Factura electrónica B2B, gratis y sin sorpresas

La Ley Crea y Crece establece los siguientes requisitos para las facturas electrónicas entre empresas y autónomos (B2B):

• Formato estructurado conforme al estándar europeo EN16931, sin papel ni PDF.
• Firma electrónica avanzada o sello electrónico en cada factura.
• Código único de identificación por factura.
• Conservación segura durante un mínimo de 5 años.
• Datos obligatorios: información fiscal, identificación del emisor y del receptor, y detalle de la operación.
• Transmisión segura y cifrada de la información.
• Trazabilidad completa: emisión, aceptación o rechazo, y estado del pago.
• Copia a la Agencia Tributaria cuando se emite a través de una plataforma privada.
• Interoperabilidad entre plataformas privadas y la solución pública de facturación.

Estos requisitos están estrechamente ligados con sistema VeriFactu, que exige que el propio software de facturación esté certificado a nivel fiscal.

Es importante distinguir entre una factura digital y una factura electrónica. Una factura digital es un documento tradicional (factura en papel) convertido a formato digital (PDF o imagen escaneada), pero no cumple con los requisitos de la nueva normativa porque carece de la información estructurada que exige la regulación española.

Con la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria, ya no bastará con digitalizar facturas en papel. La normativa exige un formato electrónico estructurado que permita el procesamiento automatizado y su verificación.

La normativa española establece los datos que debe incluir cualquier factura electrónica. Estos son los principales:

1. Número único de identificación.
2. Fecha de emisión y fecha de la operación (si es diferente).
3. Datos completos del emisor: nombre, NIF o CIF y domicilio fiscal.
4. Información del receptor: denominación, NIF o CIF y dirección.
5. Descripción detallada de los productos o servicios facturados.
6. Base imponible de la operación y tipo de IVA aplicado.
7. Importe total de la factura en euros.
8. Forma de pago establecida y datos bancarios cuando corresponda.
9. Serie de facturación (si aplica).
10. Referencias específicas (para facturas rectificativas).
11. Período de facturación (si aplica).
12. Retenciones e impuestos.
13. Descuentos y cargos adicionales (si aplican).

El Real Decreto 238/2026, que desarrolla la Ley Crea y Crece, regula la factura electrónica entre empresas y autónomos (B2B). Estos son sus aspectos clave:

• Obligatoriedad para todas las empresas y profesionales, independientemente de su tamaño o sector.
• Implementación gradual con un calendario escalonado: primero las empresas con más facturación, y un año después el resto de empresas y autónomos.
• Formato estructurado conforme al estándar europeo EN16931.
• Modelo mixto: plataformas privadas interconectadas y una solución pública gestionada por la AEAT, que actúa como repositorio.
• Comunicación obligatoria del estado de la factura: aceptación, rechazo y momento del pago.
• Interoperabilidad gratuita entre plataformas privadas y con la solución pública.
• Requisitos de seguridad y firma electrónica en cada factura.
• Conservación de las facturas durante el período establecido por la normativa.
• Sanciones por incumplimiento, según la gravedad de la infracción.
• VeriFactu va de la mano de esta normativa: exige además que el propio software de facturación esté certificado fiscalmente, con validación en tiempo real ante la Agencia Tributaria.

VeriFactu se ha retrasado por tercera vez. Así queda el calendario (sujeto a cambios):

• VeriFactu: 1 de octubre de 2028, para empresas y autónomos.
• Factura electrónica B2B (grandes empresas): previsiblemente 2027.
• Factura electrónica B2B (resto de empresas y autónomos): previsiblemente 2028, coincidiendo con VeriFactu.

Se recomienda adaptar tu facturación con antelación para no llegar con prisas.

Para cumplir con la factura electrónica B2B, tu herramienta de facturación debe:

• Generar facturas en formato estructurado (EN16931), no en PDF ni en papel.
• Conectarse con otras plataformas privadas o con la solución pública de la AEAT (interoperabilidad).
• Permitir comunicar el estado de cada factura: aceptada, rechazada o pagada.
• Firmar electrónicamente cada factura y asignarle un código único.

Esto va de la mano de VeriFactu, que exige además que el software con el que facturas (a empresas, particulares o administraciones) esté certificado fiscalmente.

La administración española ha implementado un sistema integral de validación centralizado en VeriFactu que verifica en tiempo real que las facturas cumplen con los requisitos del reglamento.

El proceso de validación incluye las siguientes verificaciones:

1. Autenticidad e integridad: comprobación de registro, certificado digital válido y que la información no ha sido alterada desde su emisión.
2. Formato correcto: verificación automática del formato y campos obligatorios.
3. Validación fiscal: control automático de datos fiscales y NIF/CIF.
4. Cálculos correctos: verificación de importes, impuestos y totales.

El sistema de validación funciona de la siguiente manera:

1. Envío de la factura a VeriFactu.

2. Comprobaciones automáticas de la plataforma.

3. Generación de código único de validación.

4. Almacenamiento por la administración.

5. Notificación del resultado a las partes.

La administración española ha establecido un régimen sancionador específico para garantizar el cumplimiento del reglamento de facturación electrónica, con sanciones según la gravedad del incumplimiento.

Las multas y sanciones establecidas son:

1. Hasta 3000 € por infracciones leves: no seguir el formato, retrasos o errores menores.
2. Entre 3001 y 20 000 € por infracciones graves: no implementar el sistema en plazo, no usar VeriFactu o incumplir requisitos técnicos.
3. Entre 20 001 y 50 000 € por infracciones muy graves: resistencia sistemática, falsear información u obstaculizar verificaciones.
4. Imposibilidad de participar en contratos públicos hasta subsanar las infracciones.
5. Suspensión temporal de actividades en casos de incumplimiento reiterado.
6. Publicación de infracciones en registros públicos.
7. Auditorías específicas obligatorias y supervisión especial por la administración.