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Gestire i rimborsi spese forfettari in azienda può sembrare una questione secondaria, ma per chi si occupa di amministrazione o risorse umane è una delle leve più efficaci per semplificare la gestione delle trasferte e dei relativi costi. Se vuoi evitare errori, conflitti con i dipendenti e problemi con il fisco, qui trovi tutte le informazioni che ti servono per fare scelte consapevoli.
In questo articolo scoprirai cos’è il rimborso forfettario, come funziona nella pratica quotidiana e quali sono i vantaggi e gli svantaggi rispetto ad altri sistemi di rimborso. Analizzeremo i limiti normativi, le nuove regole sulla tracciabilità dei pagamenti, e ti mostreremo come gestire correttamente la deducibilità fiscale in azienda. Infine, ti spieghiamo come usare Qonto per semplificare al massimo le spese aziendali.
Il rimborso spese forfettario è un sistema semplificato che permette alle aziende di rimborsare i dipendenti per le spese di trasferta attraverso un importo fisso prestabilito, senza richiedere la presentazione di ricevute o giustificativi dettagliati.
A differenza del metodo analitico, dove ogni euro speso deve essere documentato con scontrini e fatture, il sistema forfettario funziona come una diaria giornaliera che copre tutte le spese del dipendente durante la missione lavorativa.
Secondo l'articolo 51, comma 5 del TUIR, questa indennità forfettaria non concorre alla formazione del reddito del dipendente entro limiti specifici, e risulta quindi esente da tassazione.
Cosa comprende rimborso forfettario delle spese di trasferta?
Il rimborso forfettario copre in modo onnicomprensivo vitto e alloggio e le piccole spese accessorie sostenute durante la permanenza fuori sede. Le spese di viaggio e trasporto per raggiungere la destinazione (treno, aereo, taxi o noleggio con conducente) si rimborsano sempre a parte. Se rimborsi a piè di lista il vitto o l’alloggio, applichi il metodo misto.
Supponiamo che tu debba inviare il tuo responsabile commerciale a Milano per un meeting di due giorni. Con il sistema forfettario, gli riconosci un'indennità fissa di 46,48 euro al giorno, per un totale di 92,96 euro, indipendentemente da quanto effettivamente spenderà.
| Voce di spesa | Scenario A | Scenario B |
|---|---|---|
| Pranzo Giorno 1 | 15 € | 35 € |
| Cena Giorno 1 | 25 € | 45 € |
| Colazione Giorno 2 | 8 € | 12 € |
| Pranzo Giorno 2 | 18 € | 28 € |
| Totale speso | 66 € | 120 € |
| Diaria erogata | 92,96 € | 92,96 € |
| Differenza | -26,96 € | +27,04 € |
La tua azienda in entrambi i casi ha erogato lo stesso importo, ma nello scenario A, il dipendente ha speso meno del budget a sua disposizione e quel denaro rimane nella sua disponibilità. Nello scenario B, le spese hanno superato il budget a sua disposizione e il dipendente è costretto a coprire il disavanzo con le proprie finanze personali.
Il sistema forfettario è utile se vuoi semplificare la gestione delle trasferte, ma risulta limitante in molti casi. Vediamo i vantaggi e gli svantaggi di questo sistema di rimborso aziendale a confronto.
| ✅ Vantaggi | ❌ Svantaggi |
|---|---|
| Zero burocrazia, niente più scontrini da raccogliere e verificare | Rigidità, importo fisso anche per destinazioni costose |
| Costi prevedibili, sai esattamente quanto spende la tua azienda prima della partenza | Rischio per i dipendenti, se spendono di più, pagano di tasca propria |
| Velocità, elabori i rimborsi in poco tempo | Extra-comunale, non vale per spostamenti in città |
| Vantaggio fiscale, importi esenti da tassazione fino ai limiti legali | Controllo limitato, non sai come vengono spese i soldi |
Il forfettario rappresenta una buona soluzione se:
Ti conviene optare per il rimborso analitico se, invece:
Il sistema forfettario sembra semplice, ma nasconde regole precise che non puoi ignorare. La normativa fiscale italiana stabilisce soglie specifiche oltre le quali l'intero importo diventa tassabile per il dipendente, trasformando quello che doveva essere un vantaggio in un possibile problema.
La legge distingue chiaramente tra trasferte nazionali ed estere.
Per le trasferte in Italia, puoi erogare fino a 46,48 euro al giorno senza che il dipendente paghi tasse su questo importo. Per le trasferte all'estero, il limite sale a 77,47 euro giornalieri, riconoscendo che i costi di vita sono generalmente più elevati fuori dai confini nazionali.
Questi importi rappresentano la soglia massima di esenzione fiscale e si applicano al netto delle spese di viaggio. Significa che treni, aerei, taxi per raggiungere la destinazione vanno sempre rimborsati separatamente con documentazione, anche quando usi il sistema forfettario per vitto e alloggio.
| Tipo di trasferta | Limite giornaliero esente |
|---|---|
| Italia (fuori dal comune) | 46,48 € |
| Estero | 77,47 € |
Metodo misto
Il metodo misto combina una diaria forfettaria con il rimborso analitico di vitto e/o alloggio. Le soglie esenti si riducono a 30,99€ per l’Italia e 51,65 € per l’estero se rimborsi vitto o alloggio, e rispettivamente a 15,49€ e 25,82€ se li rimborsi entrambi. Ideale se vuoi coprire pasti o hotel reali mantenendo costi prevedibili. Per sapere di più sul rimborso misto delle spese, leggi il nostro articolo dedicato.
Le indennità per trasferte fuori comune concorrono a formare il reddito solo per la parte eccedente 46,48€ (Italia) o 77,47 € (estero).
Esempio: diaria 50€ in Italia, significa che 3,52€ sono imponibili, mentre 46,48€ restano esenti.
Il rimborso spese forfettario è soggetto a ritenuta d'acconto?
No, il rimborso forfettario non è soggetto a ritenuta d'acconto se rispetta i limiti di legge. Questi importi sono completamente esenti da tassazione per il dipendente. Solo gli importi eccedenti diventano reddito tassabile con applicazione di ritenute IRPEF.
Il sistema forfettario prevede un limite geografico: può essere usato solo per trasferte al di fuori del comune dove il dipendente lavora abitualmente. Se mandi qualcuno dall'altra parte della tua città, anche se il viaggio dura tutto il giorno, e gli riconosci il rimborso forfettario delle spese, l’importo sarà tassato.
Trasferte nello stesso comune
Per trasferte intra-comunali, indennità e rimborsi sono in linea generale imponibili, fatta salva l’esclusione dal reddito delle spese di trasporto documentate (ad esempio taxi e noleggio con conducente, trasporti pubblici). In questi casi, preferisci il rimborso analitico.
Dal punto di vista fiscale aziendale, il rimborso forfettario rappresenta una soluzione comoda per gestire i costi delle trasferte. Le diarie forfettarie godono di un trattamento fiscale favorevole sia per te che per i dipendenti, a patto di rispettare le regole imposte dalla normativa.
La tua azienda può dedurre integralmente gli importi erogati come indennità di trasferta forfettaria, purché rientrino nei limiti previsti dalla legge e siano supportati da adeguata documentazione. Questo significa che ogni euro versato ai dipendenti per le trasferte riduce direttamente la base imponibile, generando un risparmio fiscale.
La semplicità contabile è un altro vantaggio significativo: non devi preoccuparti di verificare la congruità delle singole spese o di gestire complesse ripartizioni IVA. L'importo forfettario è automaticamente deducibile come costo del personale, semplificando sia la gestione contabile, sia i controlli interni.
Tuttavia, questa apparente semplicità nasconde alcune insidie normative che possono trasformare un vantaggio in un problema. Le recenti modifiche legislative hanno introdotto nuovi obblighi di tracciabilità che influenzano la deducibilità, mentre il mancato rispetto dei limiti di esenzione può generare costi aggiuntivi inaspettati. Ecco cosa devi sapere per gestire correttamente la deducibilità dei rimborsi forfettari.
A motivare i rimborsi per una trasferta, devi conservare l'autorizzazione scritta alla trasferta che specifichi il motivo, la destinazione e la durata della missione. Serve anche la prova dello spostamento, come biglietti di viaggio, ricevute di pedaggi autostradali o altra documentazione che dimostri l'effettivo trasferimento del dipendente. Questo aspetto diventa cruciale in caso di controlli fiscali.
La differenza rispetto al sistema analitico è che non ti servono scontrini per vitto e alloggio, ma devi comunque dimostrare che la trasferta è realmente avvenuta.
Per mantenere la deducibilità di spese per vitto, alloggio, trasporti non di linea (taxi o noleggio con conducente) e spese di rappresentanza, i pagamenti devono avvenire con strumenti tracciabili (carte, bonifici, pagamenti elettronici).
La regola impatta in particolare i rimborsi analitici, meno quelli forfettari. Spiega chiaramente nella politica aziendale relativa alle trasferte di lavoro il divieto di contanti per queste spese, e verifica la tracciabilità dei giustificativi.
Sono esclusi dall’obbligo i trasporti pubblici di linea (biglietti bus/metro/treni, ticket aerei).
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Inoltre, Qonto divide automaticamente i costi per categoria e calcola l’IVA, rendendoti più agevole la gestione contabile. Questo significa meno lavoro manuale per il tuo team amministrativo e meno rischi di errori.
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