¿Cuáles son los diferentes tipos de gastos de empresa?

Tanto si estás tomando la decisión de emprender como si ya llevas algunos años en este mundillo, te interesa revisar algunos aspectos fundamentales sobre los gastos financieros de una empresa y sus presupuestos. Sea como sea tu negocio, debes controlar de forma habitual tus gastos empresariales y priorizar algunas actividades para garantizar un buen crecimiento económico.

En este artículo encontrarás información y conceptos básicos sobre tus gastos de empresa, sus clasificaciones y variables y, además, todo un conjunto de consejos para mejorar la gestión de los costes tu negocio. El primero de ellos, obviamente, es hacerte con la mejor app para gestionar gastos (como, por ejemplo, la de Qonto).

Los gastos fijos dependen mucho del tamaño de cada empresa, su nivel de ingresos, su número de trabajadores, la modalidad del negocio (físico u online) y la trayectoria de sus finanzas. Y esto no es solo algo aplicable a grandes empresas y pymes, sino que también es una preocupación constante en la contabilidad de los autónomos.

Pero empecemos por el principio... Rendir cuentas al Ministerio de Hacienda es un gasto que toda empresa debe gestionar desde su inicio. Preparar los trámites y la contabilidad para tener todo en regla lleva tiempo y suele resultar complejo para la mayoría de negocios.

La cuota de Seguridad Social es uno de los gastos fijos más importantes, y depende directamente del régimen de cotización que se considere. Por regla general, cuanto mayores sean los ingresos de una empresa, mayores serán también los tributos que deberán presentarse ante el Estado.

Los autónomos tienen un régimen de cotización un poco diferente, ya que existen programas con aportes fijos dependiendo del tiempo que el profesional lleve desempeñando la actividad económica. Los nuevos emprendedores, por ejemplo, pueden beneficiarse de menos compromisos fiscales durante cierto tiempo, aunque el tributo de sus costes va aumentando anualmente.

En el caso de las tiendas físicas, los gastos esenciales están relacionados con temas como el alquiler de la oficina, los servicios (las facturas de agua, luz, internet, teléfono y gas) o la gestoría contable. Las tiendas virtuales, sin embargo, tienen gastos de empresa propios como la creación de su página web, el mantenimiento (en materia de hosting, marketing, publicidad y contacto con redes sociales) o la adquisición de los equipos de producción.

Existen algunos gastos fijos compartidos tanto por tiendas físicas como online. Los más comunes son quellos que tienen que ver con los procesos de producción, los alquileres de espacios en donde se guardarán los artículos y los diferentes tipos de transporte de los mismos (con el consecuente mantenimiento del vehículo y combustible).

Hacer tu propio plan de gastos en función de diversas variables es algo mucho más que conveniente. El objetivo de este tipo de planes deber ser siempre mantener los costes a raya, optimizar los ingresos y obtener visibilidad sobre una proyección hacia el futuro.

A continuación abordamos las clasificaciones habituales de todos los tipos de gastos de empresa, que toman en cuenta el tiempo y la finalidad de cada inversión monetaria.

En este apartado se incluyen los gastos recurrentes, variables y excepcionales.

• Los gastos recurrentes (también conocidos como gastos fijos) son aquellos que una empresa efectúa de forma periódica y sin interrupciones, ya que suele tratarse de servicios que un tercero provee al negocio para garantizar su funcionamiento. Son costes como la luz, el servicio móvil, el pago por asesoría en contabilidad, el abono de los impuestos, etc.
• Si tienes en cuenta la productividad de tu empresa y los costes necesarios para asegurar su crecimiento o control, ya estamos hablando de gastos variables o cambiantes. Los meses con mayor productividad pueden relacionarse con una mayor inversión empresarial destinada a adquirir más productos y efectuar su venta, pero son gastos que cambian mucho (es decir: son variables) dependiendo de la actividad que se esté realizando y las decisiones que tome la directiva.
• Si te ves en la necesidad de gestionar una inversión no planificada o derivada de un cambio en los estándares de producción, entonces estás frente a un pago excepcional, ya que es un gasto que solo se efectúa en un momento específico.

Al menos en España, a la hora de notificar todas las inversiones al Ministerio de Hacienda, existe una clasificación contable especial que permite diferenciar cada gasto según el propósito de su realización.

• Los gastos de compras incluyen el pago por cualquier producto como materias primas para la producción y material para ventas a largo plazo.
• El alquiler se refiere especialmente a los bienes inmuebles, software y equipo.
• Los suministros más comunes, por ejemplo, incluyen el pago de las facturas de electricidad, gasolina, luz, agua, reparaciones, transporte y cualquier otro tipo de costes dependiendo de la actividad económica específica de la empresa en cuestión, como por ejemplo la asesoría legal y de contabilidad.
• Los impuestos y las tasas son todos aquellos pagos que deben ser realizados directamente al Estado.
• Los gastos por servicios bancarios siempre incluyen ciertas comisiones e intereses relativos a la solicitud de préstamos.
• El mantenimiento de personal es uno de los gastos empresariales más importantes, ya que incluye el pago de los salarios y la Seguridad Social.

Los gastos de personal van más allá del simple hecho de establecer un sueldo fijo mensual para los empleados de una empresa. Aun así, este importe, aparentemente estable, puede llegar a ser algo volátil si se consideran otros factores como el pago a la Seguridad Social, el Impuesto de la Renta de Personas Físicas (IRPF) y el abono de las indemnizaciones (es decir, los seguros).

Además, es crucial tener en cuenta que el pago de la Seguridad Social está directamente incluido en el salario del trabajador. Esto significa que, a pesar de asignarse un valor absoluto, el empleado nunca cobrará la totalidad del mismo (es decir, el sueldo bruto), sino ese mismo valor absoluto al que se le han aplicado todo un conjunto de descuentos (el sueldo neto).

Uno de los pilares fundamentales para el desarrollo de las finanzas de una empresa es la organización del personal de recursos humanos. Estos profesionales, en condiciones difíciles, pueden optar por implementar una serie de estrategias muy eficientes para amortizar los gastos del personal de la empresa y así optimizar sus ingresos y costes.

Estas medidas van desde el reparto del trabajo de forma más eficiente y equitativa para evitar nuevas contrataciones, hasta la prejubilación de algunos empleados fijos o la contratación de personal joven para recibir el pago de ciertos beneficios del Estado. Algunos ejemplos de emergencia pueden ser la rebaja salarial y las congelaciones, muy poco populares.

Con la globalización, el uso de herramientas tecnológicas y nuevas instituciones financieras es posible optimizar al máximo el funcionamiento de la contabilidad de una empresa. Qonto, el neobanco especializado en pequeñas y medianas empresas, ofrece soluciones perfectas para la mayoría de las problemáticas actuales.

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Si eres dueño de una pyme o eres trabajador autónomo, probablemente hayas oído hablar de los servicios financieros de Qonto. Creado como alternativa a las entidades bancarias tradicionales, Qonto ofrece una cuenta digital en la que la transparencia es de vital importancia.

Entre los principales atractivos de Qonto se cuentan la rápida respuesta del servicio técnico, herramientas para la gestión contable adecuada de gastos o facturas, la posibilidad de abrir múltiples cuentas y la opción de generar tarjetas físicas o virtuales.

Pequeñas empresas y autónomos pueden contratar distintas modalidades de cuentas dependiendo de factores como el número de trabajadores, el tipo de tarjetas emitidas o las características de las transferencias bancarias. Es un servicio que se adapta a su cliente, no al revés. Y que, además, ofrece las herramientas perfectas para mantener el gasto de la empresa bajo control y optimizar sus ingresos.

¿Quieres agilizar tus procedimientos fiscales y disminuir la cantidad de errores mensuales al realizar la contabilidad de tu empresa? Entonces necesitas optimizar los métodos administrativos referentes a la gestión de gastos de empleados.

Pymes y autónomos coinciden en una cosa: en la necesidad de utilizar un software especializado en la gestión de gastos empresariales. Se ha demostrado que la modernización mejora de forma evidente el rendimiento de los recursos de todas las empresas, facilitando los trámites y desviando la inversión de tiempo para otras actividades prioritarias.

A ese respecto, Qonto facilita la gestión de los gastos fijos y variables de los trabajadores como parte de sus múltiples servicios de finanzas. ¿Y qué emprendedor o empresa no quiere ganar tiempo y dinero?