Rechnung schreiben: Tipps, Pflichtangaben und Musterbeispiel

Sie haben Ihre erste Serviceleistung erbracht oder Ihr erstes Produkt verkauft? Dann ist es an der Zeit Ihre Rechnung zu schreiben. 

Doch was sollten Sie dabei beachten? Welche Pflichtangaben dürfen nicht fehlen? Müssen Sie 7 % oder 19 % Umsatzsteuer ausweisen? Und wie lange können Sie eine Rechnung rückwirkend einfordern? 

Antworten auf diese und weitere Fragen liefert dieser Beitrag. 

Jedes Unternehmen, das einem anderen Unternehmen Produkte liefert oder eine Dienstleistung erbringt, ist dazu verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben.

Darüber hinaus gilt die Pflicht zur Rechnungsstellung auch für Arbeiten rund um eine Immobilie, zum Beispiel für handwerkliche oder planerische Tätigkeiten sowie für Reinigungsarbeiten oder Grundstückskäufe.

Bei Geschäften, die ein Unternehmen mit einem Privatkunden oder einer Privatkundin tätigt, ist keine Rechnung erforderlich. Stattdessen ist es üblich, ihnen eine Quittung auszustellen.

Rechnung ist nicht gleich Rechnung. Je nach Art einer Lieferung oder Leistung begegnen Ihnen im Arbeitsalltag unterschiedliche Rechnungsarten. Hierzu zählen:

• Dauerrechnungen
• Abschlagsrechnungen
• Gutschriften bzw. Abrechnungsgutschriften
• Stornorechnungen
• Kleinbetragsrechnungen
• Quittungen

Wie eine rechtskonforme Rechnung auszusehen hat, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Für das korrekte Schreiben einer Rechnung sind vor allem die Pflichtangaben, die Sie auf der Rechnung aufführen müssen, entscheidend.

• Name und Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmens und des Leistungsempfangenden
• Ihre Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Datum der Rechnungsstellung
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge, Umfang und Bezeichnung der Waren oder Leistungen
• Datum der Lieferung oder Leistung
• der Gesamtbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und -befreiungen
• mögliche Rabatte & Skonti
• die Zahlungsfrist (inklusive Angabe eines Datums)

Übrigens: Für Kleinbetragsrechnungen, bei denen der Bruttobetrag 250 € nicht überschreitet, dürfen Sie weniger Angaben machen als auf konventionellen Rechnungen.

Auch wenn die meisten Pflichtangaben auf der Rechnung für alle gelten, gibt es in Hinblick auf die Umsatzsteuer bei den einzelnen Rechtsformen kleine Unterschiede:

• Rechnung schreiben als Freiberufler:in
• Rechnung schreiben als Kleinunternehmer:in
• Rechnung schreiben als Gewerbe

Möchten Sie als Freiberufler:in eine Rechnung schreiben, ist vor allem entscheidend, ob Sie zu den Berufsgruppen gehören, die von der Umsatzsteuer befreit sind. In der Regel betrifft dies zum Beispiel Heil-, Bildungs- und Kulturberufe.

In diesen Fällen müssen Freiberufler:innen keine Umsatzsteuer auf ihrer Rechnung ausweisen. Bei anderen freien Tätigkeiten, wie zum Beispiel im Journalismus, gilt ein Steuersatz von 7 %.

Um als Kleinunternehmer:in eine korrekte Rechnung zu schreiben, müssen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Als Kleinunternehmer:in gelten Sie, wenn Ihr Einkommen 25.000 € pro Jahr nicht überschreitet und Sie im darauffolgenden Jahr nicht mehr als 100.000 € Umsatz verzeichnen.

Auch als Freiberufler:in können Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Sie müssen allerdings auf der Rechnung vermerken, dass Sie laut § 19 UStG nicht umsatzsteuerpflichtig sind.

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Wenn Sie als gewerbetreibende Person nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, müssen Sie auf Ihren Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen.

Je nach Bereich weisen Sie also 19 % oder 7% zusätzlich zum Nettobetrag aus. Nähere Details zu den jeweiligen Steuersätzen hält das Bundesamt für Justiz bereit.

Ja. In diesem Fall weisen Sie natürlich keine Umsatzsteuer aus und auch die Angabe einer Rechnungs- oder Steuernummer ist nicht notwendig.

Wichtig hingegen sind Name und Adresse beider Parteien, Rechnungsdatum, Preis, Art und Form des Produkts und der Verkaufszeitraum.

Grundsätzlich gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Danach verlieren Sie das Recht, die erbrachten Leistungen oder verkauften Produkte gerichtlich einzuklagen.

Grundsätzlich sind Selbstständige aber gesetzlich verpflichtet, die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung zu stellen, da sonst Bußgelder in Höhe von bis zu 5.000 € verhängt werden können.

Wenn Sie eine Rechnung an die Kundschaft im EU-Ausland stellen, kommt das Reverse-Charge-Verfahren zum Einsatz. Das bedeutet, dass nicht Sie die Umsatzsteuer abführen, sondern das Unternehmen mit Sitz im EU-Ausland führt die Steuer an das ortsansässige Finanzamt ab.

Auf der Rechnung müssen Sie als leistendes Unternehmen keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern fügen den Hinweis „Reverse-Charge Verfahren: Umkehrung der Steuerschuld gemäß § 13b Abs. 2 Nr. 7 i.” 

Wichtig ist auch die Angabe der Umsatzsteuernummer des leistungsempfangenden Unternehmens im EU-Ausland. Stellen Sie eine Rechnung an ein Unternehmen außerhalb der EU, sollten Sie sich gut über die individuellen Anforderungen informieren. Hierbei kann Sie eine Steuerberatung unterstützen.

Beim Schreiben einer Rechnung müssen Sie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) und die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes (UStG) beachten. Umso wichtiger ist es daher, Fehlerquellen zu vermeiden.

Die häufigsten Irrtümer entstehen bei der manuellen Eingabe eines falschen Mehrwertsteuersatzes, Zahlendrehern oder der Rechnungsnummer, die nicht fortlaufend weitergeführt wird.

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