Identifiant Créancier SEPA (ICS) : comment l’obtenir ?

L’identifiant Créancier SEPA (ICS) est obligatoire pour mettre en place un prélèvement SEPA, émettre et recevoir des virements. Cet identifiant unique permet des échanges d’argent sécurisés et traçables entre différents comptes bancaires. Comment obtenir un ICS ? Quelles garanties offre-t-il ? Qonto vous explique les avantages qu’il présente pour votre entreprise.

L’Identifiant Créancier SEPA (ICS) est une suite de 13 caractères, chiffres et lettres, issus de 4 éléments :

• l’identifiant du pays dans lequel l’entreprise est immatriculée ;
• une clé de contrôle ;
• le code activité correspondant à celui de l’entreprise ;
• le numéro d’émetteur.

L’ICS est attribué à une entreprise par la Banque de France au travers d’un intermédiaire financier. Depuis 2014, il remplace le Numéro National d’Émetteur (NNE) et répond à la norme SEPA.

Le numéro ICS est unique. Il n’a aucun lien avec le numéro IBAN, le BIC, le numéro de Relevé d’Identité Bancaire (RIB) ou toutes autres coordonnées bancaires de l’entreprise.

De plus, il est inchangeable. Même si l’entreprise est amenée à changer de raison sociale, de numéro de compte, de débiteur, d’adresse ou de dirigeant.

SEPA signifie « espace unique de paiement en euro ». Son but est de faciliter et de sécuriser les paiements entre professionnels, ou entre professionnels et particuliers, au sein de la zone Euro. Ainsi les échanges économiques sont aussi faciles à l’intérieur d’un seul pays qu’entre deux pays de la zone Euro.

Un prélèvement SEPA fait intervenir trois acteurs :

• le créancier, c’est-à-dire celui qui émet la facture et doit être payé ;
• une banque ou un intermédiaire financier comme Qonto ;
• le payeur, c’est-à-dire le client particulier ou professionnel dont le compte va être débité par prélèvement automatique.

Le créancier et le payeur signent un mandat de prélèvement, une autorisation qui a une valeur légale. Ce mandat de prélèvement présente l’Identifiant Créancier SEPA et est conclu pour un montant précis.

Opter pour le prélèvement SEPA est rentable pour une entreprise si :

• elle réalise une prestation récurrente pour le même client (fournisseur d’énergie ou d’accès à Internet, abonnement, prestation de service intellectuel…) ;
• ou elle travaille de manière régulière pour le même client (livraison de marchandises, prestation de services…).

Le prélèvement SEPA participe à la bonne tenue de la trésorerie puisque les mandats de prélèvement permettent de prévoir les dates de rentrée d’argent.

Il contribue aussi à maintenir une bonne relation client. En effet, il offre des garanties aussi bien aux créanciers qu’aux clients.

En tant que norme bancaire partagée entre plusieurs pays européens, l’Identifiant Créancier SEPA offre des garanties pour sécuriser les transactions :

• le créancier doit obligatoirement informer le payeur avant chaque échéance au travers de notifications ;
• l’origine de chaque prélèvement SEPA est vérifiée ;
• un prélèvement SEPA peut être rejeté et faire l’objet d’une contestation.

Ainsi les clients qui sont prélevés automatiquement sont protégés contre les erreurs de paiement et les fraudes.

En cas de prélèvement SEPA autorisé :

Lors d’un prélèvement SEPA autorisé (avec mandat de prélèvement valide et signé), le payeur dispose de 8 semaines après le débit du compte bancaire pour faire une réclamation. Sa banque lui rembourse la somme dans un délai de dix jours ouvrables.

En cas de prélèvement SEPA non autorisé :

Lors d’un prélèvement SEPA non autorisé (sans mandat de prélèvement ou avec mandat invalide), le payeur peut contester :

• dans un délai de 13 mois à compter de la date de débit du compte pour les entreprises de l’Espace Économique Européen (EEE) ;
• dans un délai de 70 jours pour les autres.

De plus, les agios éventuellement appliqués en raison de ce prélèvement frauduleux doivent être remboursés.

Pour obtenir un Identifiant Créancier SEPA auprès de la Banque de France, mieux vaut passer par un intermédiaire. Il peut s’agir de votre banque ou du partenaire financier auprès duquel vous détenez votre compte professionnel. Zoom sur la marche à suivre.

Pour obtenir un ICS, vous devez fournir des pièces justificatives prouvant que votre entreprise :

• exerce une activité en France ;
• est capable de respecter les règles de la zone SEPA ou les modalités pour réaliser des prélèvements SEPA, et plus globalement qu’elle s’engage à réduire les risques d’erreurs pour maintenir la réputation du système ;
• s’engage à rembourser la banque ou son partenaire financier si un ou plusieurs clients sollicitent un dédommagement ;
• possède les ressources financières nécessaires pour rembourser ses clients en cas de rejet de prélèvement.

Faites la demande d'ICS auprès de votre conseiller ou via votre interface en ligne.

La banque vérifie votre activité, votre solvabilité et votre capacité à gérer les contestations éventuelles.

Le délai d’attribution est compris entre 3 jours et 3 semaines en moyenne. En effet, l’entreprise doit répondre à certains critères d’éligibilité en fonction de sa raison sociale et en apporter la preuve.

Vous devez alors l'intégrer dans votre logiciel de facturation pour générer vos mandats.

Lors de la gestion des prélèvements, plusieurs erreurs peuvent bloquer vos encaissements ou provoquer des rejets :

• ICS absent du mandat : un mandat de prélèvement sans l'ICS du créancier est juridiquement invalide. Si vous obtenez votre ICS après avoir fait signer des mandats, vous devez informer vos clients de votre nouvel identifiant (sans forcément refaire signer le mandat si c'est le seul changement) ;
• Confusion code activité (ZZZ) : beaucoup d'entreprises pensent que le code "ZZZ" est fixe. C'est le cas par défaut, mais si vous gérez plusieurs activités distinctes sous le même SIREN, vous pouvez demander des ICS secondaires avec des codes différents (ex: "LOC" pour location, "SRV" pour service) pour mieux trier vos encaissements ;
• ICS invalide ou radié : si vous changez de banque et clôturez le compte lié à l'ICS sans faire de portabilité, l'ICS peut être invalidé. Assurez-vous de maintenir votre ICS actif lors d'un changement d'établissement bancaire.

L'ICS est attaché à la personne morale (SIREN), pas uniquement au compte bancaire. Cela implique des règles spécifiques :

• Changement de banque (Portabilité) : l'ICS vous appartient. Si vous changez de banque pro (ex: passage d'une banque traditionnelle à Qonto), vous n'avez pas besoin d'un nouvel ICS. Vous devez simplement demander le transfert de gestion de votre ICS actuel vers votre nouvelle banque. Vos mandats clients restent valides (pas besoin de les refaire signer) ;
• Multi-entités (Holding) : si vous avez plusieurs structures juridiques (plusieurs SIREN), chaque entité doit posséder son propre ICS pour prélever ses clients. Une holding ne peut pas utiliser son ICS pour encaisser les factures de sa filiale ;
• Cessation d'activité : en cas de fermeture de l'entreprise, l'ICS doit être résilié. Toute tentative de prélèvement ultérieure serait considérée comme frauduleuse.

Vous voulez mettre en place le prélèvement SEPA dans votre entreprise ? Avec Qonto, il vous suffit d’ouvrir un compte pro et de confirmer votre identité. Vous pourrez mettre en place vos premiers prélèvements SEPA en quelques clics.

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