Was ist Controlling? Definition & Aufgaben

Das Controlling in einem Unternehmen ist wichtig für die Planung und Steuerung der unternehmerischen Ausrichtung. Die Kontrolle von Unternehmensdaten liefert den Controllern wichtige Hintergrundinformationen, damit die Geschäftsführung das Unternehmen erfolgversprechend strukturieren kann. Das Controlling ist Teil des allgemeinen Kostenmanagements im Unternehmen.

Der englische Begriff Controlling bedeutet so viel wie steuern, kontrollieren, navigieren oder auch regeln. Als Mitarbeiter des internen Rechnungswesens innerhalb einer Firma befassen sich die Controller mit den strategischen und operativen Planungen der Unternehmensführung. 

Somit kontrollieren die Mitarbeiter in der Controlling-Abteilung alle Geschäftsvorgänge und erstellen Analysen über die geschäftliche Bilanz, sodass zu jedem Zeitpunkt der Gewinn, die Rentabilität und der Wert der Firma anhand von Datensätzen ersichtlich sind. Durch diese tiefgreifende Analyse der Geschäftsdaten wird die Lenkung und die Planung der Geschäftsführer vereinfacht und die Unternehmensstrategie kann gegebenenfalls an Veränderungen angepasst werden. 

Außerdem können auf diese Weise die zu zahlenden Steuern antizipiert und entsprechende Maßnahmen zur Senkung der Steuerlast ergriffen werden. (Siehe hierzu auch Sollversteuerung sowie Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Umsatzsteuer-ID und Reverse Charge bei Verkauf ins EU-weite Ausland)

Auch für Selbstständige lohnt es sich, die Grundlagen des Controllings zu erlernen. Schließlich ist eine gründliche Finanzverwaltung (Cashflow, Betriebsausgaben, Fahrtkosten, korrekt geführtes Kassenbuch ...) grundlegend für den Erfolg jeder Selbstständigkeit.

Beim operativen Controlling werden quantifizierte Daten analysiert. Der Fokus liegt hierbei auf der Überprüfung und Lenkung der Prozesse innerhalb einer Firma sowie der Budgetverwaltung, unter anderem unter Berücksichtigung der Selbstkosten der angebotenen Dienstleistungen oder Produkte, sodass die Liquidität gesichert und gelenkt werden kann.

Mit diesen Instrumenten wird im operativen Controlling gearbeitet:

• ABC-Analyse
• Break-Even-Analyse
• Budgetierung
• Deckungsbeitragsrechnung
• Investitionsrechnung
• Kosten- und Leistungsrechnung
• Soll-Ist-Vergleich

Beim strategisch ausgerichteten Controlling wird die längerfristige Planung eines Unternehmens betrachtet und die Ausrichtung des Unternehmens für eine erfolgreiche Zukunft geplant. Neue Potenziale werden zudem definiert und bezüglich der Kosten und Risiken tiefgründig untersucht.

Mit diesen Instrumenten wird im strategisch ausgerichteten Controlling gearbeitet:

• Benchmarking
• Competitive Intelligence
• Produktportfolioanalyse
• Six-Sigma
• Stakeholder-Analyse
• Strategische Kalkulation
• SWOT-Analyse
• Wettbewerbsanalyse

Zu den typischen Aufgaben des Controllings zählt insbesondere die Datenanalyse, die dem Management der Firma bei der unternehmerischen Entscheidungsfindung hilft und somit dazu beiträgt, die Firma erfolgreich zu lenken. Der Blick auf die aktuellen Wechselkurse (auch im Zusammenhang mit SWIFT-Überweisungen ins Ausland) fehlt bei der Datenanalyse ebenfalls nicht und fließt in das Finanzmanagement des Unternehmens mit ein.

In kleineren Firmen ist die Controlling-Abteilung meist Teil des internen Rechnungswesen, in größeren kann dieser Bereich eine eigene Abteilung umfassen.

Der Aufgabenbereich des Controllings umfasst unter anderem:

• Datenanalyse
• Ergebnisplanung
• Erstellung von Budgetplänen
• Kalkulation und Durchführung von Strategien
• Prozessoptimierung
• Soll-Ist-Analyse
• Strategische Kalkulation
• Wirtschaftlichkeitsberechnung
• Zielabweichungsanalyse

Zur Kalkulation gehören die Erstellung von Planungsdokumenten sowie die Überprüfung von Zielsetzungen und geplanten Schritten einer Firma bezüglich der Erreichung von gesetzten Zielen. Auch die Festsetzung von Planzahlen, also der Soll-Werte, im Budget sind Teil der Kalkulation im Controlling-Bereich.

Bei der Steuerung werden die vorher definierten Planzahlen überwacht und dabei mit den tatsächlich erreichten Ist-Werten verglichen. Neben diesem Soll-Ist-Vergleich ist auch die Überprüfung der Abweichungen eine wichtige Aufgabe, damit das Management gegebenenfalls die Strategie anpassen kann.

Die Koordination der gesamten Controlling-Aufgaben spielt für den Erfolg eine große Rolle. Hierbei müssen beispielsweise Datensätze unterschiedlicher Abteilungen gesammelt werden und funktionierende Planungs- und Kontrollsysteme innerhalb der Firma aufgesetzt werden.

Die Informationen und Schlüsse, die die Controlling-Abteilung aus den einzelnen Analysen zieht, werden von dieser aufbereitet und zusammen mit den entsprechenden Datensätzen der Geschäftsleitung ansprechend zur Verfügung gestellt. Zur Informationsvermittlung gehört auch die Beratung bezüglich der Anpassung der Unternehmensstrategien zur Erhöhung der Rentabilität der Firma.

Die Controlling-Abteilung übernimmt zudem die Kontrolle über die Entscheidungen der Geschäftsleitung und stellt sicher, dass diese immer wirtschaftlich motiviert handeln und die persönliche Motivation im Geschäftlichen keine Rolle spielt.

Die Controlling-Kennzahlen unterscheiden sich in absolute Kennzahlen und relative Kennzahlen. Absolute Kennzahlen sind Daten, die leicht ablesbar sind wie der Umsatz (Summe der Einnahmen, siehe auch Rechnungsstellung), der Gewinn und die Mitarbeiterzahl. Relative Kennzahlen sind im Gegensatz dazu erst aus einem Vergleich von mindestens zwei absoluten Werten ermittelbar, wie beispielsweise der Umsatz pro Mitarbeiter. 

Weitere wichtige Controlling-Kennzahlen sind die Werte aus der Bilanzanalyse, mithilfe derer die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens bestimmt werden kann. Hierzu gehören die Ertragskennzahlen, die Rentabilitätskennzahlen sowie die Liquiditätskennzahlen.