Eine korrekte Rechnung enthält Pflichtangaben wie Name und Anschrift beider Parteien, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Netto- und Bruttobetrag sowie gegebenenfalls die Umsatzsteuer-ID. Achten Sie darauf, alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, um steuerlich anerkannt zu werden.

Als Selbstständiger erstellen Sie eine Rechnung, indem Sie alle Pflichtangaben wie Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum und genaue Leistungsbeschreibung aufführen. Bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen müssen Sie zudem den Mehrwertsteuersatz und den Steuerbetrag angeben.

Auch als Privatperson können Sie eine Rechnung stellen, etwa für den Verkauf privater Gegenstände oder gelegentliche Dienstleistungen. Geben Sie Name, Anschrift, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und Betrag an. Umsatzsteuer wird in der Regel nicht ausgewiesen.

Ja, Sie dürfen eine Rechnung ohne Gewerbe schreiben, sofern es sich um eine gelegentliche, nicht gewerbsmäßige Tätigkeit handelt. Wiederkehrende oder auf Gewinn ausgerichtete Tätigkeiten erfordern jedoch eine Gewerbeanmeldung und entsprechende steuerliche Registrierung.

Grundsätzlich müssen Sie auf einer Rechnung eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID angeben. Nur bei bestimmten privaten Verkäufen im nicht-gewerblichen Bereich ist dies entbehrlich. Für unternehmerische Rechnungen ist die Steuernummer Pflicht.

Als Kleinunternehmer:in stellen Sie eine Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer aus und fügen den Hinweis nach § 19 UStG hinzu, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird. Alle übrigen Pflichtangaben müssen dennoch enthalten sein.

Für Rechnungen unter 250 € reicht eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Sie müssen Name und Anschrift des Ausstellers, Rechnungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie den Bruttobetrag und den Steuersatz angeben.

Ja, eine Privatrechnung ist auch ohne Unterschrift gültig. Für die Wirksamkeit einer Rechnung sind ausschließlich die formalen Pflichtangaben erforderlich; eine Unterschrift ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Ja, Sie können Rechnungen grundsätzlich auch ohne spezielles Rechnungsprogramm erstellen – etwa mit Word, Excel oder sogar handschriftlich. Wichtig ist, dass Sie dabei alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben wie Name und Anschrift, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung sowie den Rechnungsbetrag korrekt aufnehmen.

Für gelegentliche Rechnungen reicht diese Methode aus. Allerdings kann die Verwaltung und Nachverfolgung bei wachsendem Geschäftsvolumen schnell unübersichtlich werden. Deshalb empfiehlt sich ab einer gewissen Anzahl an Rechnungen der Umstieg auf digitale Tools oder professionelle Rechnungssoftware.

Ja, Microsoft Word bietet praktische Rechnungsvorlagen, die Sie individuell an Ihr Unternehmen anpassen können. Über die integrierte Vorlagensuche finden Sie zahlreiche kostenlose Muster, die bereits alle wichtigen Felder enthalten.

Sie tragen Ihre Unternehmensdaten, Kundendaten, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie die erbrachte Leistung ein und ergänzen bei Bedarf Mehrwertsteuer oder Hinweise für Kleinunternehmer:innen.

Zum Schreiben von Rechnungen nutzen viele Selbstständige und Unternehmen Programme wie Word oder Excel, doch diese stoßen bei häufigen Rechnungen schnell an ihre Grenzen. Deutlich komfortabler und effizienter ist spezialisierte Rechnungssoftware wie Qonto, Lexoffice, sevdesk oder BuchhaltungsButler.

Mit Qonto lassen sich Rechnungen direkt digital erstellen, verschicken und verwalten. Die Software übernimmt die fortlaufende Nummerierung, prüft Pflichtangaben und ermöglicht es Ihnen, Zahlungen zu verfolgen.

Das spart Zeit, sorgt für professionelle Dokumente und erleichtert die Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Steuerberatung. Besonders praktisch ist die Integration in Ihr Geschäftskonto bei Qonto – so behalten Sie Einnahmen und Ausgaben stets im Blick.

Für die Erstellung von E-Rechnungen stehen Ihnen verschiedene spezialisierte Softwarelösungen zur Verfügung, die alle gesetzlichen Anforderungen an digitale Rechnungsformate (wie ZUGFeRD oder XRechnung) erfüllen.

Besonders empfehlenswert ist Qonto: Hier erstellen Sie E-Rechnungen ganz einfach digital, versenden sie direkt aus dem System an Ihre Kund:innen und archivieren sie revisionssicher. Die Plattform sorgt dafür, dass Ihre E-Rechnungen den aktuellen gesetzlichen Standards entsprechen – ideal für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten oder ihre Buchhaltung digitalisieren möchten.

Qonto bietet zudem eine übersichtliche Verwaltung, automatische Zuordnung zu Transaktionen und spart Ihnen wertvolle Zeit im Rechnungsprozess.