Inkasso-Unternehmen beauftragen: Das sollten Sie wissen

Offene Forderungen sind nicht nur lästig, sie können auch schnell zum finanziellen Risiko werden. Oft bleibt Unternehmen nur die Möglichkeit, ein Inkasso zu beauftragen, um ausstehende Zahlungen einzutreiben. 

Werden fällige Forderungen in Form von Rechnung gar nicht oder nicht in voller Höhe beglichen, spricht man von einem Inkassofall. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, kommt es jetzt zu dem sogenannten Inkasso – einer Geschäftstätigkeit, deren Ziel es ist, eine Einigung zwischen den Gläubiger:innen und den Schuldner:innen zu erzielen. Oder einfach ausgedrückt: Inkasso unterstützt dabei, Schulden aus offenen Forderungen einzutreiben. 

Es gibt verschiedene Gründe, warum Schuldner:innen nicht willens oder in der Lage sind, ihre Rechnungen fristgerecht zu bezahlen. Unabhängig von den möglichen Ursachen übernimmt das Inkasso-Unternehmen im Auftrag des Gläubigers oder der Gläubigerinnen sämtliche Tätigkeiten, die notwendig sind, damit der Schuldner oder die Schuldnerin sein Geld erhält. Zu diesen Aufgaben zählen 

Um die eigene Buchhaltung zu entlasten, können Firmen Inkasso-Unternehmen auch damit beauftragen, ihr Debitoren- und Forderungsmanagement zu übernehmen. In diesem Fall beginnt die Arbeit des Inkassounternehmens bereits vor Vertragsabschluss mit potenziellen Kunden und Kundinnen mit einer Bonitätsprüfung.Zu den weiteren Aufgaben zählen der Rechnungsversand, die Überwachung der Einhaltung von Zahlungszielen sowie die Entwicklung und Umsetzung einer außergerichtlichen Mahnstrategie.

Um Inkasso zu beauftragen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Grundsätzlich kann jede Privatperson und jedes Unternehmen unabhängig von der Höhe einer offenen Forderung Inkasso beauftragen, um Gelder einzutreiben. Ein entsprechender Auftrag kann unter Umständen auch bei kleineren Summen wirtschaftlich sein.

Um Inkasso zu beauftragen, muss gewährleistet sein, dass eine Forderung berechtigt ist und bereits Verzug eingetreten ist. 

Eine berechtigte Forderung entsteht in der Regel mit Vertragsabschluss. Kunden und Kundinnen erklären sich damit bereit, Sie für eine bestimmte Lieferung oder Leistung zu entlohnen.Um die verspätete Zahlung oder Zahlungsausfälle zu vermeiden, achten Sie darauf, dass Ihre Rechnung leicht verständlich aufgebaut ist. Kunden und Kundinnen müssen auf einen Blick die Art der Leistung, den Betrag, das Zahlungsziel und Ihre Bankverbindung erfassen können.Zudem muss der Rechnungsbetrag exakt mit dem Kostenvoranschlag oder der mit den Kund:innen vereinbarten Summe übereinstimmen.

Gemäß § 286 Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) gerät der Schuldner oder die Schuldnerin einer offenen Forderung in Verzug, wenn er oder sie diese nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Erhalt einer Rechnung begleicht.Ist in der Rechnung ein fixes Datum als Zahlungstermin oder eine bestimmte Zahlungsfrist genannt, gerät ein Schuldner oder eine Schuldnerin in Zahlungsverzug, sobald diese Termine bzw. Fristen überschritten sind.

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Es wird zwischen drei unterschiedlichen Formen der Zusammenarbeit mit einem Inkasso-Büro unterschieden: 

Der Gläubiger oder die Gläubigerin erteilt dem Inkasso-Unternehmen gegen eine Gebühr den Auftrag, in seinem oder ihrem Namen offenen Forderungen einzuziehen. Hierzu stellt der Gläubiger oder die Gläubigerin eine entsprechende Vollmacht aus, die das Inkasso-Unternehmen auf Verlangen vorlegen muss. Das Risiko des Zahlungsausfalls trägt weiterhin der Gläubiger oder die Gläubigerin. 

Beim Abtreten einer Forderung findet ein Gläubigerwechsel statt. Häufig werden Forderungen an Banken mit einem Forderungsabtretungsvertrag abgetreten. Die Bank treibt die offenen Forderung in eigenem Namen ein und übernimmt das Risiko eines Zahlungsausfalls. Der Inhalt der eigentlichen Forderung bleibt dabei unverändert. 

Beim Factoring wird eine offene Forderung an ein Factoring-Unternehmen verkauft. Der Verkauf ist auch möglich, wenn noch kein Zahlungsverzug vorliegt. Der Vorteil des Factorings: Der Gläubiger oder die Gläubigerin erhält sein Geld sofort.

Das Inkassoverfahren läuft in vier Schritten ab:

Ziel des Inkasso ist es, offene Forderungen ohne großen Aufwand und hohe Kosten für den Gläubiger oder die Gläubigerin einzuziehen. Deshalb wird zunächst versucht, eine außergerichtliche Lösung zu finden. Ein Anwalt oder eine Anwältin wird in diesem Schritt nicht eingeschaltet.Beim vorgerichtlichen Inkasso wird die wirtschaftliche Situation bzw. die Zahlungsfähigkeit des Schuldners oder der Schuldnerin überprüft. Diese Einschätzung dient als Basis für die Verhandlung über die Höhe und Fristen der Rückzahlung.Bevor es zu einer ersten Mahnung kommt, wird zunächst eine höfliche schriftliche Zahlungserinnerung zugestellt, mit der ein neuer Zahlungstermin festgesetzt wird. 

Lässt der Schuldner oder die Schuldnerin diese Frist verstreichen, erhalten er oder sie die erste schriftliche Mahnung. In diesem ersten Mahnschreiben wird eine neue Zahlungsfrist festgesetzt, die in der Regel 14 Tage beträgt.Zudem enthält es alle notwendigen Informationen, die der Schuldner oder die Schuldnerin benötigen, um offenen Rechnungen zu bezahlen sowie einen Hinweis, dass der Gläubiger oder die Gläubogerin ein Inkasso-Unternehmen beauftragt hat, um die Außenstände einzuziehen.

Wird diese Frist ebenfalls ungenutzt verstrichen, gerät der Schuldner oder die Schuldnerin in Zahlungsverzug und es folgt die zweite Mahnung.Mit diesem Schreiben werden neben dem offenen Rechnungsbetrag nun auch Mahngebühren fällig. Auch jetzt wird wieder eine neue Zahlungsfrist von 14 Tagen festgesetzt.

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Pflicht, drei Mahnschreiben zu versenden. Allerdings ist eine dritte Mahnung bei Unternehmen meist üblich.In dem Schreiben wird eine letzte Zahlungsfrist festgesetzt und die weiteren Schritte angekündigt, wenn bis zu Zeitpunkt keine Zahlung eingeht.

Kommen Schuldner und Schuldnerinnen trotz Mahnschreiben und telefonischer Kontaktaufnahme durch das Inkasso-Unternehmen der Zahlungsverpflichtung nicht nach, ist der nächste Schritt, einen gerichtlichen Mahnbescheid zu beantragen. Dieser hemmt die Verjährungsfrist für offene Rechnungen, die drei Jahre beträgt, und soll die Forderung des Gläubigers oder der Gläubigern absichern.Der Antrag wird vom Inkasso-Unternehmen oder einem Anwalt oder einer Anwältin in schriftlicher Form beantragt. Der Antrag enthält neben den Daten des Antragstellers und Antragsgegners eine individuelle Beschreibung des Anspruchs enthalten.Hierzu zählen die Höhe der Hauptforderung, mögliche Zinsen und vorhandene Nebenforderungen wie die Anwaltskosten, die Kosten für das Inkasso oder Gerichtsgebühren: Für den Mahnbescheid wird eine Gebühr fällig, die sich nach § 34 des Gerichtskostengesetzes (GKG) und der Höhe der offenen Forderung richtet. 

Reagieren Schuldner:inne innerhalb einer festgesetzten Frist nicht auf den Mahnbescheid, wird der Vollstreckungsbescheid beantragt. Führt dieser ebenfalls nicht zum gewünschten Erfolg, übernimmt das Inkasso-Unternehmen die Zwangsvollstreckung beispielsweise durch die Pfändung von Immobilien oder Lohn- oder Kontopfändungen.

Mit dem Vollstreckungsbescheid wird ein sogenannter vollstreckungsfähiger Titel erwirkt, der 30 Jahre lang gültig ist. Kann der Bescheid nicht vollstreckt werden, berechtigt dieser Titel das Inkasso-Unternehmen dazu, die finanzielle Situation des Schuldners oder der Schuldnerin zu beobachten und gegebenenfalls erneut Maßnahmen zur Vollstreckung einzuleiten.   

Sind die Voraussetzung erfüllt, um Inkasso zu beantragen, können Sie ein Inkasso-Unternehmen schriftlich per Post, FAX oder E-Mail damit beauftragen, in Ihrem Namen ausstehende Zahlungen einzutreiben. Um keine weitere Zeit zu verlieren, liefern Sie gleich alle notwendigen Informationen mit. Hierzu zählen:

In besonders komplizierten Fällen erklären Sie die Situation in einem zusätzlichen Anschreiben oder in einem Telefonat mit einem Sachbearbeiter oder ein Sachbearbeiterin.Alternativ bieten zahlreiche Inkasso-Unternehmen mittlerweile auch die Möglichkeit an, Aufträge online zu erteilen und die entsprechenden Unterlagen in einem Portal hochzuladen. 

Inkasso-Unternehmen erbringen außergerichtliche Rechtsdienstleistungen gegen Bezahlung. Dazu müssen sie im Rechtsdienstleistungsregister registriert sein und unterliegen den Bestimmungen des Einführungsgesetzes zum Rechtsdienstleistungsgesetz (RDGEG). Die Berechnung der Inkassogebühren orientiert sich an der Rechtsanwaltsgebührentabelle. Der Gebührensatzrahmen reicht von 0,5 bis 2,5. Die Regelgebühr beträgt 1,3.Darüber hinaus können sie weitere Kosten geltend machen. Hierzu zählen neben der geschuldeten Hauptforderung

Gemäß § 280 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) tragen Schuldner:innen die Inkassokosten. Hierzu zählen auch die Gerichtsgebühren für den Antrag des gerichtlichen Mahnbescheides und dem Vollstreckungsbescheid sowie Gebühren für die Zwangsvollstreckung und Bankgebühren beispielsweise für Rücklastschriften.

Seit dem 1. Oktober 2021 gilt in Deutschland das Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht. Dieses Gesetz reduziert besonders die Inkassogebühren für Kleinbeträge und nach der ersten Mahnung bezahlte Rechnungen.Wer für Rechnungen bis 50 € nicht aufkommen konnte und dadurch in einem Inkasso-Verfahren steckt, muss seit Oktober 2021 weniger Mahngebühren zahlen.Da sich Inkasso-Gebühren auch am Aufwand orientieren sollen, gilt als einfacher Fall nun, wenn säumige Kunden und Kundinnen offene Beträge schon nach der ersten Mahnung bezahlen.Sobald Verbraucher:innen sich mit der Zahlung ihrer Forderungen Zeit lassen oder hohe Beträge nicht zahlen, steigt der Aufwand für Inkasso-Unternehmen und somit auch die Gebühren.

Bei der Wahl eines Inkasso-Unternehmens sollten Sie besonders sorgfältig sein. Ein seriöses Unternehmen wird die Situation Ihres Schuldners oder Ihrer Schuldnerin realistisch einschätzen und gegebenenfalls Ratenzahlung für offene Rechnungen mit ihm oder ihr vereinbaren. So besteht für Sie die Möglichkeit, zumindest einen Teil Ihres Geldes schneller zu bekommen.Ein seriöses Inkasso-Unternehmen erkennen Sie an einer behördlichen Erlaubnis, entsprechende Rechtsdienstleistungen durchführen zu dürfen sowie einer Mitgliedschaft in Interessenverbänden wie dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU).Vermeiden Sie es, ein Inkasso zu beauftragen, dass unberechtigte Forderungen gegenüber dem Schuldner oder der Schuldnerin geltend macht. Hierzu zählen beispielsweise: 

Offene Rechnungen haben Auswirkungen auf Ihre eigene Liquidität. Um schneller an Ihr Geld zu kommen, kann es sinnvoll sein, ein Inkasso-Büro mit dem Eintreiben Ihrer Außenstände zu beauftragen.Zum einen nimmt Ihnen das Inkasso-Unternehmen den Aufwand ab, ein eigenes Mahnwesen in Ihrem Unternehmen aufzubauen. Zum anderen hilft es Ihnen, außergerichtlich eine passende Lösung mit dem Schuldner oder der Schuldnerin zu vereinbaren. Mithilfe von Ratenzahlungen, Stundungs- oder Vergleichsvereinbarungen werden Schulden nach und nach abgebaut und Sie kommen schneller an Ihr Geld.Achten Sie bei der Auswahl daher unbedingt darauf, dass Sie sich für ein seriöses Unternehmen entscheiden, das die finanzielle Situation Ihres Schuldners oder Ihrer Schuldnerin realistisch einschätzt und keine unzulässigen Inkassogebühren verlangt.