¿Qué gastos tiene una empresa?

Es probable que uno de los primeros consejos financieros que te enseñaron al entrar en la vida adulta fuera que anotases tus gastos cada día para así tomar decisiones más sensatas con tu dinero… Y resulta que en el marco empresarial ocurre exactamente lo mismo. Antes de poder optimizar los gastos de un negocio, es necesario identificarlos correctamente y determinar de qué tipo son. Solo así se construyen estrategias de gestión de gastos capaces de mantener la empresa solvente a corto y largo plazo.

Primera advertencia antes de entrar en materia: un gasto no es lo mismo que un coste, por mucho que en ocasiones ambos conceptos se usen de forma indistinta (sobre todo en el campo de la contabilidad).

La diferencia real entre ambos está en a qué se destina el dinero. Un coste está directamente ligado a la producción del bien o servicio que ofrece la empresa (materia prima, mano de obra directa...), y contablemente se registra como inventario hasta que ese producto se vende. Un gasto, en cambio, corresponde a todo lo necesario para que la empresa funcione (administración, ventas, financiación) y se refleja de forma directa en la cuenta de resultados.

Entre los gastos más habituales de cualquier negocio encontramos los diferentes alquileres de espacios, la compra de material para la oficina, la inversión en marketing y publicidad, los gastos de viaje de los trabajadores que los necesiten, las facturas de servicios contratados, los gastos financieros y administrativos, el mantenimiento de las instalaciones, el transporte, la logística y, por supuesto, las nóminas, los salarios y la Seguridad Social de los empleados. Y esto es solo una muestra.

Para clasificarlos, podemos basarnos en dos preguntas: ¿son directos o indirectos? ¿Son fijos o variables?

Una primera forma de separarlos es según su relación con la producción de la empresa. Aquí se distinguen dos tipos:

• Gastos directos: los vinculados directamente a la producción, como la materia prima, los recursos humanos dedicados a ella o cualquier material necesario para completar el producto final.
• Gastos indirectos: no derivan de la producción, aunque puedan influir en ella de forma indirecta. Es el caso de los presupuestos de marketing, ventas, gestión y comercialización.

Ahora bien, la forma más habitual de categorizar los gastos de empresa suele ser según su constancia en la contabilidad del negocio. A este respecto, es necesario diferenciar entre gastos fijos y variables.

Es decir: son gastos profesionales que mantienen una constancia y son ineludibles para un negocio si quiere mantener su actividad. Incluso si se detuviera la producción y cesaran los ingresos, la empresa debería seguir afrontándolos.

La mayor parte de gastos fijos suelen ser recurrentes (mensuales, semestrales, anuales, etc.), aunque también puede darse el caso de que sean aperiódicos e igualmente no dependan del volumen de producción o clientes. En esta categoría entran, por lo tanto, gastos habituales para los negocios como el pago del alquiler, los préstamos, la hipoteca, los impuestos y tasas, las facturas de suministros y los servicios contratados a empresas externas.

Dicho de otra forma: son gastos que dependen directamente de la actividad del negocio. Dentro de los gastos variables existen dos grandes grupos que ninguna compañía puede eludir:

• La materia prima. Cuando la empresa ofrece un producto y no un servicio, la materia prima son los materiales imprescindibles en los procesos de elaboración, empaquetado y embalado de ese mismo producto.
• Los costes de personal. Este es un gasto que ha de afrontar todo negocio independientemente de si ofrece un producto o un servicio. Aquí entra, por lo tanto, el pago de los sueldos, los impuestos y la Seguridad Social.

Categorizar los gastos de tu empresa es un primer paso tan valioso como apuntar cada día los gastos de tu vida personal. Pero eso es solo el principio si lo que quieres es optimizar su gestión. Aquí tienes diez consejos para mejorarla.

Si el objetivo de todas las empresas es reducir los costes innecesarios, el primer (y probablemente más importante) paso es realizar un presupuesto de gastos que sea lo más realista posible a partir de las salidas y las entradas de contabilidad. Esta plantilla será crucial a la hora de tomar decisiones y analizar los resultados de los negocios.

Para ello, no solo deberá incluir información de todos los gastos (identificando tanto su origen como su función dentro del negocio), sino que también deberá apuntar hacia una estrategia de planificación, revisión y control. Estos tres pasos son necesarios e ineludibles.

Una vez con el presupuesto en la mano, es necesario realizar un análisis exhaustivo de todos los gastos operativos. Es necesario revisarlos y controlarlos para decidir cuáles son prescindibles y cuáles no.

Igual de importante que el presupuesto general es el presupuesto de tesorería, que debe recoger todos los cobros y pagos (es decir: todos los ingresos y las salidas monetarias) con sus respectivas fechas de vencimiento. El objetivo de este presupuesto es evitar una falta de liquidez en la empresa y corregir cualquier tipo de desviación futura.

La política de gastos es un plan que toda empresa debería tener por escrito y comunicar a sus trabajadores. Son las reglas pensadas para optimizar las finanzas del negocio, incluyendo los límites de gasto, y deben cumplirlas todos los empleados a la hora de gestionar dietas y gastos derivados de su trabajo.

Revisa periódicamente el marco legal de tu sector para detectar deducciones fiscales que ayuden a reducir el pago de impuestos, y examina las categorías profesionales para localizar posibles bonificaciones en la contratación de personal.

Pocas son las empresas que pueden jactarse de tener una deuda cero. Por eso mismo, es necesario realizar una labor de análisis periódico de los requisitos de financiación (tanto presentes como futuros) para detectar posibles mejoras en los costes de créditos, préstamos, tarjetas y comisiones.

Que la tecnología avanza a una velocidad increíble es un cliché que todo el mundo conoce. Lo que ocurre es que, en un panorama estrictamente empresarial, estos avances pueden y deben utilizarse para ahorrar en gastos, ya sea con nuevas operativas (como el software online o el trabajo en la nube, muchas de ellas gratis) o con nueva tecnología (hardware) que abarate costes.

Dentro de la inversión en tecnología, la digitalización de documentos puede parecer una acción menor. Pero no lo es. Dejar de usar archivos físicos, tanto facturas como recibos e incluso informes, hace que un negocio gane en ahorro (en serio: cuenta cuánto papel gastas en tu empresa, y te sorprenderá), en espacio físico y en tiempo, ya que facilita su gestión con herramientas tan útiles como el trabajo en tiempo real o la nube en la que centralizar todos los documentos.

Los empleados deben entender que cualquier ahorro para la empresa también les beneficia a ellos. Vale la pena fomentar esa conciencia común, incluida la reducción de gastos de oficina más allá del papel: teléfono, agua, luz.

Los nueve consejos anteriores no serán de ninguna utilidad si no se revisa periódicamente la estrategia que rige los objetivos y las metas de la empresa. Es necesario comprobar que la línea de negocio sigue siendo óptima para detectar si es posible sumar algún valor añadido. A la vez, también es aconsejable aislar los procesos y clientes más improductivos y, si es conveniente, eliminarlos. En el caso de que el negocio haya aumentado o disminuido, será necesario apostar por una redimensión del mismo.