Wie Freiberufler:innen Fahrtkosten absetzen

Auch Freiberufler:innen und Selbständige haben beruflich bedingte Reisen (wie Kunden- oder Messebesuch) zu absolvieren, die Fahrtkosten, Verpflegungs- und Übernachtungskosten verursachen. Teilweise stellen Selbstständige ihren Kund:innen die Kosten in Rechnung (siehe auch Sollversteuerung sowie Umsatzsteuer-ID und Reverse Charge bei Verkäufen innerhalb der EU), aber auch für das Finanzamt sind diese interessant.

Damit Reisekosten steuerlich abgesetzt werden können, müssen sie als Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Teilweise gibt es dafür steuerlich absetzbare Pauschalen, für bestimmte Reisesituationen. Freiberufler:innen und Selbstständige sollten sich mit dieser Thematik befassen, denn mit Reisekosten lassen sich Steuern sparen.

Auch als selbstständige Person sollten Sie Controlling betreiben: Behalten Sie alle Kosten genau im Blick, damit Ihr Geschäft stets liquide und wettbewerbsfähig bleibt.

Da sich gerade die Reisekosten oft aus mehreren Einzelposten zusammensetzen, ist es wichtig, dass diese gewissenhaft dokumentiert werden. Wer das sofort oder gleich nach der Fahrt erledigt, muss später keine Belege suchen. 

Dabei ist es gleichgültig, ob man Papierbelege sammelt oder ob die Buchhaltung schon komplett digital erledigt wird. Denn auch die Originalbelege und Rechnungen können digital archiviert werden. Parkhaustickets und Kassenzettel beispielsweise, sind dabei einfach zu scannen.

Mit dem digitalen Geschäftskonto für Freiberufler:innen von Qonto haben es Selbstständige hier leicht: Nach jeder Zahlung mit der Karte wird der zugehörige Beleg direkt per Qonto App gescannt und unter der Transaktion abgespeichert (die Beträge der Mehrwertsteuer werden dabei gleich mit ausgerechnet).

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Auch die Dauer der Abwesenheit und die Anzahl der gefahrenen Kilometer sind für die Steuererklärung wichtig. So können die Kosten, die vom Kund:innen übernommen werden, gleich auf die nächste Rechnung geschrieben werden. Die Unterlagen für Finanzamt und Steuerberatung sind dann auch bereits komplett.

Prinzipiell ist nur eine beruflich bedingte Reise von der Steuer absetzbar. Private und geschäftliche Aspekte dürfen bei einer Reise nicht vermischt werden, denn für diese gilt eine gesonderte Regelung.

Tipp: Deshalb empfiehlt es sich, wie beim Führen eines Kassenbuchs ebenso auf den Rechnungen zur Reise immer gleich deren Zweck zu vermerken. So kommen bei einer Betriebsprüfung erst gar keine Zweifel auf, ob ein privater oder geschäftlicher Zweck vorliegt.

• Übernachtungskosten
• Reisefahrtkosten
• Mehraufwand für Verpflegung
• Reisenebenkosten

Allgemein sind die Reisefahrtkosten mittels Rechnung, Fahrkarten und Tickets belegbar. Sowohl von Fluggesellschaften, Fernbussen, öffentlichem Nahverkehr, Fähren, Taxifahrer:innen oder der Bahn erhält man Belege, die Selbständige oder Freiberufler:innen in der Abrechnung geltend machen können.

Freiberufler:innen, die mit ihrem Privatfahrzeug oder dem Firmenauto unterwegs sind, führen ein Fahrtenbuch, bündeln Tankquittungen oder nutzen die Kilometer-Pauschale.

30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer. Werden Personen mitgenommen, darf man noch zwei Cent aufschlagen. Für andere Transportmittel wie Motorrad, Motorroller, Mofa, dürfen als Kosten 20 Cent je gefahrenen Kilometer abgerechnet werden.

Hinweis: Die Kilometer-Pauschale sollte nicht mit der Pendlerpauschale (auch Entfernungspauschale) verwechselt werden. 

Auch auf die Kilometer-Pauschale für die gefahrenen Pkw-Kilometer, beispielsweise zu Kund:innen, muss noch die Umsatzsteuer berechnet werden. Der hier zu verwendende Prozentsatz für die Steuern, ist der, der auch für die Hauptleistung berechnet wird.

• Bei mehrtägigen Reisen können für den An- und Abreisetag je eine Pauschale von 16 € berechnet werden.
• Ab 8 bis 24 Stunden Abwesenheit von der eigentlichen Tätigkeitsstätte können 16 € geltend gemacht werden.
• Bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit dürfen 32 € berechnet werden.

Fürs Ausland werden jährlich für jedes Land spezielle Sätze festgelegt. Für eine korrekte Abrechnung gibt es hierfür die entsprechenden Tabellen. Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch unseren Artikel über günstige Wechselkurse.

• Diese sind mit der Hotelrechnung zu belegen. Hierbei ist zu prüfen, ob das Frühstück ein Teil der Übernachtungspauschale ist oder gesondert ausgewiesen wird.

• Zahlt nämlich der Auftraggeber oder die Auftraggeberin die Übernachtung, der oder die dann automatisch auch das Frühstück mitbezahlt, da dies in der Pauschale enthalten ist, so verlangt das Finanzamt, dass von der Verpflegungspauischale 20 Prozent pro Tag abgezogen werden.

• Sind auch Mittag- und Abendessen mit inbegriffen, so sind für diese je 40 % von der Verpflegungspauschale abzuziehen. Das gilt sogar für Snacks, wenn diese zu diesen Zeiten serviert werden.

• Werden Mahlzeiten gereicht, sind auch diese anteilig von der Pauschale abzuziehen.

Hierbei handelt es sich um Reisenebenkosten, die aus beruflichen Gründen unterwegs genutzt werden. Das können Kosten für die Reinigung sein, weil der Anzug bei der Arbeit schmutzig oder das Parkhaus genutzt wurde.

Ausgaben sollten Sie stets zeitnah oder sogar sofort verbuchen, weil man solche Kleinigkeiten rasch aus dem Gedächtnis verliert und diese sonst wahrscheinlich nicht in der Reisekostenabrechnung auftauchen, wenn die Dienstreise abgeschlossen ist.

Mit der Banking-App von Qonto gerät keine Ausgabe in Vergessenheit: Alle Buchungen werden in Echtzeit und mit digitalem Beleg angezeigt. Tipp: Legen Sie Ihre eigenen Tags für Dienstreisen fest, um die entstandenen Reisekosten genau und übersichtlich zu dokumentieren.

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