Análisis del Reglamento VeriFactu: guía para profesionales y empresarios

La digitalización de los procesos de facturación empresarial a través de sistemas informáticos busca principalmente mantener un registro y supervisar las transacciones realizadas.

Sin embargo, actualmente los sistemas de facturación electrónica pueden dar fallos, circunstancia que se aprovecha para defraudar ocultando, modificando o manipulando la información de las transacciones, lo que distorsiona la situación económica y fiscal de las empresas.

En este contexto, recientemente se ha aprobado el Reglamento VeriFactu, cuyo objetivo es prevenir las prácticas fraudulentas y guiar a los empresarios sobre los requisitos que deben cumplir al emplear un sistema informático para la facturación.

El pasado diciembre de 2023 se publicó en el BOE el Real Decreto 1007/2023, o Reglamento VeriFactu, que es la norma donde se definen los requisitos y especificaciones técnicas que las empresas deben seguir al usar sistemas informáticos para emitir una factura electrónica.

El término “VeriFactu” hace referencia a “Sistemas de emisión de facturas verificables.” Concretamente, los softwares de facturación electrónica o "Sistemas VeriFactu" son aquellos que aseguran el envío electrónico continuo, seguro, correcto, íntegro, automático, consecutivo, instantáneo y fiable de los registros de facturación a la Agencia Tributaria (AEAT).

Para cumplir con este objetivo principal, el reglamento VeriFactu establece un registro de facturas con un formato y estructura específicos. Además, se incorporan ciertos elementos de seguridad informática, como hashes encadenados y firma electrónica, que garantizan que el registro no pueda ser alterado una vez creado, dejando un registro de cualquier modificación realizada.

Es decir, además de los requisitos para los softwares de facturación electrónica, VeriFactu trae consigo un nuevo sistema de facturación electrónica: el software VeriFactu.

¿Es VeriFactu obligatorio?  No, esta media es opcional, es decir, el contribuyente puede no hacer uso de VeriFactu, pudiendo enviar la factura electrónica mediante otro software. Pero se elige esta opción, el programa utilizado para ello debe cumplir con los nuevos requisitos establecidos en el reglamento.

El Reglamento VeriFactu entró en vigor en diciembre de 2023, pero su implementación obligatoria ha sufrido varias prórrogas consecutivas debido a la complejidad técnica de adaptación. Según la normativa vigente, los plazos actuales son:

• Empresas (personas jurídicas): 1 de enero de 2027.
  
  
• Autónomos (personas físicas) y resto de obligados tributarios: 1 de julio de 2027.
  
  
• Fabricantes de software de facturación: 29 de julio de 2025.

Dado que estos plazos han experimentado modificaciones en el pasado, es recomendable consultar periódicamente la web oficial de la AEAT para verificar que siguen vigentes antes de realizar cualquier tipo de planificación.

Los destinatarios de VeriFactu son todos los empresarios y por todas sus operaciones, excepto a aquellos que ya están sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII) o que no tienen la obligación de emitir facturas. También todos aquellos que desarrollen y comercialicen el software de facturación.

En cuanto a la ubicación geográfica, se extiende a toda España (incluyendo Canarias, Ceuta y Melilla), excepto a las regiones con regímenes fiscales especiales: Vizcaya, Guipúzcoa y Álava, donde se aplican el sistema TicketBAI, y Navarra, que cuenta con su propia normativa foral equivalente.

Es decir, este sistema deberá ser implementado por los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación, incluso si estos son empleados únicamente para una fracción de su actividad. Esto incluye:

• Contribuyentes del Impuesto de Sociedades, excluyendo completamente a las entidades mencionadas en el artículo 9.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS) y, parcialmente, a aquellas mencionadas en los apartados 2, 3 y 4 del mismo artículo.
  
  
• Contribuyentes del IRPF que lleven a cabo actividades económicas.
  
  
• Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta No Residentes (IRNR) que generen ingresos a través de establecimientos permanentes.
  
  
• Entidades sujetas al régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

En cuanto a los autónomos, únicamente están afectados por VeriFactu los que emitan facturas electrónicas. Como resultado, aquellos trabajadores por cuenta propia que continúen emitiendo facturas de papel quedan exentos de esta obligación.

Un sistema informático de facturación es un conjunto de herramientas tecnológicas, tanto hardware como software, empleadas para la emisión de facturas y que ofrece las siguientes capacidades:

1. Permite la entrada de datos de facturación a través de múltiples métodos.
2. Almacena la información de facturación, ya sea internamente en el sistema o mediante su exportación en diversos formatos físicos o a través de transmisiones telemáticas a otros sistemas, independientemente de su naturaleza.
3. Procesa los datos de facturación utilizando cualquier método para generar resultados adicionales, ya sea dentro del sistema de facturación mismo o en otro sistema informático tras la transferencia de datos por diferentes medios.

En línea con la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, los fabricantes, vendedores y usuarios de sistemas informáticos destinados a labores contables de facturación o gestión de negocios están obligados a proporcionar programas que cumplan lo siguiente:

1. Los registros de facturas tienen que ser accesibles y legibles.
2. Deben garantizar integridad e inalterabilidad de manera que, una vez creados y registrados, no se puedan cambiar sin que el sistema informático lo note. Sin embargo, si necesitas hacer modificaciones en una factura, puedes optar por anularla completamente enviando un nuevo mensaje a Hacienda, o bien emitir una factura VeriFactu de rectificación para corregir cualquier error cometido, si es necesario.
3. También tienen que garantizar trazabilidad, es decir, que se puedan rastrear los datos registrados de manera clara y confiable. Todos los datos registrados deben tener la fecha correcta, indicando cuándo se hizo el registro.
4. Además, deben poder conservarse adecuadamente.
5. No se pueden hacer cambios, borrar datos o meter información falsa en los registros de facturación sin dejar constancia en los sistemas.

Como hemos dicho, una de las novedades que trae este reglamento regulador de los softwares de facturación es, precisamente, el programa VeriFactu para emitir facturas electrónicas.

El programa VeriFactu opera a través de un software de facturación, el cual permite al emisor de la factura enviarla de manera inmediata y segura a la AEAT mediante medios telemáticos. El funcionamiento es el siguiente:

• El contribuyente introduce una transacción en el programa de facturación.
  
  
• El programa envía la factura y sus detalles técnicos a la AEAT en tiempo real a través de Internet, utilizando el formato XML.
  
  
• Cuando el contribuyente envía la factura a su cliente, la palabra "Veri*Factu" aparecerá en la parte superior de la misma.

Una de las novedades más visibles que introduce el Reglamento VeriFactu es que las facturas emitidas con sistemas compatibles tienen una apariencia diferente a las facturas tradicionales. No se trata de un cambio estético, sino de elementos técnicos obligatorios que garantizan su autenticidad y trazabilidad ante la Agencia Tributaria.

Concretamente, cualquier factura emitida con un sistema VeriFactu debe incluir los siguientes elementos:

1. La expresión "Veri*Factu", visible en la parte superior del documento, que identifica que ha sido generada mediante un sistema de emisión de facturas verificables.
2. Un código QR, que permite a cualquier persona escanear la factura, acceder a su información y, si lo desea, confirmar voluntariamente los datos ante la AEAT.
3. Un identificador alfanumérico único, que garantiza la trazabilidad de cada factura y que no puede duplicarse ni alterarse sin dejar rastro en el sistema.

VeriFactu establece que el sistema de facturación debe crear automáticamente un registro de alta de facturación simultáneo o inmediatamente antes de emitir cada factura. Este registro tiene que incluir:

1. Los datos identificativos y de domicilio social del sujeto.
2. Nº de identificación fiscal, nombre y apellidos, razón social de la persona o empresa destinataria.
3. Nº, serie de la factura y tipo de factura expedida (completa o simplificada).
4. Cuando se generó el registro de facturación de alta (fecha, hora, minuto y segundo).
5. Si es una factura rectificativa, debe contener la descripción general de las operaciones o el importe total de la factura.
6. Descripción de las operaciones e importe total de la factura.
7. Regímenes fiscales aplicados a las operaciones.
8. Códigos de identificación del programa informático y del registro del alta.
9. En relación con el IVA (cuota, base imponible, tipos del recargo de equivalencia, si la operación está exenta, etc.).
10. Código QR.

Además, en el encabezamiento de la factura tiene que incluirse la expresión “Veri*Factu”. Para enviar los registros de facturación por Internet, ya sea con o sin VeriFactu, se requiere un certificado electrónico*. Esta exigencia recae en la persona responsable de realizar la presentación, ya sea el obligado tributario, su representante o su colaborador social.

El objetivo de VeriFactu es combatir la evasión fiscal, en concordancia con la Ley Antifraude, al otorgar a la Administración Tributaria una mayor capacidad para supervisar las facturas emitidas por empresarios y profesionales.

Para la Agencia Tributaria, la principal ventaja del sistema VeriFactu radica en la disponibilidad de información digitalizada, lo que facilita la realización de inspecciones y auditorías.

Además, busca fortalecer la confianza de los consumidores al garantizar que las transacciones se lleven a cabo de manera legal y eliminar cualquier duda sobre un posible fraude fiscal.

Con el reglamento, ahora el receptor tiene la capacidad de verificar si el emisor ha enviado la factura a la Hacienda. Asimismo, el emisor de la factura también se beneficia de varias formas:

• Asegura la integridad de la facturación. El software VeriFactu garantiza la precisión y veracidad de los registros de facturación.
  
  
• Simplifica la contabilidad. Facilita la presentación de los modelos tributarios al tener la información de las facturas registrada previamente por la Hacienda.
  
  
• Incrementa la confianza de los clientes. Los clientes encontrarán más fácil verificar la información de las facturas, lo que fortalece su confianza.
  
  
• Mejora la interacción con la Hacienda. La automatización de la facturación según este sistema promueve relaciones más eficientes y transparentes con la Agencia Tributaria.
  
  
• Impulsa la digitalización de la empresa, ahorra recursos y fomenta la eficiencia en el trabajo.

En conclusión, el Reglamento VeriFactu revoluciona el sistema de facturación electrónica en España, permitiendo a las empresas y autónomos beneficiarse de la automatización de procesos contables y fortalecer la confianza de los clientes. Descubre cómo el sistema de facturación de Qonto te ayuda a cumplir con el Reglamento VeriFactu de forma automática y sencilla.