. Das ist notwendig, um Meldungen zur Sozialversicherung für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln.

Hierzu zählen die Beschäftigungsmeldungen zur Kranken- und Pflegeversicherung an die Krankenkassen sowie zur Rentenversicherung an die zuständigen Rentenversicherungsträger.

Die Meldepflicht zur Sozialversicherung ist in § 28a des Vierten Buches des Sozialgesetzbuchs (SGB IV) geregelt. Außerdem werden die entsprechenden Beitragszahlungen, die Arbeitgebende für ihre Angestellten abführen, über die Betriebsnummer ihren Unternehmen zugeordnet. Darüber hinaus werden Ihre Angestellten mit der Betriebsnummer der Region, in der sie tätig sind, sowie einer sogenannten Wirtschaftsklasse zugeordnet.

Diese Zuordnung dient der Erstellung einer Beschäftigungsstatistik, die von der Bundesagentur für Arbeit erstellt wird und der Wirtschaft und Politik zuverlässige Informationen zur Entwicklung der Beschäftigung in Deutschland liefert.

Grundsätzlich gilt, dass jedes Unternehmen, das sozialversicherungspflichtige Mitarbeitende beschäftigt, eine Betriebsnummer beantragen muss. Dieser Grundsatz schließt alle Beschäftigten ein, die kranken-, ren­ten-, pfle­ge­ver­si­che­rungs­pflich­tig sind. Dazu zählen neben Vollzeitkräften z.B. auch: 

Sind Sie unsicher, ob Sie tatsächlich eine Betriebsnummer beantragen müssen, nutzen Sie das Entscheidungsschema zur Betriebsnummern-Vergabe der Agentur für Arbeit. 

Unternehmen, die erstmalig Mitarbeitende beschäftigen, müssen bereits vor der Einstellung sozialversicherungspflichtiger Beschäftigter eine Betriebsnummer beantragen. Planen Sie also rechtzeitig die Antragstellung ein, wenn Sie eigenes Personal einstellen möchten.

Haben sie ein Unternehmen übernommen, das bereits sozialversicherungspflichtige Mitarbeitende beschäftigt, wird in der Regel eine neue Betriebsnummer beantragt. 

Sind alle Beteiligten einverstanden, können Sie aber auch die bisherige Betriebsnummer übernehmen. Übrigens: Müssen Arbeitgebende mit Sitz im Ausland für ihre in Deutschland beschäftigten Arbeitskräfte Meldungen an die deutsche Sozialversicherung machen und Sozialversicherungsbeiträge abführen, benötigen sie ebenfalls eine Betriebsnummer.

Die Betriebsnummer wird online über den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergeben. Ausnahmen bilden: 

Für die Vergabe von Betriebsnummern für Privathaushalte mit Minijobbern ist die Minijob-Zentrale zuständig. Die Vergabe der Betriebsnummern für Knappschaftliche Betriebe und Seefahrtsbetriebe erfolgt über die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.

Die Betriebsnummer kann entweder von Ihnen als dem Arbeitgebenden selbst, von der zentralen Personalabteilung oder von einem durch das Unternehmen beauftragten Dritten wie einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater beantragt werden. 

Den Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer erfolgt seit 2017 ausschließlich elektronisch über den Online-Antrag des Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. So findet die Betriebsnummernvergabe automatisiert rund um die Uhr und ohne lange Wartezeit direkt online statt.

Zur Unterstützung stellt die Bundesagentur für Arbeit Ausfüllhinweise in einem Video zur Verfügung. Hier erfahren Sie, worauf es bei der Antragstellung ankommt und werden Schritt für Schritt durch den Antrag geführt. Abhängig von der Rechtsform Ihres Unternehmens werden unterschiedliche Unternehmensdaten erfasst.

So müssen Einzelunternehmen oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) neben dem Namen des Unternehmens bspw. den Vor- und Nachnamen der Inhaberin oder des Inhabers bzw. der Gesellschafterin oder des Gesellschafters angeben.

Als Betriebsanschrift geben Sie die Adresse an, an der Ihre Angestellten tatsächlich tätig sind. Diese Adresse kann durchaus von der Anschrift der Unternehmenszentrale abweichen.

Anschließend werden die Kontaktdaten einer Ansprechpartnerin oder eines Ansprechpartners erfasst. Dies können wieder Sie selbst als Arbeitgebender, die Personalabteilung Ihres Unternehmens oder Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater sein.

Um die Wirtschaftsklasse zu ermitteln, der Ihr Unternehmen zugeordnet wird, werden Angaben zur Branche benötigt. Hierzu wählen Sie aus einem Branchenkatalog Ihren eindeutigen Betriebszweck aus. Weitere schriftliche Nachweise werden in der Regel nicht benötigt, um eine Betriebsnummer zu beantragen.  

Im Anschluss erhalten Sie noch einmal einen Überblick über Ihre Angaben und können diese gegebenenfalls noch korrigieren oder Ihren Antrag direkt absenden. Nach einer kurzen Prüfung durch das System wird Ihnen Ihre Betriebsnummer online zugeteilt und angezeigt. Die Übersicht drucken Sie sich für Ihre Unterlagen aus. 

Die Vergabe der Betriebsnummer regeln die §§ 18i ff. des SGB IV. Demnach ist die Betriebsnummer an den wirtschaftlichen Zweck und an den Standort Ihres Unternehmens gebunden.

Das heißt, führen Sie Ihre Geschäftstätigkeit an nur einem Standort aus, benötigen Sie nur eine Betriebsnummer. Das Gleiche gilt, wenn Sie ein und dieselbe Geschäftstätigkeit innerhalb einer Gemeinde an mehreren Standorten bzw. Niederlassungen ausüben. Unternehmen, die in mehreren Niederlassungen an unterschiedlichen Standorten oder mit unterschiedlichen Geschäftszwecken agieren, benötigen entsprechend mehrere Betriebsnummern. 

Der Betriebsnummern-Service bietet Ihnen umfangreiche Informationen und Hilfen, um fehlerhaften Anträgen vorzubeugen. Bei technischen Schwierigkeiten mit dem Betriebsnummern-Service wenden Sie sich per Telefon an den Support zu den eServices der Bundesagentur für Arbeit unter der Rufnummer 0800 / 4 5555 01. Bei Fragen steht Ihnen der Betriebsnummern-Service auch per E-Mail an [email protected] zur Verfügung. Zusätzlich stehen Ihnen weitere Informationen zum Download zur Verfügung:

Sie sind grundsätzlich dazu verpflichtet, Änderungen Ihrer Unternehmensdaten wie dem Standort, einem anderen Betriebszweck oder die Aufgabe Ihres Unternehmens dem Betriebsnummern-Service zu melden. Diese Informationen sind die Voraussetzung, um eine korrekte Beschäftigungsstatistik erstellen zu können. 

Zudem haben Ihre Angaben direkte Auswirkungen auf die Verteilung der Umsatzsteuer auf die Gemeinden: Der Verteilschlüssel greift auf die Beschäftigungsstatistik des Betriebsnummern-Service zurück. Darüber hinaus gibt es weitere meldepflichtige Ereignisse, die Sie umgehend im Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) angeben müssen. 

Hierzu stellt Ihnen der Betriebsnummern-Service ein Handbuch zu elektronischen Änderungsmitteilungen zur Verfügung. Zu den meldepflichtigen Ereignissen zählen bspw.:

Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, Änderungen unverzüglich mitzuteilen. halten Sie sich nicht an diese Pflicht und es kommt zu fehlerhaften Meldeverfahren, können Verstöße mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 € geahndet werden.

Die Betriebsnummer hilft Behörden dabei, Unternehmen klar zu identifizieren und ist notwendig, um eigene Mitarbeitende einzustellen. Sobald Sie also sozialversicherungspflichtige Mitarbeitende beschäftigen möchten, kommen Sie um die Beantragung einer Betriebsnummer nicht herum.

Die gute Nachricht: Die Betriebsnummer können Sie online bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Der Betriebsnummern-Service bietet dabei umfassende Hilfestellung bei der Antragstellung.