Nullmeldung: Ein häufiger Fehler und wie Sie ihn vermeiden

Viele Freiberufler:innen und Selbstständige glauben noch immer, dass Sie keine Steuererklärung einreichen müssen, wenn sie in einem Steuerjahr keinen oder nur wenig Umsatz generiert haben. Ein Irrtum, auf den im Grunde immer ein Brief vom Finanzamt folgt. 

Wenn kein Umsatz erzielt wurde, muss die sogenannte Nullmeldung erfolgen. Das ist eine vereinfachte Form der Steuererklärung, in der Sie angeben, dass in einem Steuerjahr kein Umsatz generiert wurde. 

In diesem Artikel erhalten Sie eine Schritt für Schritt Anleitung, wie Sie die Nullmeldung einfach abgeben, und weitere Tipps von Peter Boyko – Experte für Selbstständigkeit, Steuern und Buchhaltung und Gründer und Geschäftsführer von NORMAN, der Buchhaltungsplattform für Selbstständige.

Die Kurzversion: Eine Nullmeldung ist die Erklärung an Ihr Finanzamt, dass Sie keine Umsätze oder Gewinne in einem Steuerjahr erzielt haben.

Und nun ausführlicher: Jedes Unternehmen (auch alle Selbstständigen und Freiberufler:innen) ist dazu verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben. Sie ist die Grundlage für die Berechnung der fälligen Steuern. Wenn kein Umsatz generiert wurde, muss die sogenannte Nullmeldung erfolgen, also die Angabe, dass kein oder nur geringer Umsatz erzielt wurde und dementsprechend auch keine steuerlichen Abgaben zu leisten sind.

Wenn Sie keinen Umsatz generiert haben, müssen Sie das dem Finanzamt in Form einer Nullmeldung mitteilen. Sie kommen Ihrer Pflicht, eine Steuerklärung abzugeben, mit der Abgabe einer Nullmeldung vollständig nach. Wann Sie eine solche Nullmeldung einreichen müssen bzw. wie Sie diese formulieren, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Bei der Gewerbesteuer gibt es einen Freibetrag von 24.500 Euro. Liegt Ihr Gewinn darunter, müssen Sie keine Gewerbesteuer zahlen. Aber auch in diesem Fall müssen Sie eine Steuererklärung abgeben. Sie sind also immer zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet, ganz egal, ob Gewinn erzielt wurde oder nicht. Wenn Sie weniger als 24.500 Euro erzielt haben, müssen Sie eine Nullmeldung abgeben. Genauer: Mit der Nullmeldung geben Sie an, dass Ihr Gewinn unter dem Freibetrag liegt und Sie daher keine Gewerbesteuer zahlen müssen.

Eine Nullmeldung bei der Gewerbesteuer müssen Sie auch dann abgeben, wenn der Betrieb ruht, das Unternehmen aber noch beim Finanzamt bzw. der Gemeinde als gewerbesteuerpflichtig geführt wird. Es gilt also: Solange das Gewerbe nicht abgemeldet ist, muss in der Regel trotz Null-Umsatzes eine Gewerbesteuererklärung – in diesem Fall also die Nullmeldung – abgegeben werden, damit das Finanzamt oder die Gemeinde sehen kann, dass keine Gewerbesteuer anfällt.

Sie müssen eine Nullmeldung abgeben, wenn mindestens eines der folgenden Punkte zutrifft:

✔️ Ihr Gewinn liegt unter 24.500 Euro

✔️ Ihr Betrieb ruht, Sie sind aber noch angemeldet

✔️ Ihr Gewerbe ist noch nicht abgemeldet 

✔️ Sie haben gar keinen Umsatz, werden aber steuerlich weiterhin als Unternehmen geführt

Eine Nullmeldung bei der Umsatzsteuer muss abgegeben werden, wenn in einem Voranmeldungszeitraum (Monat oder Quartal) keine Umsätze erzielt wurden und keine Vorsteuer anfällt, das Unternehmen aber weiterhin umsatzsteuerpflichtig ist.

Das bedeutet: Auch wenn keine Rechnungen gestellt und keine Eingangsrechnungen mit Vorsteuer vorhanden sind, erwartet das Finanzamt eine Meldung, also eine Umsatzsteuer-Voranmeldung mit Nullbeträgen.

Einige Beispiele:

• Das Unternehmen hat im Monat keine Verkäufe oder Einkäufe → Nullmeldung erforderlich.
• Das Geschäft ruht vorübergehend, ist aber nicht abgemeldet → Nullmeldung erforderlich.
• Das Gewerbe wurde abgemeldet oder die Umsatzsteuerpflicht endete (z. B. wegen Kleinunternehmerregelung oder Geschäftsaufgabe) → Keine Nullmeldung mehr nötig, nachdem das Finanzamt informiert wurde.

Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzen, müssen in der Regel keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben – und damit auch keine Nullmeldungen. Der Grund: Kleinunternehmer:innen erheben keine Umsatzsteuer und führen sie daher auch nicht ans Finanzamt ab. Eine Voranmeldung wäre nur erforderlich, wenn Umsatzsteuer entsteht, was bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung normalerweise nicht der Fall ist.

Wichtig ist jedoch: Die jährliche Umsatzsteuererklärung muss trotzdem abgegeben werden – auch von Kleinunternehmer:innen. Darin wird lediglich bestätigt, dass die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllt sind und keine Umsatzsteuer berechnet wurde. Eine monatliche oder vierteljährliche „Nullmeldung“ gehört dagegen nicht zu ihren Pflichten.

Grundsätzlich gilt: Eine Nullmeldung reichen Sie auf die gleiche Weise ein wie Ihre reguläre Steuererklärung oder Umsatzsteuervoranmeldung.

1) Prüfen, ob Sie wirklich eine Nullmeldung abgeben müssen

• Stellen Sie fest, für welchen Meldezeitraum (Monat/Quartal/Jahr) Sie prüfen.

• Klären Sie, ob Sie zur Abgabe verpflichtet sind (z. B. weil Sie als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer grundsätzlich UStVA-Pflichten haben). Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, verlangt das Finanzamt in der Regel für jeden Meldezeitraum eine Erklärung — auch mit 0 Euro.

2) Fristen und Melde-Rhythmus beachten

• Prüfen Sie, ob Sie monatlich oder vierteljährlich melden müssen (häufig hängt das von der voraussichtlichen Steuerschuld ab). Die Frist für die UStVA ist in der Regel der 10. bzw. 15. des Folgemonats (bzw. entsprechende Termine bei Quartalsmeldung) — halten Sie die Termine ein. Verspätungen können Mahngebühren oder Zuschläge zur Folge haben. 

3) Zugang vorbereiten (Mein-ELSTER oder Schnittstelle)

• Am einfachsten: Mein-ELSTER (Portal der Finanzverwaltung). Melden Sie sich mit Ihrem ELSTER-Zertifikat an. Alternativ reicht die Übermittlung durch eine Buchhaltungssoftware, die über ELSTER-Schnittstellen sendet (z. B. Buchhaltungsprogramme oder Anbieter mit ELSTER-Anbindung). 

4) Formular öffnen: Umsatzsteuer-Voranmeldung wählen

• In Mein-ELSTER das Formular Umsatzsteuer-Voranmeldung öffnen. Wählen Sie den korrekten Meldezeitraum (Monat/Quartal). 

5) Nullwerte richtig eintragen

• Tragen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern (z. B. Umsatzsteuer-Zeilen/Kennziffern) 0,00 Euro ein. Bei vielen ELSTER-Formularen genügt es, in den relevanten Feldern „0“ einzutragen — andere Felder können leer bleiben, sofern sie nicht Pflichtangaben sind. In Foren und Hilfetexten wird bestätigt, dass eine „Null-Meldung“ so verarbeitet wird. 

6) Überprüfen und elektronisch signieren / absenden

• Prüfen Sie die Eingaben noch einmal auf Meldezeitraum und Beträge.

• Senden Sie die Meldung elektronisch ab — in Mein-ELSTER mit Ihrer zertifizierten Anmeldung (z. B. Zertifikatsdatei oder Authenticator). Wenn Sie eine Software nutzen, erfolgt die Übermittlung über die ELSTER-Schnittstelle. Sie erhalten eine Bestätigung/Quittung. Bewahren Sie den Übermittlungs-Nachweis auf. 

7) Quittung und Belege ablegen

• Speichern Sie die Eingangsbestätigung (PDF oder Transaktionsnachweis) und legen Sie sie in Ihren Unterlagen ab — das ist im Falle von Rückfragen oder Prüfungen wichtig. 

8) Was tun, wenn das Finanzamt Rückfragen stellt

• Reagieren Sie zügig auf Anfragen. Wenn Sie versehentlich eine Nullmeldung gemacht haben, obwohl Umsätze vorhanden waren, korrigieren Sie die Voranmeldung (Berichtigung) oder sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Häufig ist es besser, aktiv eine Korrektur vorzunehmen als auf einen Prüfbescheid zu warten. 

Auch ohne Einnahmen bleiben Sie dem Finanzamt gegenüber meldepflichtig. Mit einer Nullmeldung zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen aktiv ist – selbst in Zeiten ohne Umsatz. Sie vermeiden damit Mahnungen, Schätzungen oder Verspätungszuschläge und erfüllen Ihre Pflichten in wenigen Minuten, besonders über Mein ELSTER oder andere geeignete Tools.

Kurz gesagt: Eine Nullmeldung ist schnell erledigt und erspart Ihnen im Zweifel viel Ärger. Wenn Sie sich nicht selbst um Fristen, Formulare und Übermittlungen kümmern möchten, unterstützt Sie die Accountable-App dabei, Ihre Steuererklärungen – einschließlich Nullmeldungen – einfach, korrekt und fristgerecht abzugeben.