Die besten Buchhaltungs-Apps im Überblick

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist aus unternehmerischer Sicht entscheidend. Eine Buchhaltungs-App hilft Ihnen dabei, Ihre Bücher ohne großen Aufwand und ohne großes Budget wie eine Buchhalterin oder ein Buchhalter ordnungsgemäß zu führen.

Eine Buchhaltungs-App ist eine Anwendung für Ihr Smartphone, mit der Sie alle anfallenden Aufgaben in der Buchhaltung ohne großen Aufwand erledigen können. Buchhaltungs-Apps gibt es mittlerweile von zahlreichen Anbieterinnen und Anbietern. Sie basieren auf einer Web-Anwendung und sind im App Store als Android- und iOS-Apps verfügbar. 

Buchhaltungs-Apps werden in der Regel als cloudbasierte Dienste angeboten. Das bedeutet, dass die Daten keinen Speicherplatz auf Ihrem Smartphone belegen, sondern auf einem Server der Anbieter:innen gespeichert werden. Das verschafft Ihnen gleichzeitig den Vorteil, dass Sie ortsunabhängig auf Ihre Daten zugreifen und sie auch mit Ihrem Team, externen Buchhalter:innen oder Steuerberater:innen teilen können.

Das Angebot an Buchhaltungs-Apps ist groß. Es gibt zahlreiche Lösungen, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Um zu entscheiden, welche App für Sie infrage kommt, überlegen Sie zunächst, welche Kriterien die App erfüllen soll.

Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine oder Zahlungserinnerungen schreiben gehören zu den Basisfunktionen von Buchhaltungs-Apps. Ebenso wie das Erfassen und Verwalten von Belegen und Gutschriften oder die Erstellung einer Umsatzsteuervoranmeldung. Zudem behalten Sie jederzeit Ihre Einnahmen und Ausgaben im Blick. 

Unternehmern, bei denen die einfache Buchführung ausreichend ist, genügt eine Funktion, um eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für die Steuererklärung zu erstellen. Wer zur doppelten Buchführung, inklusive der Erstellung einer Bilanz und einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung, verpflichtet ist, braucht darüber hinaus einen größeren Funktionsumfang, um das zu versteuernde Einkommen zu ermitteln und Daten aus unternehmerischer Sicht auszuwerten. 

Neben dem Funktionsumfang ist auch die Anzahl der möglichen User:innen bei Ihrer Wahl entscheidend. Gegebenenfalls möchten Sie einzelne Teammitglieder zur Mitarbeit berechtigen, um sich selbst zu entlasten.

Buchhaltungs-App können über unterschiedliche Schnittstellen verfügen. Zum einen können Sie darüber Dokumente wie Rechnungen oder Aufträge direkt aus der App an Ihre Kundinnen und Kunden versenden. Über eine DATEV-Schnittstelle können Sie zudem einfach mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer:in oder Rechtsanwalt:in zusammenarbeiten. Ihre Umsatzsteuervoranmeldung oder Ihre jährliche Steuererklärung übermitteln Sie über eine Schnittstelle zu ELSTER, der elektronischen Steuererklärung.

Darüber hinaus können Sie Ihre Buchhaltung auch mit Ihrem Geschäftskonto verbinden. Einnahmen und Ausgaben werden so automatisch synchronisiert und Sie bleiben immer auf dem aktuellen Stand.

Die Buchhaltungs-App soll Ihnen die Buchführung erleichtern. Entsprechend sollte sie intuitiv nutzbar sein, über eine Suchfunktion und die Möglichkeit, Buchungen zu kategorisieren, verfügen. Belege sollten einfach digitalisiert werden können. Zudem erspart Ihnen die Synchronisation mit Ihrem Online-Geschäftskonto die manuelle Eingabe von Daten.

Achten Sie zum einen darauf, dass Sie die Buchhaltungs-App für einen bestimmten Zeitraum kostenlos testen können, um sich mit ihr vertraut zu machen und zu entscheiden, ob sie Ihren Ansprüchen genügt.

Zudem ist es hilfreich, wenn Sie auf Handbücher, Tutorials oder Erklärvideos zugreifen können. Bei Fragen oder Problemen sollte Ihnen zusätzlich ein Support zur Seite stehen.

2015 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Kraft getreten. Ihre Buchhaltungs-App sollte entsprechend über eine GoBD-Zertifizierung verfügen. Bei Ihrer Buchführung gehen Sie mit sensiblen Kundendaten um. Die Sicherheit dieser Daten muss entsprechend gewährleistet sein.

Prüfen Sie, wo sich die Server der Anbieter:innen befinden und ob die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt werden.

Sofern Sie nur einen geringen Funktionsumfang benötigen, können eine kostenlose Buchhaltungs-App durchaus eine Alternative sein. Sie müssen dabei allerdings bedenken, dass Sie hier keinen Support erwarten können. Zudem ist die GoBD-konforme Buchführung nicht immer gewährleistet. Um hier Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, kann es sich lohnen, eine kostenpflichtige App zu nutzen.

Qonto hilft Ihnen dabei, Ihr Geschäftskonto einfach mit einer Buchhaltungssoftware zu verbinden, um Ihre Ausgaben, Belege und Steuern vollständig digital zu verwalten und damit den gesamten Buchhaltungs­prozess zu vereinfachen. Ein paar dieser Buchhaltungs-Apps möchten wir Ihnen kurz vorstellen.

Sichern Sie sich ein Konto mit interierter Buchhaltung und verwalten Sie Ihre Finanzen an nur einem Ort.

sevdesk automatisiert Ihre Buchhaltung mit zahlreichen Features, die auf neuen Technologien und künstlicher Intelligenz basieren und Ihnen das höchste Maß an Sicherheit in Ihrer Buchhaltung bieten.

Mit Lexware Office sind Sie über Schnittstellen mit Ihrem Onlinebanking verbunden und behalten Ihre Ein- und Auszahlungen sowie Ihre Kontostände und Zahlungen an das Finanzamt im Blick. Sie schreiben Rechnungen und Angebote, können Belege fotografieren und automatisch archivieren und erledigen damit Ihre Lohnabrechnung. 

Mit FastBill erstellen Sie mithilfe von Vorlagen rechtskonforme Rechnungen und können sie direkt per E-Mail oder per Post an Ihre Kundinnen und Kunden schicken. Wiederkehrende Rechnungen verschicken Sie automatisiert. Zudem stehen Ihnen weitere Funktionen wie die Erstellung von Stornos, Mahnungen oder Bruttorechnungen sowie Rabattfunktion zur Verfügung. 

Mit Papierkram gehört die papierlastigehafte Buchhaltung der Vergangenheit an. Die cloudbasierte Buchhaltungs-App ermöglicht Ihnen die sichere Buchhaltung: Angefangen bei der digitalen Angebots- und Rechnungserstellung, bis hin zur Erstellung Ihrer Steuererklärung.

Billomat bietet Ihnen eine einfache Lösung für die digitale Buchhaltung und automatisiertes Rechnungswesen. 

Je nach Rechtsform haben Unternehmern unterschiedliche Anforderungen an eine Buchhaltungs-App.

Bei Freiberufler:innen ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreichend, um das zu versteuernde Einkommen zu ermitteln. Die Buchhaltungs-App sollte hier einfach zu bedienen sein und mindestens die EÜR, die Erstellung der UStVA sowie die Belegerfassung unterstützen. Hier bieten sich die Apps von Lexware Office, Papierkram und Billomat an.

Lexware Office, Papierkram und Billomat bieten sich auch für Solo-Selbstständige an, solange sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 € Umsatz und/oder nicht mehr als 60.000 € Jahresüberschuss erzielen. Sonst sind sie zur doppelten Buchführung inklusive der Erstellung einer Bilanz und GuV verpflichtet. Hier bietet sich die Buchhaltungs-App von Lexware Office an.

Kleinunternehmer:innen weisen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Eine geeignete App muss eine Vorlage für Rechnungen ohne USt. anbieten.

Die GmbH und die UG sind ebenfalls zur doppelten Buchführung inklusive der Erstellung einer Bilanz und GuV verpflichtet. Auch hier bietet sich die Buchhaltungs-App von Lexware Office an.

Handwerksbetriebe und Bauunternehmen haben spezifische Anforderungen an eine Buchhaltungs-App: projektbezogene Rechnungsstellung mit Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen, mobile Belegerfassung auf der Baustelle sowie eine klare Fälligkeitsübersicht bei langen Zahlungszielen. Eine DATEV-Schnittstelle erleichtert zudem die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro erheblich. Wer Banking und Buchhaltung in einem Workflow abbilden möchte, findet auf der Seite Buchhaltung für Handwerker weiterführende Informationen zu branchenspezifischen Lösungen. Passende Rechnungsprogramme werden darüber hinaus verglichen. Ein Geschäftskonto , das sich direkt mit der Buchhaltungs-App verbinden lässt, bildet dabei die Grundlage für einen durchgängigen Workflow.

Die Wahl der passenden Buchhaltungs-App hängt vor allem vom Funktionsumfang ab, den das eigene Unternehmen tatsächlich benötigt. Wer zur einfachen Buchführung verpflichtet ist, kommt oft mit einer schlanken Lösung aus. Wer Bilanz und GuV erstellen muss oder projektbasiert abrechnet, benötigt einen größeren Funktionsumfang. Eine kostenlose Testphase hilft dabei, die App vor der Entscheidung auf die eigenen Abläufe zu prüfen. Grundvoraussetzung für alle Lösungen ist die GoBD-Konformität, da nur so die ordnungsgemäße Buchführung gegenüber dem Finanzamt sichergestellt ist.

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