Gestão de faturas de fornecedores automatizada

Digitalizar as faturas de fornecedores já traz vários benefícios às empresas. Apresentamos aqui um panorama das três principais vantagens.

1. Poupança de tempo na gestão de faturas de fornecedores

Entre o recebimento e o pagamento da fatura, o processamento de faturas de fornecedores custa tempo e dinheiro.

Ao implementar um projeto de digitalização, o processo de gestão de faturas em papel na sua empresa torna-se mais rápido, o que permite amortizar o investimento mais rapidamente. A Qonto oferece uma solução eficaz para a centralização e digitalização das faturas dos seus fornecedores, tudo numa interface de utilizador fácil de usar:

1. Digitalização da fatura com base numa simples fotografia;
2. Reconhecimento automático do IVA e dos dados dos seus fornecedores;
3. Preparação de pagamentos com a ajuda da nossa ferramenta inteligente, que reconhece dados essenciais como o IBAN, a data de vencimento e o valor;
4. Acesso em tempo real às faturas que precisam da sua intervenção.

Além de facilitar a gestão da sua empresa, usar uma solução de digitalização de faturas fortalece as relações com os fornecedores.

2. Redução do risco de fraude

A luta contra a fraude do IVA é uma das principais motivações do Governo para a introdução de novas regulamentações no domínio da faturação eletrónica.

Além disso, as faturas eletrónicas limitam as tentativas de fraude de pagamento, que afetam regularmente as empresas.

Com a Qonto, tem acesso a uma ferramenta que permite centralizar as suas faturas, tornando-se um verdadeiro aliado na estruturação da sua equipa de forma mais eficiente:

1. Gestão de direitos de acesso;
2. Implementação de um processo de aprovação.

3. Facilitar o trabalho da contabilidade

A codificação de faturas de fornecedores é uma tarefa demorada e com pouco valor acrescentado. Com a introdução da fatura eletrónica, o trabalho de introdução de dados desaparecerá gradualmente e o risco de erros diminuirá.

A digitalização das faturas de fornecedores permite que a contabilidade das contas a pagar se concentre em tarefas decisivas, como:

1. Implementação do processo de transformação digital;
2. Monitorização de desvios;
3. Análise aprofundada de custos e despesas em painéis de controlo.

A Qonto centraliza a gestão de faturas de fornecedores numa única interface, do recebimento ao pagamento:

1. Digitalize a fatura a partir de uma simples fotografia;
2. O IVA e os dados do fornecedor são reconhecidos automaticamente;
3. Prepare os pagamentos com deteção automática do IBAN, da data de vencimento e do valor;
4. Aprove as faturas segundo as suas próprias regras, e delegue essa gestão aos colaboradores que escolher;
5. Marque as faturas como pagas e reconcilie-as automaticamente com a transação bancária correspondente.

Tudo em tempo real, sem sair da sua conta Qonto.

As faturas de fornecedores são reconciliadas automaticamente logo que chegam à sua conta Qonto: o valor, a data e a referência são comparados com a transação bancária correspondente. Se for necessária uma revisão, resolve-se em apenas 3 cliques. O nosso agente de IA, o Collector, trata desta reconciliação por si, do início ao fim.

Para determinar o melhor software para passar das faturas em papel para as faturas eletrónicas dos fornecedores, as empresas devem certificar-se de que a ferramenta é capaz de realizar todas as operações importantes.

Recuperar e processar os dados das faturas dos fornecedores

A sua solução de faturação desmaterializada deve conseguir extrair os dados e, a seguir, decifrá-los com recurso à inteligência artificial. Em seguida, as informações são transmitidas ao seu software de contabilidade, para os lançamentos contabilísticos serem efetuados automaticamente.

Implementar um processo de aprovação

Para concluir com êxito o seu projeto de desmaterialização, deve escolher uma solução que lhe permita parametrizar o seu processo de gestão e validação de faturas ao detalhe.

Em primeiro lugar, o software deve permitir-lhe determinar os utilizadores que podem aprovar faturas de fornecedores e o procedimento. Por exemplo, o envio de um email ao receber um novo documento digital.

Em seguida, deve considerar a possibilidade de categorizar os diferentes parceiros comerciais para definir regras de gestão específicas. Assim, pode definir processos personalizados para cada caso.

Arquivamento de faturas de fornecedores

Cada fatura recebida ou emitida deve ser guardada durante 10 anos a partir do encerramento do exercício fiscal. Em caso de auditoria fiscal, deve ser capaz de aceder rapidamente a estes documentos.

Portanto, a sua solução de digitalização de faturas deve incluir um sistema de arquivamento com valor probatório. Deste modo, pode:

1. Encontrar facilmente cada documento;
2. Descartar os originais em papel;
3. Reduzir o espaço de armazenamento necessário.

Além de reunir todas estas características, a Qonto oferece inúmeras funcionalidades para facilitar a gestão da sua empresa no dia a dia. Por exemplo:

1. Meios de pagamento adaptados à sua atividade;
2. Gestão de viagens de negócios;
3. Painéis de controlo personalizáveis.

A ativação da permissão para gerir faturas de fornecedores permite ao Manager:

• Descarregar faturas;
• Visualizar, descarregar e eliminar todas as faturas da empresa;
• Alterar as informações de uma fatura já descarregada, como dados do fornecedor ou IBAN;
• Pagar faturas;
• Marcar faturas como pagas e reconciliá-las com a transação bancária correspondente;
• Solicitar pagamentos, caso não tenha a autorização necessária.

Este é o processo que permite ativar a permissão para gerir faturas de fornecedores:

1. Clique no menu em Despesas da equipa e depois em Membros.
2. Selecione o Manager a quem quer dar essa permissão e clique no ícone do lápis à direita, em Permissões de despesas.
3. Ative a permissão "Descarregar e configurar faturas de fornecedores", para permitir que eles contribuam e alterem faturas de fornecedores, e solicitem pagamentos.
4. Ative a permissão "Realizar e validar transferências e reembolsar despesas", para permitir que eles paguem diretamente as faturas de fornecedores. Note que, se definir limites de transferência, as transferências acima desses limites devem ser aprovadas pelo proprietário, por administradores ou Managers.
5. Clique em Confirmar para aplicar as permissões.

Nota: pode restringir a permissão a uma equipa. Para isso, selecione a equipa em questão em vez de "Toda a empresa" no Passo 2.