Facturen worden niet betaald: wat kun je doen als een klant niet betaalt?

Als een factuur niet wordt betaald, doorloop je vier stappen: een vriendelijke betalingsherinnering, een formele aanmaning (ingebrekestelling), het berekenen en in rekening brengen van wettelijke rente en incassokosten, en — als dat niets oplevert — een incassobureau, deurwaarder of de kantonrechter inschakelen. Hieronder vind je elke stap met een voorbeeld, een rekenvoorbeeld en tips om te voorkomen dat het zover komt.

Volgens het officiële stappenplan van Ondernemersplein doorloop je bij een onbetaalde factuur altijd dezelfde escalatieladder: eerst informeel, dan formeel, en pas daarna juridisch. De meeste onbetaalde facturen worden al opgelost in de eerste twee stappen — een incassobureau of rechtszaak is het laatste, niet het eerste middel.

Een herinnering is bewust vriendelijk van toon: je gaat er nog vanuit dat de klant de factuur over het hoofd heeft gezien. Vermeld het factuurnummer, de vervaldatum en het openstaande bedrag, en geef een korte, redelijke nieuwe betaaltermijn (meestal 7 dagen). Op dit punt breng je nog geen extra kosten in rekening.

Betaalt de klant na de herinnering nog steeds niet, dan stuur je een formele aanmaning: de ingebrekestelling. Dit is een belangrijk juridisch moment, want pas na een aanmaning met een redelijke betaaltermijn mag je wettelijke rente en incassokosten gaan rekenen.

Betreft: ingebrekestelling factuur [factuurnummer]

Geachte heer/mevrouw [naam],
Op [datum] hebben wij factuur [factuurnummer] ter waarde van € [bedrag] naar u verzonden, met een betaaltermijn tot [vervaldatum]. Tot op heden hebben wij geen betaling ontvangen.

Wij verzoeken u dringend om het openstaande bedrag binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief te voldoen. Blijft betaling binnen deze termijn uit, dan bent u vanaf dat moment wettelijke rente en incassokosten verschuldigd.

Met vriendelijke groet,

[naam en bedrijfsgegevens]

Zodra de termijn uit de aanmaning is verstreken, mag je twee soorten kosten in rekening brengen: wettelijke (handels)rente over het openstaande bedrag, en incassokosten als vergoeding voor je inspanningen.

Voor transacties tussen bedrijven (B2B) geldt de wettelijke handelsrente, die twee keer per jaar wordt vastgesteld en substantieel hoger ligt dan de rente voor consumenten. De formule:

$Rente = Factuurbedrag \times Rentepercentage \times \frac{Aantal\ dagen\ te\ laat}{365}$

Deze percentages wijzigen telkens per 1 januari en 1 juli. Check het actuele percentage altijd bij Ondernemersplein voordat je een bedrag int.

Incassokosten volgen een wettelijke staffel: een oplopend percentage over opeenvolgende delen van het factuurbedrag, met een minimum van € 40.

De uitkomst kent een minimum van € 40. Voor de actuele staffel en eventuele maxima is de officiele regeling van de Rechtspraak de betrouwbaarste bron.

Blijft betaling ook na de aanmaning en de extra kosten uit, dan kun je de vordering overdragen aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder. Zij hebben meer drukmiddelen dan jijzelf, maar rekenen daar ook kosten voor — weeg dit af tegen de hoogte van het factuurbedrag.

Bij bedragen tot € 25.000 loopt een procedure via de kantonrechter, die relatief laagdrempelig is en niet altijd een advocaat vereist. Dit is een laatste stap: reken op extra tijd, mogelijke proceskosten en het risico dat een onwillige klant alsnog niet kan betalen, ook na een vonnis.

Dit voorbeeld laat zien dat het financiële risico voor de klant snel oploopt — vaak al genoeg reden om alsnog te betalen zodra de aanmaning met deze bedragen op tafel ligt.

• Werk met korte, duidelijke betaaltermijnen (bijvoorbeeld 14 dagen) en vermeld deze expliciet op de factuur.
• Vraag bij grote opdrachten een aanbetaling of werk met deelfacturen in plaats van één groot bedrag achteraf.
• Check nieuwe klanten vooraf bij twijfel, bijvoorbeeld via een kredietcheck of referenties.
• Verstuur facturen direct na levering — hoe later je factureert, hoe later je betaald wordt en hoe makkelijker een factuur vergeten wordt.
• Automatiseer herinneringen zodat een late betaling nooit afhankelijk is van of jij toevallig aan opvolgen denkt.

• Direct een incassobureau inschakelen zonder eerst zelf een herinnering en aanmaning te sturen.
• Wettelijke rente of incassokosten rekenen zonder eerst een aanmaning met betaaltermijn te hebben gestuurd — dat mag juridisch niet.
• Te lang wachten met actie ondernemen, waardoor het bedrag oploopt en de kans op betaling juist afneemt.
• Geen schriftelijk bewijs bewaren van herinneringen en aanmaningen, wat een eventuele procedure bemoeilijkt.

De beste manier om met onbetaalde facturen om te gaan, is voorkomen dat ze ontstaan. Met online facturatie waarbij je klanten automatisch kunt herinneren aan openstaande betalingen zie je in één oogopslag welke facturen over de vervaldatum zijn. Via realtime cashflowbeheer houd je bovendien overzicht over het effect van late betalers op je liquiditeit, en met snellere betaalopties voor je klanten verklein je de kans dat een factuur uberhaupt te laat wordt betaald.