Calcolare l'indennità di trasferta per i tuoi dipendenti

Se la tua attività richiede che i lavoratori di tanto in tanto viaggino per lavoro, ci sono alcuni aspetti riguardo alla trasferta di lavoro, che devi conoscere. Uno di questi è l’indennità di trasferta, che, insieme alle spese di trasferta, compone il costo della trasferta di lavoro.

In questo articolo trovi una spiegazione dell’indennità di trasferta, che cos’è, come si calcola, quando i lavoratori ne hanno diritto, così come altre informazioni fondamentali sui contratti collettivi nazionali di lavoro e gli obblighi per la tua impresa. Infine, ti spieghiamo come Qonto ti aiuta a gestire le spese di trasferta da un punto di vista contabile e fiscale.

L’indennità di trasferta è la somma che riconosci ai tuoi dipendenti che, per esigenze lavorative, svolgono la propria attività in una sede di lavoro diversa rispetto alla quella abituale, per un tempo limitato. Si tratta di una forma di compenso aggiuntiva che ha lo scopo di ripagare economicamente i disagi derivanti dallo spostamento e dalla permanenza fuori sede.

L’indennità non sostituisce il rimborso delle spese sostenute, ma, come vedremo dopo, lo può includere.

Per quanto riguarda le modalità e gli importi delle indennità, sono regolati dai contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL) o essere definiti direttamente dall’azienda. Mentre l’articolo 51, comma 5, del TUIR disciplina il trattamento fiscale delle indennità di trasferta.

L’indennità di trasferta serve a coprire i costi extra e i disagi che il lavoratore può sostenere durante la trasferta, ad esempio:

A seconda delle policy aziendali o del CCNL di riferimento, l’indennità può essere corrisposta come importo unico forfettario, oppure in forma mista, composta dall’indennità più i rimborsi documentati.

L’indennità di trasferta e il rimborso spese sono due strumenti distinti per gestire le trasferte lavorative.

L’indennità di trasferta è un importo forfettario riconosciuto al lavoratore per compensare il disagio dello spostamento e la permanenza fuori sede, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute.

Il rimborso spese consiste nella restituzione delle somme spese dal dipendente durante la trasferta, ben documentate con scontrini, ricevute o fatture.

Di seguito riportiamo l’iter dei possibili passaggi che portano al riconoscimento di un’indennità a favore del lavoratore:

1. L’azienda richiede la disponibilità al dipendente di andare in trasferta (ad esempio da un cliente o fornitore). In alternativa, il dipendente comunica la necessità di effettuare una trasferta e richiede l’autorizzazione al responsabile o all’ufficio HR
2. Vengono definite le date, la destinazione, i mezzi di trasporto e l’alloggio, se necessario
3. L’azienda conferma per iscritto le condizioni della trasferta, specificando se verrà riconosciuta un’indennità forfettaria, un rimborso spese o una formula mista
4. Il dipendente svolge le attività previste nella sede concordata
5. Al termine della trasferta o durante, il dipendente presenta un resoconto dettagliato e le ricevute delle spese sostenute
6. L’azienda procede con il pagamento del rimborso e dell’indennità di trasferta, secondo le modalità e i tempi stabiliti

Questa procedura ha il doppio vantaggio di aiutare la tua azienda a mantenere il controllo dei costi, e ai tuoi dipendenti di capire con chiarezza quali sono i loro diritti e doveri.

Esistono diverse modalità per riconoscere l’indennità di trasferta ai dipendenti, ciascuna con specifiche caratteristiche, vantaggi e svantaggi. La scelta della tipologia dipende spesso dal CCNL di riferimento e dalle policy aziendali. Le principali opzioni sono:

• Rimborso forfettario: l’azienda riconosce un importo fisso giornaliero o per ogni trasferta, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute dal lavoratore.
• Formula mista: prevede un’indennità forfettaria a cui si aggiungono rimborsi per alcune spese specifiche (come pernottamento o trasporti).

Inoltre, esiste la possibilità del rimborso a piè di lista, dove il dipendente riceve il rimborso delle spese realmente sostenute, documentate tramite scontrini, fatture e ricevute, senza alcuna indennità di trasferta.

Vediamo ora i vantaggi e gli svantaggi di ogni tipo di rimborso:

La scelta della tipologia più adatta deve tenere conto sia delle esigenze aziendali sia delle specifiche previste dal contratto collettivo applicato.

L’indennità spetta se prevista dal CCNL applicato, dagli accordi individuali e dalle politiche aziendali.

In generale viene riconosciuta ogni volta che viene richiesto al lavoratore di svolgere la propria attività lavorativa temporaneamente in un luogo diverso dalla sede abituale, su incarico dell’azienda.

Molti contratti collettivi disciplinano in modo dettagliato quando e come deve essere erogata, spesso fissando distanze minime dalla sede, durata della trasferta o condizioni particolari, ad esempio, trasferte fuori comune o fuori regione.

Per i lavoratori, è importante sapere che l’indennità di trasferta non è dovuta nei casi in cui lo spostamento rientra nell’ambito ordinario delle mansioni (ad esempio, per il personale viaggiante).

Per le aziende, è fondamentale verificare quanto stabilito dal proprio CCNL e, se necessario, disciplinare le trasferte con specifiche politiche e processi interni, così da garantire trasparenza e correttezza nei confronti dei dipendenti.

La formula base per calcolare l’indennità di trasferta è:

Ma l’intero calcolo varia significativamente dal tipo di rimborso che scegli di usare.

Ricordati di considerare l’indennità come una sorta di premio e non in sostituzione del rimborso delle spese sostenute.

Con la modalità mista, l’indennità parte dal rimborso delle spese realmente sostenute e documentate, a cui si aggiunge l’indennità prevista dal CCNL o dalla policy aziendale, per ogni giorni di trasferta.

Con la modalità forfettaria, il calcolo risulta più complicato. In quanto, se l’indennità è troppo alta, l’azienda sborsa più soldi di quanto necessario, se troppo bassa i dipendenti rischiano di rimetterci soldi di tasca propria, causando possibili frizioni e disincentivando i dipendenti dall’andare in trasferta.

In ogni caso, è fondamentale consultare il contratto collettivo di riferimento e le policy interne per determinare con precisione le modalità di calcolo e gli importi spettanti ai lavoratori.

Le regole e gli importi dell’indennità di trasferta variano tra i diversi Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL). Di seguito trovi una tabella riepilogativa che confronta le principali disposizioni dei CCNL più diffusi in Italia.

Gli importi e le condizioni possono subire aggiornamenti. Prima di modificare la tua politica aziendale per le trasferte, consulta sempre il testo integrale e aggiornato del CCNL di riferimento.

Il pagamento dell’indennità di trasferta deve avvenire in modo tracciabile e conforme alle normative fiscali e contrattuali. Solitamente l’importo viene liquidato insieme alla busta paga del mese di riferimento.

È essenziale che il pagamento sia supportato da una documentazione dettagliata, che attesti la trasferta e le eventuali spese accessorie, così da garantire trasparenza e correttezza sia verso il dipendente sia nei confronti dell’Agenzia delle Entrate in caso di controlli.

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