Come gestire la fatturazione elettronica in regime forfettario

Dal 1° gennaio 2024 la fattura elettronica è obbligatoria anche per chi aderisce al regime forfettario. Se hai una Partita IVA forfettaria, devi quindi emettere le fatture in formato XML e trasmetterle al Sistema di Interscambio (SdI).

Rispetto alla fatturazione ordinaria, devi seguire alcune regole specifiche per il regime forfettario.

In questa guida trovi i dati da inserire, le diciture da utilizzare e le istruzioni per inviare correttamente una fattura elettronica in regime forfettario, con un esempio pratico di compilazione e le eccezzioni previste.

L'obbligo di fatturazione elettronica per il regime forfettario è stato introdotto gradualmente:

• Dal 1° luglio 2022, per i contribuenti che nell'anno precedente avevano superato 25.000 € di ricavi o compensi, ragguagliati ad anno.
• Dal 1° gennaio 2024, per tutti gli altri contribuenti forfettari, indipendentemente dall'importo fatturato.

Questo significa che, quando devi emettere una fattura, non basta preparare un PDF e inviarlo al cliente tramite email. Il documento deve essere creato in formato XML e trasmesso attraverso lo SdI.

L'obbligo di fatturazione elettronica non implica, però, che tu debba necessariamente emettere una fattura per ogni vendita. Se svolgi un'attività di commercio al dettaglio o un'altra attività prevista dall'articolo 22 del DPR 633/1972, in determinati casi puoi certificare le operazioni con il documento commerciale, salvo richiesta di fattura da parte del cliente nei termini previsti.

Se sei in regime forfettario e offri prestazioni sanitarie a persone fisiche, si applica una regola specifica:

• Invio tramite SdI: vietato per le fatture relative alle prestazioni sanitarie rese a privati.
• Emissione della fattura: devi consegnare al cliente una fattura in formato cartaceo o digitale, ad esempio PDF.

Il divieto di trasmissione tramite SdI, inizialmente temporaneo, è diventato permanente dal 13 giugno 2025.

Per compilare una fattura elettronica devi indicare i dati della tua attività, quelli del cliente e le informazioni relative ai beni o servizi venduti.

Se sei in regime forfettario, devi inoltre prestare attenzione ai codici che identificano il tuo regime fiscale e spiegano perché non applichi l'IVA.

La tabella mostra come compilare i principali campi di una fattura elettronica ordinaria relativa a un'operazione verso un cliente italiano.

Se il cliente è un consumatore finale residente in Italia, generalmente devi inserire il suo codice fiscale e 0000000 nel campo del codice destinatario. Per conoscere le regole di compilazione e consegna, consulta la guida alla fattura elettronica a privati.

Se invece fatturi a un'azienda o a un professionista, puoi utilizzare il codice destinatario comunicato dal cliente oppure la sua PEC, compilando i campi previsti. Per capire come funziona il recapito delle fatture, puoi approfondire il significato del codice SdI.

I due codici principali da conoscere sono:

• RF19: identifica il regime fiscale forfettario di chi emette la fattura.
• N2.2: indica che l'operazione non è soggetta a IVA. È il codice utilizzato per le normali fatture nazionali emesse dai forfettari.

Il codice N2.2 non va confuso con N2.1, previsto per determinate operazioni non soggette a IVA in Italia per ragioni territoriali.

Se lavori con clienti o fornitori esteri, la compilazione della fattura dipende dal tipo di operazione:

• Fatture a clienti esteri: indica il Paese e i dati identificativi del cliente. Per la trasmissione allo SdI, utilizza il codice destinatario XXXXXXX (sette X). Verifica anche il codice natura IVA: ad esempio, per i servizi generici resi a imprese estere, non soggetti a IVA in Italia per territorialità, si utilizza N2.1.
• Acquisti da fornitori esteri: a seconda dell'operazione, potresti dover integrare la fattura o emettere un'autofattura con i codici TD17, TD18 o TD19 e versare l'IVA dovuta. Per gli acquisti intracomunitari verifica anche gli eventuali obblighi VIES e Intrastat.

Se sei in regime forfettario, nella fattura devi indicare perché non applichi l'IVA e, quando previsto, la ritenuta d'acconto. Devi inoltre segnalare l'imposta di bollo quando dovuta.

Vediamo quali indicazioni inserire e in quali casi.

Per le normali operazioni effettuate in Italia, devi specificare che la fattura è emessa senza applicazione dell'IVA perché aderisci al regime forfettario.

Puoi utilizzare questa dicitura:

Operazione senza applicazione dell'IVA ai sensi dell'art. 1, comma 58, Legge n. 190/2014 e successive modificazioni.

Devi inoltre selezionare il codice natura IVA N2.2, previsto per le operazioni non soggette a IVA per motivi diversi dalla territorialità.

Se fatturi compensi o ricavi a un cliente che normalmente dovrebbe applicare una ritenuta d'acconto, devi dichiarare che il reddito è soggetto all'imposta sostitutiva del regime forfettario.

Puoi inserire questa dicitura:

Compenso non soggetto a ritenuta d'acconto ai sensi dell'art. 1, comma 67, Legge n. 190/2014, in quanto soggetto a imposta sostitutiva.

Questa indicazione comunica al cliente che non deve trattenere la ritenuta d'acconto sul pagamento.

Per le fatture dei forfettari di importo superiore a 77,47€, è generalmente prevista un'imposta di bollo di 2€, salvo specifiche esenzioni.

Se il bollo è dovuto, nel programma di fatturazione elettronica devi:

• Selezionare l'opzione «Bollo virtuale», valorizzando il relativo campo con «SI».
• Versare successivamente l'imposta secondo le scadenze previste.

Per la fattura elettronica è sufficiente compilare correttamente il campo dedicato al bollo: non serve aggiungere una dicitura testuale nelle note.

Per le normali fatture emesse in regime forfettario, devi applicare un'imposta di bollo di 2 € quando l'importo supera 77,47 €.

A differenza delle fatture cartacee, non devi acquistare una marca da bollo fisica. Durante la compilazione della fattura elettronica, ti basta selezionare Sì nel campo dedicato al bollo virtuale.

Puoi sostenere direttamente i 2€ oppure addebitarli al cliente. In entrambi i casi, devi indicare il bollo nella fattura elettronica, mentre il versamento avviene successivamente, secondo le scadenze trimestrali previste.

Se addebiti il bollo al cliente, ricorda che i 2 € concorrono ai tuoi ricavi o compensi in regime forfettario.

L'imposta di bollo non viene pagata nel momento in cui invii la fattura allo SdI.

L'Agenzia delle Entrate controlla trimestralmente le fatture elettroniche emesse e mette a disposizione gli importi dovuti nell'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.

Puoi effettuare il pagamento direttamente dal portale, con addebito sul conto indicato, oppure tramite modello F24 telematico.

Le scadenze ordinarie sono:

Se la scadenza cade in un giorno festivo, il pagamento slitta al primo giorno lavorativo successivo.

Vediamo come compilare una fattura elettronica in regime forfettario in due situazioni comuni: una prestazione professionale per un'azienda italiana e una consulenza per un cliente estero.

Supponiamo che tu sia un freelance in regime forfettario e debba fatturare 1.000€ per un servizio di consulenza a un'azienda italiana.

La fattura è senza IVA e il cliente non deve trattenere la ritenuta d'acconto. Devi invece indicare l'imposta di bollo di 2€, perché l'importo supera 77,47€.

In questo esempio, supponiamo che tu abbia concordato di addebitare il bollo al cliente.

La fattura conterrà questi dati:

Nelle note della fattura puoi inserire queste diciture:

Operazione senza applicazione dell'IVA ai sensi dell'art. 1, comma 58, Legge n. 190/2014 e successive modificazioni.

Compenso non soggetto a ritenuta d'acconto ai sensi dell'art. 1, comma 67, Legge n. 190/2014, in quanto soggetto a imposta sostitutiva.

Se addebiti il bollo al cliente, inserisci i 2€ come voce della fattura con codice natura N2.2. Questo importo concorre alla formazione dei tuoi compensi. Devi inoltre attivare il campo «Bollo virtuale», perché il versamento dell'imposta resta a tuo carico.

Se preferisci sostenere direttamente il bollo, il cliente pagherà soltanto 1.000€.

Supponiamo ora che tu debba fatturare 800€ per una consulenza a un'azienda francese con partita IVA, che acquista il servizio per la propria attività.

Trattandosi di una prestazione di servizi generica tra imprese di Paesi UE diversi, l'operazione segue le regole sulla territorialità IVA dell'articolo 7-ter del DPR 633/1972.

La fattura viene emessa senza IVA italiana, ma devi utilizzare il codice natura N2.1, anziché N2.2, e indicare l'inversione contabile.

Ecco un esempio di compilazione, supponendo che il bollo di 2€ rimanga a tuo carico:

Per questa operazione devi inoltre riportare INVCONT nel campo «TipoDato» della sezione «Altri dati gestionali» del file XML, secondo le modalità previste dal programma di fatturazione.

Nelle note della fattura puoi inserire questa dicitura:

Operazione non soggetta a IVA in Italia ai sensi dell'art. 7-ter del DPR 633/1972. Inversione contabile ai sensi dell'art. 21, comma 6-bis, lettera a), del DPR 633/1972. Contribuente in regime forfettario ai sensi dell'art. 1, commi da 54 a 89, Legge n. 190/2014.

In questo esempio il bollo di 2€ rimane a tuo carico, quindi il cliente paga 800€. Devi comunque indicarlo nel campo «Bollo virtuale» e versarlo successivamente secondo le scadenze previste.

Prima di emettere la fattura, verifica la partita IVA del cliente attraverso il sistema VIES e controlla che la tua partita IVA sia abilitata alle operazioni intracomunitarie. Per una normale consulenza B2B resa a un'impresa francese devi inoltre presentare l'elenco Intrastat relativo ai servizi resi.

In entrambi gli esempi devi inserire anche la data della fattura. Gli importi riportati non comprendono eventuali contributi previdenziali o rivalse, che dipendono dalla tua attività.

Una volta raccolti i dati necessari, puoi creare e trasmettere la fattura elettronica utilizzando il portale dell'Agenzia delle Entrate oppure un software di fatturazione.

I passaggi principali sono quattro:

1. Compila la fattura. Inserisci i dati del cliente, la descrizione della prestazione, gli importi e le informazioni fiscali previste per il tuo regime.
2. Controlla il documento. Verifica il codice destinatario, la numerazione, la data, i codici RF19 e N2.2 quando applicabili e l'eventuale bollo elettronico.
3. Invia la fattura allo SdI. Il sistema riceve il file XML, controlla i dati e, se non rileva errori, gestisce il recapito al destinatario.
4. Verifica l'esito dell'invio. Controlla che il documento non sia stato scartato. In caso di scarto, devi correggere l'errore e trasmetterlo nuovamente.

Per le fatture immediate, il termine ordinario di emissione è di 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione.

Per le prestazioni di servizi a clienti italiani, in linea generale l'operazione si considera effettuata al momento del pagamento.

Se lavori per un cliente con un compenso mensile, puoi però emettere la fattura alla fine del mese per il lavoro svolto, anche se riceverai il pagamento più avanti. In questo caso, ai fini della fatturazione conta la data del documento, dalla quale decorrono i 12 giorni per trasmetterlo allo SdI.

Se invece ricevi il pagamento prima di emettere la fattura, il termine decorre dall'incasso. Per le vendite di beni e alcune prestazioni a clienti esteri possono valere regole diverse.

Dopo l'emissione, devi anche conservare le fatture elettroniche a norma di legge. Puoi utilizzare il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, dopo avervi aderito, oppure un servizio di conservazione digitale dedicato.

Se sei in regime forfettario ed emetti poche fatture o qualche decina all'anno, spesso ti basta un software di fatturazione essenziale, senza le funzionalità avanzate di un gestionale completo.

L'importante è scegliere una soluzione con costi contenuti, che ti permetta di creare e inviare le fatture elettroniche in pochi passaggi, riutilizzare i dati dei clienti e controllare facilmente quali fatture sono state pagate e quali sono ancora da incassare.

Qonto risponde a queste esigenze, offrendo la fatturazione elettronica integrata nel conto business e strumenti per monitorare gli incassi e riconciliare automaticamente le fatture con i pagamenti.

Con Qonto Starter hai la fatturazione elettronica inclusa in un conto business a 0 € al mese, senza costi di apertura. Il piano è disponibile per liberi professionisti e ditte individuali idonei. Alcune operazioni del conto e servizi aggiuntivi sono a pagamento.

Puoi creare, inviare, ricevere e conservare fatture elettroniche a norma di legge, senza dover utilizzare un software separato. Puoi anche preparare preventivi e trasformarli in fatture, riutilizzando i dati dei clienti per velocizzare la compilazione.

Qonto ti permette inoltre di controllare lo stato delle fatture e inviare solleciti di pagamento. Grazie alla riconciliazione automatica, abbina le fatture ai movimenti del conto quando individua una corrispondenza, così puoi verificare rapidamente quali clienti hanno pagato. Per automatizzare i solleciti è disponibile un'estensione a pagamento.