Organigramma

Un organigramma è uno schema grafico utilizzato per rappresentare la struttura interna di un'azienda. Solitamente è organizzato in caselle strutturate in modo gerarchico, e può includere le foto e le informazioni di contatto dei vari utenti, oltre ai loro ruoli nell’impresa.

Al piano più alto dell’organigramma vi è solitamente il presidente o l'amministratore delegato (CEO) dell’azienda. A mano a mano che si sviluppa verso il basso, l’organigramma mostra i vari dipartimenti e unità organizzative.

In questo schema, le relazioni gerarchiche tra dipendenti e dipartimenti sono rappresentate da una serie di riquadri o cerchi collegati, e le linee indicano i rapporti di autorità e il flusso delle comunicazioni.

Gli organigrammi aziendali vengono solitamente utilizzati per scopi ben precisi:

• Chiarezza delle responsabilità, per stabilire i ruoli di ciascuna persona all'interno dell'azienda, in modo da evitare ambiguità e sovrapposizioni.
• Comunicazione: lo schema aiuta i dipendenti a comprendere la struttura organizzativa e le relazioni tra i vari dipartimenti o team, facilitando la comunicazione.
• Orientamento dei nuovi dipendenti: un organigramma può rivelarsi utile per aiutare i nuovi arrivati a comprendere le dinamiche aziendali e fornire una panoramica chiara della struttura organizzativa dell’impresa.

Solitamente, la struttura dell’organigramma ricalca il modello organizzativo adottato da un'azienda. Possono essere vari, ma i più importanti sono tre:

• l’organigramma funzionale;
• l’organigramma divisionale;
• l’organigramma a matrice.

In un organigramma funzionale, l'organizzazione è strutturata in base alle funzioni o alle competenze specifiche di ciascun dipendente.

È di tipo gerarchico: comincia solitamente dal direttore generale o amministratore delegato, elencando verso il basso i vari dipartimenti subordinati.

In un organigramma funzionale, i lavoratori vengono raggruppati per le loro abilità e specializzazioni, e ciascun dipartimento o unità funzionale si occupa di una specifica area di attività (ad esempio il marketing, le vendite o la produzione).

Solitamente, questo modello viene adottato dalle piccole e medie imprese che hanno l’obiettivo di crescere, aumentare la produttività e diminuire i costi. Dato che i vari processi sono ben distinti e organizzati, una struttura funzionale favorisce lo sviluppo di capacità e competenze specifiche nel personale.

In un organigramma divisionale, la struttura organizzativa dell’azienda è suddivisa in divisioni o unità autonome.

A livello gestionale, ogni divisione si comporta come un ente indipendente, ed è in grado di produrre e commercializzare in autonomia il prodotto o servizio offerto dall’azienda. Tuttavia, alcuni ruoli potrebbero rimanere centrali (come ad esempio l’amministrazione o le risorse umane).

L’organigramma divisionale viene adottato solitamente dalle aziende molto grandi:

• Nelle aziende con più sedi in vari territori, ciascuna divisione su base geografica può essere ritenuta autonoma rispetto alla sede principale, quindi in grado di occuparsi della vendita e della commercializzazione del prodotto o servizio.
• Nelle imprese che vendono più di un prodotto, invece, la divisione può anche essere basata sui prodotti offerti dall’azienda. In questo caso, ciascuna divisione si occupa di un articolo diverso.

Un organigramma a matrice viene spesso considerato una fusione tra un modello funzionale e uno divisionale.

In un'organizzazione con una struttura a matrice, i dipendenti possono essere assegnati a progetti specifici in aggiunta alle loro responsabilità funzionali o di divisione. La particolarità di questo schema è il fatto che i dipendenti abbiano due responsabili:

• Un manager funzionale, responsabile dei dipendenti del suo dipartimento.
• Un responsabile di progetto, che gestisce le persone coinvolte in un progetto specifico.

Nel primo caso, il ruolo del manager funzionale ricalca quello dell’organigramma dallo stesso nome, con un’autorità gerarchica classica. Il secondo ruolo, invece, è responsabile del processo o del progetto attualmente in corso, e funge da punto di contatto tra i vari dipartimenti.

I lavoratori, dunque, sono divisi in base all’incarico, e non in base alla loro posizione lavorativa. Questo modello è particolarmente utile quando l'azienda affronta progetti complessi che richiedono la collaborazione tra diverse funzioni o divisioni, perché favorisce la sinergia tra reparti e dipartimenti.

Creare un organigramma è un ottimo modo per definire la struttura della propria azienda, avere ben chiari i ruoli e le gerarchie e comprendere a chi possono rivolgersi i dipendenti in caso di dubbi o domande.

Solitamente, l'organigramma di un'azienda include due elementi fondamentali: rettangoli ed ellissi che rappresentano le persone o i dipartimenti, e linee continue o tratteggiate, che indicano le relazioni tra i soggetti e le gerarchie aziendali.

Un organigramma ben organizzato deve includere alcuni elementi fondamentali:

• Nomi e posizioni delle persone chiave nell'organizzazione, come dirigenti, manager e supervisori;
• Titoli dei dipartimenti o delle divisioni all'interno dell'azienda;
• Linee di comunicazione e gerarchia, per comprendere chi riporta a chi;
• Eventuali connessioni tra i vari dipartimenti o divisioni;
• Informazioni sulle responsabilità e sulle aree di competenza di ciascun dipartimento o ruolo;
• Simboli o colori per distinguere le diverse categorie di ruoli o dipartimenti;
• Una legenda che spiega la simbologia utilizzata.

A livello pratico, la creazione di un organigramma segue diverse fasi:

1. Analizzare la struttura organizzativa della propria azienda, per individuare i ruoli e i soggetti chiave e le relazioni gerarchiche tra persone e dipartimenti.
2. Stabilire che tipo di schema si prevede di utilizzare (un organigramma funzionale, divisionale oppure a matrice).
3. Scegliere quale strumento utilizzare. Si può creare un organigramma con un software di elaborazione testi come Microsoft Word o Google Docs, con fogli di calcolo come Microsoft Excel o Google Sheets, oppure con software specifici per la creazione di organigrammi, come Lucidchart o Microsoft Visio.
4. Creare la struttura di base dell'organigramma, partendo dai membri dell’azienda in posizione più alta (come il CEO), e inserendo poi i dipartimenti e i dipendenti secondo le relazioni aziendali, in modo logico e ordinato.
5. Utilizzare linee, frecce o altri simboli per definire i rapporti e le gerarchie.
6. Rifinire e personalizzare l’organigramma aggiungendo colori, stili, dimensioni del testo e altri elementi di formattazione per renderlo chiaro e leggibile.
7. Rivedere attentamente l’organigramma prima di finalizzarlo, per verificare l'accuratezza delle informazioni e la coerenza della struttura.