Tout savoir sur le logiciel de caisse certifié

Depuis 2018, tout commerçant qui encaisse des paiements de particuliers doit utiliser un logiciel de caisse certifié pour lutter contre la fraude à la TVA. Cette obligation, imposée par la réglementation fiscale, répond à un objectif simple : garantir la fiabilité et la sécurisation des données de chaque point de vente.

Entre la norme NF525, les organismes de certification et les nombreuses solutions du marché, le choix d’un système de caisse n'est pas toujours évident pour les commerçants.

Qonto vous aide à y voir plus clair et vous présente les meilleurs logiciels de caisse certifiés du marché.

Un logiciel de caisse certifié est une solution d'encaissement qui répond aux exigences de sécurité, de fiabilité et d'archivage imposées par la réglementation fiscale française.

Concrètement, ce type de solution enregistre chaque vente réalisée sur un point de vente et il est impossible de supprimer ou de modifier une opération sans laisser de trace.

Cette obligation relative aux logiciels de caisse concerne tous les commerçants assujettis à la TVA qui encaissent des paiements de particuliers quel que soit leur secteur d'activité : restauration, commerce de détail, salons de coiffure, artisanat, etc.

En pratique, un logiciel de caisse certifié doit permettre de conserver l'ensemble des tickets de caisse pendant une durée minimale de six ans, en garantissant leur intégrité dans le temps.

Il existe une raison majeure pour laquelle l'État impose un logiciel de caisse certifié à tous les commerçants : lutter efficacement contre la fraude fiscale.

Avant sa généralisation, certains commerçants utilisaient des caisses enregistreuses non certifiées, voire trafiquées, pour dissimuler une partie de leurs recettes et échapper à l'impôt.

Concrètement, un logiciel de caisse frauduleux permet d'effacer ou de modifier des tickets de caisse après leur émission, ce qui fausse le chiffre d'affaires déclaré à l'administration fiscale et alimente la fraude à la TVA.

Les secteurs les plus exposés à cette fraude restent les commerces à forte proportion de paiements en espèces : boulangeries, pharmacies, épiceries, restaurants ou hôtels.

En imposant un logiciel de caisse certifié à tous les commerçants, la France répond aussi à une exigence de l'Union européenne : harmoniser les règles fiscales entre États membres et garantir l'intégrité des données de caisse, quel que soit le volume de transactions enregistrées.

Pour obtenir un logiciel de caisse certifié, l'éditeur de logiciel doit faire valider sa solution par un organisme de certification accrédité, comme le LNE (Laboratoire national de métrologie et d'essais) ou AFNOR Certification, pour la norme NF525.

Ce contrôle vérifie que le système de caisse respecte bien les critères d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données fixés par le Code général des impôts.

Un éditeur de logiciel pouvait aussi recourir à l'auto-certification, en délivrant lui-même une attestation individuelle de conformité.

Depuis la loi de finances 2025, cette option devait être été supprimée au 1er septembre 2026, mais le gouvernement est revenu sur sa décision. Par conséquent, l’auto-certification par l’éditeur du logiciel demeure valide.

Au-delà de l'obligation légale, la certification NF525 et la certification LNE apportent de réels atouts aux commerçants dans la gestion quotidienne de leur point de vente. Zoom sur les principaux avantages qu'apporte un logiciel de caisse certifié.

L'inaltérabilité est la garantie qu'aucune opération enregistrée sur votre solution de caisse ne peut être supprimée ou modifiée sans laisser de trace.

Chaque vente, chaque encaissement et chaque annulation reste ainsi consultable, ce qui protège le commerçant en cas de contrôle fiscal.

La sécurisation des données est renforcée par un chaînage cryptographique de chaque ticket de caisse, empêchant toute suppression rétroactive.

Cette protection couvre aussi bien les ventes réalisées en espèces qu'à l’aide d’un terminal de paiement, quel que soit le volume de transactions traité.

Un logiciel de caisse certifié assure l'archivage des données pendant une durée minimale de six ans, avec des clôtures journalières, mensuelles et annuelles automatiques.

Cette traçabilité facilite la mesure de l'activité de l'entreprise, simplifie les échanges avec l'expert-comptable et confirme la fiabilité de l'éditeur de logiciel choisi.

Un logiciel de caisse certifié automatise aussi plusieurs tâches comptables et fiscales :

• calcul de la TVA collectée ;
• génération des clôtures de caisse ;
• export des données vers un logiciel de comptabilité.

Cette automatisation permet aux commerçants de gagner du temps sur la gestion administrative de leur entreprise, tout en améliorant la rapidité d'encaissement au quotidien.

Ne pas utiliser un logiciel de caisse certifié expose l'entreprise à des sanctions financières importantes en cas de contrôle. 

La première conséquence est l'obligation de régulariser l'ensemble des recettes non déclarées ou non conformes, majorées des intérêts de retard. 

À cela s'ajoute une amende pouvant atteindre 7 500 € par logiciel non certifié, renouvelable si la mise en conformité n'intervient pas dans un délai de 30 jours.

Au-delà de la sanction financière, un système de caisse non certifié fragilise la relation avec le fisc : à chaque cas de contrôle, le commerçant devra justifier sa bonne foi sur plusieurs exercices comptables. 

Mieux vaut donc anticiper le choix d'un logiciel de caisse certifié plutôt que d'attendre un contrôle fiscal pour se mettre en conformité.

Chaque entreprise présente des besoins différents selon sa taille ou encore son secteur d’activité et ce constat s’applique également pour le choix d’un logiciel de caisse certifié. Pour vous aider à sélectionner le bon système de caisse, nous avons sélectionné les meilleurs logiciels de caisse en fonction de leurs fonctionnalités ainsi que de leur prix.

Shopcaisse est un logiciel de caisse enregistreuse gratuit et certifié NF525, pensé pour les commerçants et les restaurateurs.

La solution centralise l'encaissement, la gestion des stocks et le suivi de la fidélité, avec une prise en main rapide sur tablette ou smartphone.

Avec Qonto, vous pouvez bénéficier gratuitement de l’offre Flex 300. Un véritable plus pour les professionnels qui souhaitent équiper leur point de vente à moindres frais !

Hiboutik est un logiciel de caisse enregistreuse en ligne gratuit qui fonctionne sans installation.

Certifié NF525, ce système de caisse permet la gestion des stocks, la création de packs de produits ou encore la gestion des programmes de fidélité.

Lightspeed est une solution de caisse qui répond aux besoins spécifiques des professionnels du secteur CHR.

Outre ses fonctionnalités avancées, elle se distingue par des rapports analytiques détaillés et un support client disponible 24h/24, 7j/7, un atout pour les entreprises avec plusieurs points de vente.

SumUp propose une solution de caisse enregistreuse disponible sur iPad avec des tarifs transparents et sans engagement.

SumUp équipe aussi bien les commerçants que les restaurateurs, avec un back-office simple pour suivre les ventes et le volume de transactions au quotidien.

Vous pouvez choisir entre Caisse Gratuite, le logiciel de caisse gratuit de SumUp, et Caisse Plus. Dans les deux cas, vous paierez des frais de transaction de 1,75 % pour chaque encaissement.

Toporder by myPOS est un logiciel de caisse français qui centralise les commandes provenant du point de vente, des plateformes de livraison et du site web.

Cette solution propose aussi une gestion des stocks avancée et un terminal de paiement myPOS offert à la souscription.

Kazabar est une caisse enregistreuse mobile, pensée pour les petits commerces : artisanat, salons de coiffure ou instituts d'esthétique.

Cette solution mise sur une interface intuitive, une gestion comptable simplifiée et une rapidité d'encaissement adaptée aux professionnels itinérants.

Le choix d'un logiciel de caisse certifié dépend avant tout de votre secteur d'activité et de votre volume de transactions.

De plus, vous devez identifier les fonctionnalités avancées dont vous avez besoin au quotidien :

• gestion des stocks ;
• suivi des fournisseurs ;
• rapidité d'encaissement ;
• lecture de codes-barres ;
• etc.

Pensez aussi à vérifier la compatibilité de votre matériel, notamment si vous recherchez un logiciel de caisse disponible sur Mac.

Certains commerces aux besoins spécifiques (restauration, coiffure, instituts de beauté) peuvent aussi préférer un logiciel de caisse spécialisé plutôt qu'une solution généraliste. En effet, ces outils intègrent nativement leurs contraintes métier.

Au-delà du logiciel de caisse, disposer d'un terminal de paiement fiable et connecté à votre compte pro simplifie la gestion de votre trésorerie.

Avec notre terminal de paiement mobile, vous payez une commission parmi les plus basses du marché : à partir de 0,7 % par transaction et même moins si vous encaissez plus de 20 000 €/mois. Contactez notre équipe commerciale pour en savoir plus.

De plus, vous recevez vos fonds sous votre compte pro dès le jour ouvré suivant.

Si vous êtes client Essential ou Business, vous pouvez désormais bénéficier gratuitement du logiciel de caisse Flex 300 de Shopcaisse.

Découvrez nos comparatifs des meilleurs logiciels de caisse selon votre métier :

• logiciel de caisse pour restaurant ;
• logiciel de caisse pour coiffeur ;
• logiciel de caisse pour boutique ;
• logiciel de caisse pour bar ;
• logiciel de caisse pour institut de beauté.

Les informations mentionnées dans cet article sur la comparaison des logiciels de caisse certifiés ont été rassemblées après une recherche approfondie sur les sites web des fournisseurs respectifs en septembre 2026 et en toute bonne foi. Qonto n'est pas responsable de l'exactitude complète de toutes les informations, car les prix et les services peuvent changer au fil du temps. Nous faisons de notre mieux pour que toutes les informations soient toujours à jour. Nous vous invitons toutefois à vous informer par vous-même avant de prendre une décision finale.