Obtenez votre modèle de note de frais kilométriques
Proposez un modèle de note de frais kilométriques conforme à la réglementation française à vos salariés et facilitez le suivi des dépenses de transport dans votre entreprise.
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Les avantages du modèle de note de frais kilométriques
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Qu’est-ce qu’une note de frais kilométriques ?
La note de frais kilométriques est un document qui permet aux salariés d’obtenir une indemnité pour couvrir leurs frais de déplacement lorsqu'ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel.
Pour compenser les dépenses engagées pour l’utilisation du véhicule, l’entreprise peut verser une indemnité aux employés ou à son dirigeant. Elle repose sur l’évaluation de plusieurs éléments, comme :
les frais de carburant ;
les frais d'assurance annuelle ;
les frais d’entretien et de maintenance du véhicule ;
les frais liés à son usure générale.
Pour bénéficier de cette indemnité kilométrique, il faut toutefois justifier son déplacement professionnel en fournissant une note de frais kilométriques à l’employeur. Cette dernière doit être accompagnée de justificatifs pour chaque dépense engagée. L’employeur examine ensuite la note de frais pour s’assurer de sa véracité et rembourser son salarié.
Attention, l’indemnité kilométrique ne peut pas être versée pour les trajets réalisés entre le domicile du salarié et son lieu de travail.
Exemple de notes de frais kilométriques
Le calcul des indemnités kilométriques (IK) couvre bien plus que la consommation de carburant. Il inclut les coûts liés à l’usure générale du véhicule, les frais d’entretien et de maintenance (pneus, vidanges, réparations), ainsi que l’assurance.
Pour être valable et donner droit à une indemnité kilométrique, la note de frais kilométriques doit préciser :
Comment remplir votre modèle de note de frais kilométriques gratuit au format Excel ?
Un salarié peut réaliser de nombreux déplacements avec son propre véhicule dans le cadre de son travail. Il engage alors des dépenses qui doivent lui être remboursées. Lorsque le remboursement se fait au réel, le salarié peut utiliser un modèle de note de frais kilométriques pour être indemnisé et permettre à son employeur d’optimiser sa gestion des notes de frais. Voici comment le remplir.
Les informations à renseigner
La loi n’impose pas un contenu type à respecter pour rédiger une note de frais kilométriques. Chaque entreprise peut donc définir son propre contenu, en fonction de ses besoins.
En principe, la note de frais comprend plusieurs informations dont :
l’identité du salarié (nom, prénom, adresse) et de l’entreprise (raison sociale, adresse) ;
la date du déplacement, le motif du déplacement, le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule utilisé ;
le montant de la dépense et le moyen de paiement utilisé.
Quels justificatifs fournir ?
Plusieurs justificatifs doivent être transmis avec une note de frais kilométriques, comme :
une copie de la carte grise du véhicule utilisé pour prouver sa puissance fiscale ;
un ticket de péage, un reçu de carburant ou une note de restaurant pour prouver la distance parcourue.
Astuce
Gérer vos notes de frais facilement
Vous avez fourni un modèle de note de frais kilométriques à vos salariés, mais ces derniers ne le remplissent pas correctement ? Aidez-les à réaliser cette tâche et facilitez votre gestion des notes de frais avec Qonto.
“Qonto s’adapte à l’évolution de nos effectifs. Fini les processus chronophages, sans valeur ajoutée. La gestion des dépenses salariés devient simple.”
Calcul des indemnités : comprendre le barème kilométrique
Le remboursement des frais engagés par les salariés est établi sur la base d’un barème kilométrique défini par l’administration fiscale. Ce barème prend en compte deux critères principaux, à savoir la distance parcourue et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.
Pour les voitures
Voici le barème à utiliser pour calculer l’indemnité due aux salariés qui utilisent leur voiture personnelle dans le cadre de leur travail :
3 CV et moins
d x 0,529
(d x 0,316) + 1 065
4 CV
d x 0,606
(d x 0,340) + 1 330
5 CV
d x 0,636
(d x 0,357) + 1 395
6 CV
d x 0,665
(d x 0,374) + 1 457
7 CV et plus
d x 0,697
(d x 0,394) + 1 515
3 CV et moins
d x 0,529
(d x 0,316) + 1 065
d x 0,370
4 CV
d x 0,606
(d x 0,340) + 1 330
d x 0,407
5 CV
d x 0,636
(d x 0,357) + 1 395
d x 0,427
6 CV
d x 0,665
(d x 0,374) + 1 457
d x 0,447
7 CV et plus
d x 0,697
(d x 0,394) + 1 515
d x 0,470
Pour obtenir le montant du dédommagement à verser, il suffit de multiplier la distance parcourue par le coefficient indiqué dans ce tableau.
Par exemple, un trajet de 500 kilomètres réalisé avec une voiture de 4 CV donne droit à une indemnité de 500 x 0,575 = 287,50 €.
Bon à savoir : Le versement est majoré de 20 % lorsqu’un véhicule électrique est utilisé. Cette option n’est pas encore disponible chez Qonto.
Pour les deux-roues
Lorsqu’un salarié utilise sa moto personnelle, son indemnité kilométrique est basée sur le barème suivant :
1 ou 2 CV
d x 0,395
(d x 0,099) + 891
3, 4 ou 5 CV
d x 0,468
(d x 0,082) + 1 158
Plus de 5 CV
d x 0,606
(d x 0,079) + 1 583
1 ou 2 CV
d x 0,395
(d x 0,099) + 891
d x 0,248
3, 4 ou 5 CV
d x 0,468
(d x 0,082) + 1 158
d x 0,275
Plus de 5 CV
d x 0,606
(d x 0,079) + 1 583
d x 0,343
Lorsqu’il utilise son scooter personnel, l’indemnité est calculée à partir de ce barème :
jusqu'à 3 000 km parcourus : distance x 0,315 ;
de 3 001 à 6 000 km parcourus : (distance x 0,079) + 711 ;
plus de 6 000 km parcourus : distance x 0,198.
Qonto, la solution qui automatise vos notes de frais kilométriques
Vous avez un grand nombre de notes de frais kilométriques à traiter ? Le remboursement des dépenses professionnelles et le traitement comptable des notes de frais sont des tâches fastidieuses et chronophages. Pour gagner un temps précieux, utilisez plutôt Qonto pour calculer les indemnités kilométriques.
Avec cet outil, vos salariés peuvent créer leurs notes de frais en parfaite conformité réglementaire. De votre côté, vous traitez les demandes de remboursement de vos employés plus rapidement. Il vous suffit de valider les notes de frais soumises pour que le remboursement ait lieu instantanément. Ainsi, vos collaborateurs n’ont plus besoin d’attendre la fin du mois pour être indemnisés.
L’outil proposé par Qonto est plus avantageux qu’un modèle de note de frais kilométriques, notamment pour limiter le risque d’oublis ou d’erreurs de saisie. De même, les justificatifs sont collectés et archivés pour vous faire gagner en sérénité en cas de contrôle de l’Urssaf.
Au quotidien, Qonto offre de nombreuses fonctionnalités efficaces, que ce soit pour réduire le flux des notes de frais en fournissant des cartes de paiement à vos salariés ou pour garder la pleine maîtrise de votre trésorerie d’entreprise.
Faites une demande de démo en ligne pour découvrir toutes les fonctionnalités proposées par notre logiciel de notes de frais.
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Tout savoir sur les modèles de notes de frais kilométriques
L’utilisation d’un modèle permet d’éviter les erreurs. Utilisé par les collaborateurs de l’entreprise, il facilite les échanges et simplifie la création des notes de frais et leur saisie comptable.
Il n’existe pas un modèle standard à suivre, mais il est possible de télécharger gratuitement différentes versions disponibles sur Internet au format Excel, PDF ou Word.
Les modèles Excel, comme celui proposé par Qonto, sont toutefois plus simples à utiliser. Ils sont pré-remplis et les formules de calcul sont intégrées pour gagner du temps. Autrement dit, il ne reste plus qu’à vérifier que le barème utilisé est celui de l’année en cours, puis à renseigner les distances parcourues et la puissance fiscale du véhicule utilisé.
Les barèmes kilométriques applicables en 2025 sont identiques à ceux appliqués en 2024.
Le montant de l’indemnité kilométrique dépend toujours :
du type de véhicule utilisé ;
de sa puissance fiscale ;
du nombre de kilomètres parcourus dans l’année.
Par exemple, un salarié qui a parcouru 4 800 kilomètres avec un véhicule de 5 CV a droit à un versement de 4 800 x 0,603 = 2 894,40 € en 2025.
En fonction de son organisation, l’entreprise peut demander à ses salariés de produire des notes de frais de manière quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. L’idéal étant qu’elles soient établies régulièrement pour éviter les erreurs et simplifier la gestion des notes de frais.
