Gefälschte Rechnungen erkennen: So schützen Sie sich vor Betrug

Betrügerische Rechnungen von seriösen Zahlungsaufforderungen zu unterscheiden, ist heute deutlich anspruchsvoller als noch vor einigen Jahren. Cyberkriminelle nutzen immer ausgefeiltere Methoden – von täuschend echten Rechnungen für nie getätigte Einkäufe über professionell gefälschte Steuerbescheide im Namen von Behörden bis hin zu Drohungen mit Gerichtsverfahren durch fiktive Inkassounternehmen. Besonders betroffen sind Unternehmen mit vielen Lieferanten und projektbezogenen Vorgängen, etwa Handwerksbetriebe oder Bauunternehmen, da sie täglich zahlreiche Rechnungen prüfen und freigeben müssen.

Wie können sich Unternehmen besser vor Rechnungsbetrug schützen und gefälschte Dokumente schneller erkennen? In diesem Beitrag finden Sie praktische Hinweise, typische Betrugsmerkmale und Ansätze, wie sich Rechnungsprozesse strukturiert und digital absichern lassen.

Die Arten und Tricks des Rechnungsbetrugs sind vielfältig. Unternehmen mit projektbezogenen Abläufen wie Bau- oder Handwerksbetriebe sind besonders betroffen, da sie regelmäßig zahlreiche Lieferantenrechnungen prüfen und freigeben müssen. Zu den bekanntesten Methoden gehören:

Hacker:innen verschaffen sich Zugang zum E-Mail-Server einer Lieferfirma und versenden täuschend echte Fake-Rechnungen über die legitime E-Mail-Adresse des Geschäftspartners. Diese Art von Rechnungsbetrug ist besonders heimtückisch und lässt sich nur schwer erkennen, da sie von einem vertrauenswürdigen Kontakt zu stammen scheinen.

Eine weitere Masche der Betrügenden besteht in der Bitte um Änderung von Zahlungsdetails. Hier erhält ein Unternehmen eine E-Mail im Namen eines Geschäftspartners, der über die vermeintliche Änderung von Kontodaten informiert und dazu auffordert, die Informationen entsprechend im Rechnungssystem des Unternehmens zu aktualisieren. Bleibt der Betrug unentdeckt, fließt das Geld, mit dem authentische Rechnungen beglichen werden sollen, nicht auf das Konto des Geschäftspartners, sondern auf das Betrügerkonto.

In diesem Fall stellen die Betrügenden dieselbe Rechnung für ein Produkt oder eine Dienstleistung zweimal aus. Sollte es dem Unternehmen nicht auffallen, zahlt es also den doppelten Preis.

Eine Rechnung kann authentisch sein, aber falsche Angaben enthalten. Zum Beispiel werden Sie dazu aufgefordert, für Produkte zahlen, die Sie nicht bestellt haben. Auch fälschliche Mengenangaben sind gängige Praxis. 

Wie Sie den zahlreichen Beispielen auf Plattformen wie Schummelrechnungen.de entnehmen können, verwenden Kriminelle besonders oft Absender von öffentlichen Behörden wie Finanzämtern und Amtsgerichten. Die betrügerischen E-Mails enthalten zum Beispiel Links, die auf das ELSTER Portal verweisen, um eine vermeintliche Steuerschuld zu beglichen. Hinter den Links verbergen sich jedoch Trojaner, die den Computer des Opfers mit Malware infizieren, um sensible Daten auszulesen.

Während Phishingversuche per E-Mail oder Messenger-App besser als Betrug zu erkennen sind, erreichen betrügerische Rechnungen viele Unternehmen und Privatpersonen auch über den Postweg. Dabei gehen die Kriminellen besonders professionell vor und nutzen behördentypische Schriftarten, Umweltpapier, Überweisungsträger und täuschend echte Briefköpfe. Auch Fake-Rechnungen für die Eintragung im Handelsregister im Namen von Amtsgerichten oder Anwaltskanzleien sind gängige Praxis.

Besonders unangenehm sind angedrohte Mahnverfahren von fiktiven Inkassounternehmen, die im schroffen Ton mit einem Schufaeintrag, dem Gerichtsvollzieher oder Pfändungen drohen. Daran erkennen Sie auch bereits den Betrug. Denn für eine Pfändung ist das Amtsgericht zuständig und das Schreiben kommt per Post, nicht von einem Inkassounternehmen per E-Mail.

Die Verbraucherzentrale hat eine schwarze Liste herausgegeben, in der Sie eine Reihe von Betrugsfällen im Namen von Inkassounternehmen einsehen können. Über den Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen lassen sich darüber hinaus Zahlungsaufforderungen von fiktiven Firmen entlarven.

Auch wenn Betrugs-E-Mails und Briefe immer professioneller wirken, gibt es dennoch einige Anzeichen, an denen Sie Fälschungen erkennen können:

Da gefälschte Rechnungen oft im Namen von bekannten Firmen versendet werden, überprüfen Sie die Konto- und Kontaktdaten auf Richtigkeit, indem Sie das Unternehmen über die Internetsuche ausfindig machen und die Daten von der offiziellen Webseite mit denen auf der Rechnung vergleichen. Weichen Informationen wie IBAN und Adresse voneinander ab, handelt es sich mit großer Wahrscheinlichkeit um eine Fake-Rechnung. Seien Sie auch wachsam bei ausländischen Kontodaten für im Inland erworbene Produkte oder Services. Tools wie der IBAN Rechner helfen Ihnen dabei, die Zahlungsdetails zu überprüfen.

Gefälschte Bescheide und Zahlungsaufforderungen für den Eintrag ins Handelsregister erkennen Sie oft daran, dass viele Schreiben:

• Mehrwert- oder Umsatzsteuer ausweisen. Echte Bescheide von Behörden führen solche Angaben nicht auf.
• Einen vorausgefüllten Überweisungsträger mitsenden. In den meisten Fällen enthält das Schreiben von den Landesjustizkassen lediglich eine Rechnung. Prüfen Sie daher die Daten des Überweisungsträgers sehr genau und gleichen Sie vor allem die IBANs ab.
• Ein fiktives Aktenzeichen angeben. Vergleichen Sie daher auch diese Angabe mit vorherigen Schreiben, die Sie von der Landesjustizkasse erhalten haben.
• Eine fiktive Registernummer enthalten. Diese Information lässt sich über das Portal unter handelsregister.de prüfen.

Ein weiteres Anzeichen für eine Fake-Rechnung ist ein ungewöhnlich hoher Betrag für ein Produkt oder Dienstleistung mit einem Zahlungsziel von nur zwei bis drei Tagen.

Bei der Bitte per E-Mail um die Änderung von Kontodaten im internen Rechnungssystem des Unternehmens sollten Sie grundsätzlich Rücksprache halten und sich kurz telefonisch erkundigen, ob die E-Mail tatsächlich vom Lieferunternehmen stammt oder es ggf. Opfer einer Cyberattacke wurde.

Angedrohte Gerichtsverfahren und hohe Mahngebühren wirken auf den ersten Blick einschüchternd. Bewahren Sie die Ruhe und gehen Sie nicht auf die Forderungen ein. Eine Scheinrechnung hat keine rechtliche Grundlage.

• Erstatten Sie besser Strafanzeige bei der Polizei oder komfortabel über die Webseite Online-Strafanzeige.
• Antworten Sie nicht auf die E-Mails der Kriminellen, da Sie laut Verbraucherzentrale NRW  sonst noch mehr Spam erhalten.
• Melden Sie Betrugsversuche im Namen von Behörden auch den betroffenen Ämtern und reichen Sie die gefälschten Rechnungen bei Schummelrechnungen.de ein, um andere Unternehmen und Privatpersonen zu warnen. Das gleiche gilt für gefälschte Rechnungen im Auftrag von bekannten Firmen wie zum Beispiel Amazon. Kontaktieren Sie die Unternehmen und informieren Sie dort über die Betrugsmasche.
• Sie können auch die Industrie- und Handelskammern kontaktieren, die eng mit dem Deutschen Schutzverband gegen Wirtschaftskriminalität e. V. (DSW) und dem Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) zusammenarbeiten. Eingereichte Fälle von Mitgliedern werden an den DSW weitergeleitet, der rechtliche Schritte einleiten kann.

Haben Sie eine authentische, aber fehlerhafte Rechnung oder gar eine komplette Falschrechnung von einer Ihnen bekannten Lieferfirma erhalten, können Sie Ihr Widerspruchsrecht geltend machen. Dafür sollten Sie immer den schriftlichen Weg wählen, um Ihren Widerspruch später auch nachweisen zu können. Anwälte im Netz empfehlen daher, das Dokument per Einschreiben mit Rückschein zu versenden. So beugen Sie Schufaeinträgen und Inkasso vor, bis der Sachverhalt geklärt ist.

Bei langjährigen Geschäftsbeziehungen kann es sich bei der Falschrechnung natürlich auch um ein Missverständnis handeln, das sich durch ein kurzes Telefonat klären lässt.

Glücklicherweise sind Sie den Kriminellen nicht hilflos ausgeliefert. Es gibt einige Maßnahmen, mit denen Sie Ihr Unternehmen schützen können. Es gibt mehrere Maßnahmen, die den Rechnungsprozess sicherer machen und Auffälligkeiten früh sichtbar werden lassen. Ein digitales Tool für das Rechnungsmanagement unterstützt dabei, den Überblick über alle Eingangsrechnungen zu behalten und verdächtige Zahlungsaufforderungen schneller zu erkennen. Über das Geschäftskonto lassen sich zudem Lieferanten‑Stammdaten zentral hinterlegen und automatisch abgleichen, wodurch Unstimmigkeiten bei IBAN, Betrag oder Absender schneller auffallen. Für Handwerksbetriebe, die zahlreiche Materialeinkäufe und projektbezogene Belege verbuchen, erleichtert eine strukturierte digitale Buchhaltung den Abgleich besonders, wie unser Überblick zur Buchhaltung im Handwerksbetrieb zeigt.

Durch das Zuweisen von Nutzerrollen und individualisierbaren Firmenkarten stellen Sie sicher, dass ausschließlich autorisierte Mitarbeitende Einkäufe im Namen des Unternehmens tätigen. Das schafft Transparenz über alle Ausgaben und erleichtert die Zuordnung eingehender Rechnungen zu tatsächlichen Bestellungen. In projektorientierten Branchen wie dem Bau- und Handwerksbereich hilft diese klare Rollenverteilung dabei, Bestellungen über verschiedene Baustellen oder Teams hinweg nachvollziehbar abzubilden.

Besonders bei Phishing-Angriffen, die auf Manipulation von Mitarbeitenden abzielen, sind Workshops zum Thema  Cybersicherheit essentiell. So schaffen Sie ein Bewusstsein für das Thema und machen es zum Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur. Durch regelmäßige Trainings bleiben Ihre Teams up to date und können Gefahren, inklusive gefälschter Rechnungen, schneller erkennen