Il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico entra in gioco quando un dipendente o un professionista si trova a dover realizzare una trasferta lavorativa con un mezzo di trasporto personale. In questo articolo trovi informazioni su come funziona il rimborso per la tua azienda e per i tuoi dipendenti, quali documenti servono e quali sono le novità per il 2025.

Le trasferte lavorative implicano necessariamente il pagamento dei costi relativi ai mezzi di trasporto. Ad esempio, quando si tratta restituire le spese anticipate relative a mezzi pubblici come autobus, aereo, metro, treno, l'azienda può rimborsare il lavoratore dipendente in modo semplice. In questo caso, per calcolare l'importo da restituire, il dipendente deve solo fornire i giustificativi delle sue spese, come gli scontrini o le ricevute dei biglietti. Talvolta capita anche che l'azienda metta a disposizione propri veicoli ad uso promiscuo per tutti i dipendenti che effettuano frequentemente viaggi lavorativi.

Più complicato è, invece, il processo per calcolare e fare un rimborso spese di trasferte realizzate dal dipendente con la sua vettura personale. Questa situazione si presenta quando l'impresa non dispone di veicoli aziendali e la meta della trasferta non è raggiungibile con i mezzi di trasporto pubblici. In questo caso il lavoratore dipendente ha diritto ad un rimborso chilometrico che risarcisca i costi sostenuti. A differenza di un rimborso analitico (a piè di lista) o di un rimborso forfettario, questa tipologia di rimborsi implica numerose condizioni e norme che meritano di essere accuratamente analizzate.

Il rimborso chilometrico è un indennizzo giornaliero diverso da una più generica indennità di trasferta. È concesso da un'azienda ad un lavoratore dipendente che utilizza un proprio veicolo per effettuare una trasferta lavorativa all'interno del territorio comunale in cui si trova l'azienda o fuori da quest'ultimo. Un dettaglio imprescindibile alla base del rimborso chilometrico è, quindi, la proprietà del mezzo di trasporto.

A dover essere presi in considerazione ai fini dell'ottenimento di un rimborso chilometrico sono numerosi aspetti:

• la proprietà del mezzo di trasporto;
• il tipo di carburante usato e l'alimentazione del veicolo;
• i km percorsi;
• la normativa aggiornata al 2025;
• la tassazione e la deducibilità;
• la tipologia del veicolo;
• il comune nel quale è realizzata la trasferta.

Sia in caso di spostamento nel territorio comunale che nel caso di una trasferta al di fuori del territorio comunale, l'azienda non deve fornire alcuna autorizzazione preventiva. Al contrario, è indispensabile che il lavoratore conservi tutta la documentazione per dimostrare i costi sostenuti e desumere l'importo del rimborso. Non è infatti possibile richiedere il rimborso chilometrico di spese non documentate.

Come vedremo più avanti, questo tipo di calcolo è semplificato dalla presenza delle tabelle ACI 2025, un servizio tramite il quale calcolare le tariffe chilometriche necessarie alla realizzazione di una trasferta lavorativa. D'altronde, al di là della valutazione della documentazione fornita, può essere complicato per il datore di lavoro capire l'importo esatto anticipato da un dipendente che utilizza un proprio veicolo o noleggia un mezzo di trasporto.

Sono due le tipologie di spese che rientrano nel rimborso chilometrico: le spese proporzionali e quelle non proporzionali. Se le prime aumentano con l'aumentare del tempo di utilizzo del mezzo di trasporto - come la benzina o il gasolio - le spese non proporzionali sono tutti quei costi sostenuti sporadicamente e che hanno tariffe fisse (come i pedaggi autostradali).

Le tabelle ACI 2025 consentono di calcolare velocemente i costi necessari per realizzare un viaggio lavorativo con un determinato veicolo. Le ultime tabelle sono consultabili nel supplemento ordinario n.42 della Gazzetta Ufficiale n.304 del 30 dicembre 2024 pubblicata dall'Agenzia delle Entrate. Il datore di lavoro può in questo modo scegliere se fare personalmente i calcoli o se servirsi del software messo a disposizione per quantificare in modo esatto l'importo dovuto al lavoratore dipendente.

I valori proposti da queste tabelle sono costantemente aggiornati e sono calcolati dall'ACI tenendo conto delle tariffe del carburante (benzina, gasolio, metano, GPL) e delle diverse tipologie di veicoli, inclusi i veicoli elettrici e ibridi. Le tabelle ACI 2025 comprendono ora 16 diverse categorie di veicoli:

• Autoveicoli a benzina in produzione e fuori produzione
• Autoveicoli a gasolio in produzione e fuori produzione
• Autoveicoli a benzina-GPL
• Autoveicoli ibridi benzina (mild e full hybrid)
• Autoveicoli ibridi gasolio
• Autoveicoli ibridi plug-in (novità importante per il 2025)
• Autoveicoli elettrici (BEV)
• Motoveicoli
• Autocaravan

Ovviamente, per poter utilizzare il servizio messo a disposizione insieme alle tabelle ACI, è indispensabile inserire correttamente tutti i dati relativi alle spese di viaggio. Per questo è importante che il lavoratore fornisca una corretta e adeguata documentazione. Le tabelle ACI sono un'ottima soluzione per poter capire rapidamente e in modo semplice la somma di denaro da dover restituire sotto forma di rimborso chilometrico ai propri dipendenti.

Il rimborso chilometrico ACI comprende tutte le spese normalmente sostenute per l’uso di un veicolo privato di un dipendente durante trasferte di lavoro. In particolare, la tariffa chilometrica stabilita annualmente dall’ACI tiene conto di

• costi di carburante
• manutenzione ordinaria e straordinaria
• pneumatici
• assicurazione
• bollo auto
• quota di ammortamento
• deprezzamento del mezzo

Questo significa che, ricevendo il rimborso calcolato secondo le tabelle ACI, il tuo dipendente o collaboratore viene indennizzato in modo forfettario per tutte queste voci di spesa, senza dover presentare scontrini o fatture specifiche per ogni singolo costo.

Restano esclusi dal rimborso ACI eventuali costi aggiuntivi come pedaggi autostradali, parcheggi o multe, che possono essere rimborsati separatamente se documentati.

Per capire se l'importo del rimborso chilometrico è oggetto di tassazione, è fondamentale tener conto del luogo nel quale è stata effettuata la trasferta.

• Trasferta all'interno dello stesso comune in cui si trova l' azienda: in questo caso i rimborsi chilometrici concorrono a formare il reddito del lavoratore. Per questo non sono deducibili ma, al contrario, devono essere tassati.
• Trasferta lavorativa al di fuori del comune nel quale il dipendente lavora abitualmente: l'importo del rimborso chilometrico è deducibile, ovverosia è esente da tassazione.
• Meta della trasferta raggiunta dal lavoratore dipendente partendo dalla sua abitazione: in questo caso, se la distanza tra la destinazione e la casa del lavoratore è maggiore rispetto alla distanza tra meta e sede di lavoro, il rimborso concorre a formare il reddito ed è quindi tassato.

Per poter ottenere la deducibilità sull' importo del rimborso, il lavoratore dipendente deve assicurarsi che il proprio veicolo rispetti i seguenti limiti:

• 17 cavalli fiscali per veicoli a benzina;
• 20 cavalli fiscali per veicoli diesel.

Questi limiti rimangono invariati per il 2025 e sono fondamentali per garantire la deducibilità fiscale dei rimborsi chilometrici.

Dal 1° gennaio 2025, il calcolo del fringe benefit per i veicoli aziendali ha subito importanti modifiche. Mentre fino al 2024 la tassazione si basava sulle emissioni di CO2, dal 2025 il calcolo dipende esclusivamente dal tipo di alimentazione:

• Veicoli elettrici: tassazione al 10% del costo chilometrico annuo
• Veicoli ibridi plug-in: tassazione al 20% del costo chilometrico annuo
• Altri veicoli (benzina, diesel, ibridi non plug-in, GPL, metano): tassazione al 50% del costo chilometrico annuo

Il calcolo si basa su una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri annui.