Costi di trasporto: guida completa per imprese e professionisti

Per le aziende italiane, i costi di trasporto rappresentano una voce significativa nel bilancio, con la maggior parte della logistica che si muove ancora su ruote. Come altri costi, anche le spese di trasporto possono essere dedotte, se gestite correttamente. In questa guida, scopriremo come calcolare e gestire le spese di trasporto per beni e persone secondo la normativa vigente e come Qonto può aiutarti a ottimizzare le spese e ridurre gli sprechi.

Le spese di trasporto nel contesto aziendale comprendono tutti i costi sostenuti per la movimentazione di merci e persone nell'ambito dell'attività d'impresa. Queste spese si dividono principalmente in due categorie:

• i costi legati al trasporto delle merci
• quelli relativi agli spostamenti del personale

Nel primo gruppo troviamo le spese per la spedizione e la logistica, come il trasporto di materie prime verso gli stabilimenti o la consegna dei prodotti finiti ai clienti. Questi costi possono includere non solo il trasporto in sé, ma anche servizi accessori (vedi il paragrafo successivo).

Il secondo gruppo comprende invece tutte le spese legate al costo del viaggio per le trasferte aziendali, dai viaggi commerciali alla partecipazione a fiere ed eventi, fino alle visite presso clienti e fornitori. In questo caso, oltre al costo del trasporto in sé, rientrano anche spese correlate, come vitto e alloggio.

Quando si parla di spese di trasporto in ambito aziendale, è importante distinguere anche le cosiddette spese di trasporto accessorie. Con questo termine si indicano quei costi che, pur non essendo direttamente legati al trasporto principale delle merci o delle persone, risultano necessari o utili per completare la movimentazione e la consegna.

Le spese accessorie possono includere:

• I costi di imballaggio speciale richiesto per la spedizione
• Le spese di assicurazione della merce durante il trasporto
• I costi di carico e scarico presso i magazzini o i punti di consegna
• Oneri doganali e tasse di importazione/esportazione
• Commissioni per spedizionieri o agenti intermediari
• Costi di magazzinaggio temporaneo legato al trasporto

Queste spese, se correlate alla movimentazione delle merci, e correttamente documentate, vengono considerate parte integrante del costo di trasporto e, nella contabilità aziendale, possono essere sommate al valore complessivo della merce acquistata o venduta.

Il calcolo delle spese di trasporto richiede un approccio metodico che tenga conto di diversi fattori. Per le merci, occorre considerare non solo il costo diretto del trasporto, ma anche eventuali oneri accessori come assicurazioni, imballaggi speciali o servizi di handling (carico e scarico).

Per le trasferte del personale, il calcolo deve includere tutti i costi di viaggio, dalle spese per carburante o biglietti ai pedaggi autostradali. Nel caso di utilizzo di auto proprie, si applicano le tariffe chilometriche stabilite dalle normative vigenti.

Il trattamento IVA dei servizi di trasporto segue regole precise stabilite dall'articolo 7-ter del DPR n. 633/72. Il principio fondamentale è che per i servizi resi a soggetti che sono passivi d'imposta, la territorialità dell'IVA è determinata dal luogo in cui il committente è stabilito, e non dal percorso che effettua la merce per arrivare a destinazione.

Questo significa che quando la tua azienda, italiana, riceve servizi di trasporto da fornitori esteri, devi applicare il reverse charge e quando fornisci servizi di trasporto a clienti business (B2B) di altri paesi UE, devi emettere la fattura senza IVA.

Negli ultimi anni l’Unione Europea ha introdotto diverse novità in materia di IVA per i trasporti intracomunitari di beni. Dal 2020, con le cosiddette “Quick Fixes”, sono stati rafforzati i requisiti relativi alla documentazione e il principio della territorialità, al fine di dimostrare l’effettivo spostamento delle merci tra Stati membri.

Oggi, per poter applicare il regime di non imponibilità o il reverse charge, devi conservare e fornire documentazione precisa che attesti la movimentazione della merce e l’identità dei soggetti coinvolti. Queste regole si applicano anche ai servizi di trasporto accessori collegati all’operazione principale.

La detraibilità delle spese di trasporto varia in base alla natura del costo e a quanto è inerente all'attività della tua impresa. Per i trasporti legati alle merci, la detraibilità è generalmente del 100%, purché i costi siano:

• Effettivamente sostenuti
• Documentati correttamente
• Inerenti all'attività d'impresa
• Registrati secondo le norme contabili

Per le spese di trasferta del personale, occorre rispettare i limiti previsti dalla normativa fiscale. Ad esempio, per i rimborsi chilometrici nel 2025 si applicano tariffe specifiche che variano in base alla distanza percorsa.

La tracciabilità delle spese di trasporto è fondamentale per rendere le spese detraibili ai fini fiscali. Ogni movimento deve essere documentato attraverso con:

• Fatture elettroniche
• Documenti di trasporto (DDT) per le merci, o documentazione della trasferta per le persone
• Ricevute di pagamento

La complessità della gestione dei costi di trasporto richiede strumenti adeguati all'era digitale. Un conto business come Qonto semplifica la gestione quotidiana delle spese, incluse quelle di trasporto.

Qonto permette di digitalizzare immediatamente gli scontrini e le ricevute attraverso l'app mobile, basta una foto. Le spese vengono categorizzate automaticamente per tipo. Per le trasferte aziendali, è possibile assegnare carte di pagamento ai dipendenti con limiti personalizzati, mantenendo il controllo in tempo reale su tutte le spese.

L'integrazione con i principali software contabili garantisce che ogni movimento sia correttamente registrato e pronto per le dichiarazioni fiscali. Questo approccio digitale non solo riduce il rischio di errori, ma ti libera tempo prezioso che puoi dedicato alla crescita del tuo business.

L’uso corretto della partita doppia nei costi di trasporto permette di avere una visione chiara e dettagliata della spesa, sia in ottica gestionale sia fiscale. Nello specifico ti aiuta a distinguere tra spese legate all’acquisto, alla vendita o alle trasferte interne, facilitandoti durante rendicontazione e la preparazione dei bilanci.

Quando sostieni un costo di trasporto legato all’acquisto di materie prime o merci, la scrittura è la seguente:

Così facendo, il costo del trasporto va ad aumentare il valore delle merci acquistate e contribuisce a definire il valore di magazzino.

Se la spesa di trasporto è relativa a una vendita, la scrittura funziona così:

In questo modo evidenzi il costo come onere commerciale, separato dal valore della vendita.