Verpflegungsmehraufwand in der Schweiz

Wenn es um geschäftliche Auswärtstätigkeiten in der Schweiz geht, spielt der Verpflegungsmehraufwand eine wichtige Rolle. Es ist entscheidend, die Regeln und Bestimmungen zu kennen, um die Verpflegungskosten korrekt abzurechnen und steuerliche Vorteile zu nutzen.

Wie sich die aktuellen Konditionen zum Verpflegungsmehraufwand in der Schweiz gestalten und was zu beachten ist, erfahren Sie im Folgenden.

Der Verpflegungsmehraufwand basiert auf den gesetzlich festgelegten Pauschalen, die je nach Aufenthaltsdauer und Land unterschiedlich sein können. Diese Pauschalen werden vom Finanzamt anerkannt und dienen als vereinfachte Methode, um die tatsächlichen Kosten für Mahlzeiten abzudecken. Der Verpflegungsmehraufwand wird unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben gezahlt, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Eine häufig gestellte Frage: Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen? Die Bedingungen hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise dem Arbeitsvertrag, den gesetzlichen Vorschriften und den unternehmensinternen Richtlinien.

In einigen Fällen kann der Arbeitgeber verpflichtet sein, angemessene Spesen für berufliche Auswärtstätigkeiten zu erstatten, um die entstandenen Kosten für Verpflegung und Unterbringung zu decken. Diese Erstattungen können entweder pauschal oder auf Grundlage der tatsächlichen Kosten und innerhalb der Spesenabrechnung erfolgen.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Verpflegungsmehraufwand nur für beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten anerkannt wird, bei denen eine Übernachtung außerhalb des Wohnorts erforderlich ist. Der Verpflegungsmehraufwand deckt die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen sowie eventuelle Zwischenmahlzeiten ab.

Der Verpflegungsmehraufwand für die Schweiz orientiert sich wie auch in anderen Ländern an den gesetzlich festgelegten Pauschalen, die je nach Land, Aufenthaltsdauer und Anlass der Reise festgelegt werden.

Wichtig zu unterscheiden ist die Art der Beschäftigung. Der Verpflegungsmehraufwand für Selbstständige ermöglicht es ihnen, die tatsächlichen Verpflegungskosten bei beruflichen Auswärtstätigkeiten steuerlich geltend zu machen, sofern Belege und Nachweise vorhanden sind.

Für Angestellte gelten in der Schweiz sowie in anderen Ländern pauschale Sätze, die als vereinfachte Methode zur Berechnung der Reisekosten dienen und unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben gezahlt werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

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Im Gegensatz zu den Pauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands werden die Spesensätze für Ziele im Ausland oft regelmäßig angepasst. Auch für das Jahr 2023 gab es erneut Aktualisierungen für zahlreiche Länder, Regionen und Städte, darunter Belgien, Dänemark und Frankreich.

In der Schweiz sind aktuell folgende Spesensätze festgelegt worden:

Die Kosten für die eigene Verpflegung fallen auf einer Dienstreise in der Regel höher aus als im eigenen Heim oder am Arbeitsplatz. Um diesem Mehraufwand gerecht zu werden, gelten Verpflegungspauschalen. Sie richten sich nach dem Ort und der Dauer der eigenen Abwesenheit.

Wer seit Januar 2024 beruflich mehr als acht Stunden oder aufgrund mehrtägiger Geschäftsreisen sogar länger als 24 Stunden in Deutschland unterwegs ist, kann sich erstmals seit Jahren über höhere Verpflegungspauschalen freuen:

• Die kleine Verpflegungspauschale bei einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden steigt dabei von 14 auf 15 €.
• Die große Verpflegungspauschale für eine ganztägige Abwesenheit steigt von 28 auf 30 €.
• Für An- oder Abreisetage gilt weiterhin die kleine Pauschale.

Diese Pauschalen werden in der Regel direkt durch die Arbeitgeber erstattet. Ansonsten können sie Selbstständige und Unternehmer:innen als Betriebsausgabenpauschale oder Arbeitnehmende gemäß §9 Absatz 4a 1 EStG als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.

Mehr zu den Reisespesen in Deutschland erfahren Sie in unserem Artikel.

In einer globalisierten Welt und Wirtschaft führen immer mehr Dienstreisen in andere Länder oder sogar die Außengebiete eines Landes. Die meisten Geschäftsreisenden bleiben dabei aber in den EU-Ländern oder anderen europäischen Nachbarnationen wie der Schweiz.

Die geltenden Pauschalen für die verschiedenen Länder werden vom Bundesministerium für Finanzen festgelegt. Zu jedem Jahresbeginn veröffentlicht es eine Länderliste. Auf dieser finden sich die Spesenpauschalen in mittlerweile 180 Ländern auf der ganzen Welt. Teilweise gelten dabei für einzelne Regionen oder Städte noch einmal angepasste Sätze.

Dennoch fehlen einige Nationen in der Liste. Dort ist dann jeweils der für Luxemburg geltende Pauschalbetrag für Übernachtungen beziehungsweise den Verpflegungsmehraufwand anzusetzen: 42 oder 63 € für die Verpflegung und 139 € als Übernachtungspauschale.

Die Liste mit den verschiedenen, 2024 im Ausland geltenden Sätzen finden Sie auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen.

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