PayPal Geschäftskonto: Leistungen, Kosten & Eignung im Überblick

Das PayPal Geschäftskonto zählt zu den bekanntesten digitalen Zahlungslösungen für Unternehmen, Freiberufler:innen und Selbstständige. Es kombiniert den weltweiten Zahlungsservice von PayPal mit Funktionen wie Rechnungsstellung, POS-Zahlungen und optionalen Business-Finanzierungen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie das PayPal Business Konto funktioniert, für wen es sich eignet, welche Kosten entstehen und welche Alternativen es für klassisches Online-Banking gibt.

PayPal kann als Geschäftskonto genutzt werden, wenn Sie entweder ein neues Business-Konto eröffnen oder ein bestehendes Privatkonto in ein Unternehmenskonto umwandeln.

Danach können Sie PayPal für Unternehmen nutzen, um zum Beispiel Online-Verkäufe abzuwickeln und Tools rund um Rechnungsstellung zu nutzen.

Damit Sie auf Ihrem PayPal Geschäftskonto Zahlungen empfangen können, ist es wichtig, ein Bankkonto zu verknüpfen. Nach der Eröffnung stehen Ihnen verschiedene Geschäftsfunktionen zur Verfügung, die beim privaten PayPal Konto nicht genutzt werden können.

Ein PayPal Konto ist für private Zahlungen gedacht, das PayPal Geschäftskonto für Unternehmen mit erweiterten Zahlungs-, Abrechnungs- und Team-Funktionen.

Wenn Sie Zahlungen professionell annehmen, Berichte benötigen oder mehrere Nutzer:innen verwalten möchten, ist das Geschäftskonto die richtige Wahl.

Grundsätzlich ist es möglich, sowohl ein Privat- als auch ein Geschäftskonto bei PayPal zu haben. Wichtig ist es, darauf zu achten, dass jedes Konto mit einer anderen Mail-Adresse registriert werden kann.

Zudem müssen für jedes Konto andere Bankkonten hinterlegt sein. Denn: Pro PayPal Konto kann nur ein Bankkonto ausgewählt werden. Sie können somit nicht dasselbe Bankkonto für beide PayPal Konten verwenden.

Um Ihr PayPal Konto in ein Geschäftskonto umzuwandeln, müssen Sie sich im ersten Schritt bei Ihrem bestehenden PayPal Konto anmelden. Danach klicken Sie auf:

• „Einstellungen“
• „Auf ein Geschäftskonto upgraden“

Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, ein komplett neues PayPal Geschäftskonto zu eröffnen. Hierzu rufen Sie die PayPal Hauptseite auf und registrieren sich direkt als geschäftliche:r Nutzer:in. Alle Informationen, die für die Eröffnung des PayPal Unternehmenskontos relevant werden, werden dann abgefragt.

Ein PayPal Geschäftskonto kann nicht auf Privat umgestellt werden. Auch wenn es umgekehrt möglich ist, aus einem privaten Konto ein Geschäftskonto zu machen, steht Kund:innen nicht die Option zur Verfügung, aus einem Geschäftskonto wieder ein Privatkonto zu machen.

Wenn Sie ein privates PayPal Konto nutzen möchten, müssen Sie dieses komplett neu eröffnen. Wichtig ist, dass Sie Ihr PayPal Geschäftskonto vorher schließen, wenn Sie dieselbe E-Mail-Adresse nutzen möchten.

Wenn Sie dieselbe Adresse für Ihr privates Konto nutzen möchten und das Geschäftskonto vorher schließen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

• Sichern Sie alle Daten. Denken Sie dabei auch an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

• Schließen Sie das Geschäftskonto und eröffnen Sie anschließend das Privatkonto mit der gewünschten Adresse.

Ein PayPal Business-Konto eignet sich für Gewerbetreibende, die einen großen Teil ihrer Geschäfte online abwickeln. Die konkrete Rechtsform spielt dabei eine untergeordnete Rolle. Das bedeutet, dass sowohl Freiberufler:innen als auch GmbHs ein Geschäftskonto bei PayPal eröffnen können.

E-Commerce-Unternehmen profitieren davon, dass sie mit einem PayPal Geschäftskonto Zahlungen aus Online-Shop-Verkäufen empfangen und in bestehende Shop-Systeme integrieren können. Zudem stehen Funktionen rund um Ratenkäufe für Kund:innen zur Verfügung.

Die Leistungen und Funktionen des PayPal Business-Kontos erstrecken sich unter anderem auf allgemeine Geschäftskonto-Funktionen, auf Rechnungsverwaltung und auf Services rund um moderne POS-Systeme.

• Geschäftskonto & Online-Banking: Mit einem Geschäftskonto von PayPal können Sie Zahlungen weltweit empfangen, verwalten und über das Dashboard in Echtzeit einsehen.

• Business Debitkarte: Mit der verbundenen Debitkarte können Sie direkt auf das Guthaben auf dem Konto zugreifen und bei verschiedenen geschäftlichen Einkäufen von Cashback-Vorteilen profitieren.

• Online-Zahlungsmethoden: Ihre Kund:innen können bequem per PayPal, Kreditkarte, per Lastschrift und mit anderen Zahlungsmethoden zahlen.

• Pay Later: Die „Später zahlen“-Option bietet Kund:innen ein hohes Maß an Flexibilität und Ihnen die Chance, Ihre Conversion Rate zu steigern.

• POS-System: Mit dem POS-System können Ihre Kund:innen im Laden kontaktlos zahlen. Die entsprechenden Transaktionen werden dann in die Buchhaltung übertragen.

• Rechnungsverwaltung: Mithilfe des PayPal Dashboards können Sie Rechnungen erstellen, versenden und automatisch mit eingehenden Zahlungen abgleichen.

• Businesskredit: Mittlerweile bietet PayPal auch Geschäftskredite mit flexiblen Rückzahlungsmodellen an. Die entsprechenden Angebote orientieren sich an den erzielten Umsätzen.

• Risikomanagement-Tools: PayPal bietet automatisierte Systeme zur Betrugserkennung und Transaktionsüberwachung, die das Risiko von Zahlungsausfällen reduzieren und Händler:innen schützen sollen.

Um ein PayPal Geschäftskonto zu eröffnen, registrieren Sie sich online, bestätigen Ihre E-Mail, hinterlegen Unternehmensdaten und verbinden Ihr Bankkonto. Danach wählen Sie passende Zahlungsoptionen aus.

Schritte zur Eröffnung eines PayPal Geschäftskontos im Überblick:

• Start der Registrierung: Besuchen Sie PayPal, klicken Sie auf „Neu anmelden“ und wählen Sie „Geschäftskonto“. Der Prozess ist geführt und in wenigen Minuten erledigt.

• Persönliche und Unternehmensdaten: Tragen Sie Name, Adresse, Unternehmensangaben ein und legen Sie ein sicheres Passwort fest. Korrekte Daten beschleunigen die Verifizierung.

• Rechtsform angeben: Wählen Sie die passende Rechtsform (z.B. Einzelunternehmen, GmbH). Sie bestimmt erforderliche Angaben und spätere Händlerkonditionen.

• Nutzungsbedingungen prüfen: Lesen und akzeptieren Sie Nutzungsbestimmungen sowie Datenschutzhinweise. Das ist Voraussetzung für die Kontonutzung.

• E-Mail bestätigen: Bestätigen Sie Ihre E-Mail über den Link in der PayPal Nachricht. Erst dann wird das Geschäftskonto aktiv.

• Bankkonto verknüpfen: Hinterlegen Sie IBAN und geforderte Bankdaten. Das ermöglicht Auszahlungen und erhöht Kontolimits.

• Zahlungsoptionen auswählen: Aktivieren Sie relevante Bezahlarten und Integrationen (z.B. PayPal Checkout). Passen Sie Einstellungen an Ihr Geschäftsmodell an.

Die Eröffnung eines PayPal Business Kontos ist kostenlos. Allerdings fallen Gebühren für Inlandstransaktionen an. Diese liegen in den meisten Fällen bei 2,49 % plus 0,35 € je Transaktion. Die genauen Konditionen, mit denen Sie kalkulieren müssen, wenn Sie PayPal geschäftlich nutzen, sind aber auch vom Umsatz abhängig.

Für kleinere Beträge zahlen Sie zum Beispiel 10 % plus 0,10 € pro Transaktion. Bei internationalen Transaktionen wird ebenfalls eine Gebühr berechnet, deren Höhe vom Herkunftsland der Sender:innen abhängig ist.

Für SEPA-Lastschriften werden pauschal 0,35 € oder 0,40 € pro Transaktion berechnet. Welche Option greift, ist von der Abrechnungsart abhängig.

In Bezug auf die Kosten, die mit einem PayPal Business-Konto verbunden sind, gilt es zudem zu beachten, dass:

• für die Debitkarte, die über das PayPal Geschäftskonto genutzt werden kann, zwar keine Gebühren anfallen, bei einer Bargeldabhebung am Automaten aber 2 € berechnet werden.

• die Funktion „Geld an Freunde und Familie senden“ auch beim PayPal Geschäftskonto kostenlos zur Verfügung steht.

• die Gebühren in vielen Fällen bei höheren Umsätzen sinken.

• Kosten für Zusatzleistungen entstehen können.

Ein Blick auf die Konditionen hilft weiter, um alle Ausgaben, die mit dem PayPal Geschäftskonto in Verbindung stehen, optimal planen zu können.

Weil es möglich ist, ein PayPal Geschäftskonto komplett online zu eröffnen, dauert der gesamte Prozess nur wenige Minuten. Sie müssen lediglich die abgefragten Daten in den jeweiligen Feldern eintragen und das Ganze mit dem Link, der Ihnen per Mail zugeschickt wird, bestätigen. Danach ist das Konto auch schon einsatzbereit.

Das Konto gilt als sicher. PayPal nutzt unter anderem die Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine Betrugserkennung, um seine Nutzer:innen zu schützen.

Es gilt jedoch zu beachten, dass hier keine gesetzliche Einlagensicherung besteht und Kontoinhaber:innen mit einem starken Passwort für zusätzliche Sicherheit sorgen sollten. Zudem bietet PayPal sowohl einen Käufer- als auch einen Verkäuferschutz und hat eine Betrugserkennung eingerichtet, die verdächtige Aktivitäten erkennen und abwehren soll.

PayPal Business bietet hohe Reichweite, schnelle Integration und nützliche Tools für den Verkauf – dafür zahlen Sie transaktionsbezogene Gebühren und tragen das Risiko temporärer Einschränkungen bei Prüfungen. Die Details im Überblick:

Wenn Sie Ihr PayPal Business-Konto schließen möchten, überweisen Sie im ersten Schritt Ihr Guthaben auf das verknüpfte Bankkonto. Das Guthaben muss 0 € aufweisen. Laden Sie alle wichtigen Unterlagen herunter, die zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung relevant werden könnten.

Nun klicken Sie auf „Einstellungen“ und dann auf „Konto schließen“. Im Abschluss müssen Sie Ihre Kündigung nur noch bestätigen.

Wer nach einer Alternative zum PayPal Geschäftskonto sucht, findet vor allem digitale Banking-Lösungen mit erweitertem Funktionsumfang. Neben klassischen Bankprodukten bieten diese Plattformen meist integrierte Tools für Buchhaltung, Ausgabenmanagement und Teamverwaltung.

Qonto ist dabei eine der beliebtesten Lösungen für Freiberufler:innen, Start-ups und Unternehmen jeder Größe. Mit Funktionen wie virtuellen und physischen Firmenkarten, integrierten Buchhaltungsschnittstellen, individuellen Zugriffsrechten und der Möglichkeit, Firmenkredite oder POS-Terminals direkt zu beantragen, bietet Qonto ein vollständig digitales Online-Firmenkonto für den modernen Geschäftsalltag.

Für Einzelunternehmen und Freiberufler:innen ist Qonto sogar kostenlos erhältlich! Für alle andere Rechtsformen starten die Preispläne bei 9 € pro Monat.

Daneben existieren weitere Anbieter wie Finom oder Fyrst, die ebenfalls auf digitale Finanzverwaltung setzen. Wer hingegen Wert auf persönliche Beratung vor Ort legt, kann weiterhin auf klassische Banken zurückgreifen etwa für komplexe Finanzierungsfragen oder spezielle Anlageprodukte.