Les règles pour envoyer une relance pour facture impayée

La lettre de relance pour facture impayée est la première étape du recouvrement amiable afin de réclamer le paiement d’une facture impayée, sans mettre en danger vos relations commerciales. En effet, relancer les clients fait malheureusement partie du quotidien des entreprises. Découvrez comment envoyer une lettre de relance pour facture impayée tout en conservant une bonne entente avec votre client.

Une lettre de relance pour facture impayée est un document informant un client (un débiteur) qu’une des factures émises à son nom est restée non réglée.

C’est généralement le premier mode de relance, avec un éventuel appel téléphonique.

La lettre de relance n’est pas obligatoire, mais débute la phase de recouvrement amiable. En effet, elle permet souvent de résoudre la situation, sans le recours à une procédure de recouvrement forcé.

C'est une solution peu coûteuse et rapide.

Pour obtenir le paiement d’une facture impayée, vous devez envoyer une relance de facture impayée au plus tôt. Plus le retard est long, moins la facture a de chance d’être réglée. Le contenu de la relance client doit être différent selon la durée du retard de paiement.

La première relance est généralement à titre informatif puisque le retard de paiement est souvent dû à un simple oubli.

Par ailleurs, cette prise de contact permet aussi de vous renseigner sur votre client. Celui-ci peut rencontrer quelques difficultés pour vous régler. Il peut alors être intéressant de lui accorder un délai ou un étalement de paiement.

Sans réponse satisfaisante de la part de votre client, il ne faudra pas attendre. Pensez à lui envoyer une deuxième relance de facture impayée, une relance de rappel.

Enfin, si malheureusement votre client ne règle toujours pas la facture, une troisième lettre de relance de facture impayée pourra lui être envoyée. Celle-ci devra être plus formelle au niveau du ton et des termes employés, avec notamment un rappel des pénalités de retard et d'éventuelles poursuites.

La formulation d’une relance de facture impayée est délicate. Elle doit être le reflet de votre entreprise. Même si elle sert à réclamer le paiement de votre facture, n’oubliez pas de rester courtois afin de préserver votre relation client.

La lettre de relance doit préciser les éléments suivants :

• le nom et l’adresse de votre entreprise ;
• le nom et l’adresse du client ;
• la date et le numéro de la facture impayée ;
• le montant et la date d’échéance de la facture impayée ;
• les éventuelles pénalités de retard de paiement ;
• le délai pour payer le montant de la facture.

Vous pouvez également rappeler les démarches déjà entreprises pour obtenir le règlement.

Découvrez différents modèles de lettres de relance selon la durée de l'impayé :

• 1ère relance de facture impayée ;
• 2ème relance de facture impayée ;
• 3ème relance de facture impayée.

Voici un modèle pour une première lettre de relance :

« Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, le règlement de la facture n°… datée du … pour un montant de … euros TTC et arrivée à échéance le …, ne nous est pas parvenu.

Nous vous prions de bien vouloir procéder à son paiement dans les meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, la facture en pièce jointe.

Si par ailleurs votre règlement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre de relance, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette dernière.

Néanmoins, si vous rencontrez une quelconque difficulté pour payer, nous vous invitons à nous contacter.

Vous remerciant de faire le nécessaire, et restant à votre entière disposition, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Signature »

Alors que la première lettre est envoyée à titre informatif, la deuxième lettre de relance de facture impayée est davantage une lettre d’avertissement.

Pensez à reprendre les mentions de la première lettre avec en plus le rappel de l’envoi de la première lettre de relance. Par exemple :

« Madame, Monsieur,

Nous constatons avec regret que vous n'avez pas donné suite à notre précédente lettre de relance. Le règlement de la facture n°… datée du … pour un montant de … euros TTC et arrivée à échéance le …, ne nous est pas parvenu.

Nous vous prions de bien vouloir procéder à son paiement dans les meilleurs délais, et vous adressons, de nouveau, la facture en pièce jointe.

Si par ailleurs votre règlement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre de relance, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette dernière.

Vous remerciant de faire le nécessaire, et restant à votre entière disposition, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Signature »

La troisième lettre de relance de facture impayée est la dernière à envoyer.

Vous pouvez reprendre les informations précédentes. Toutefois, celle-ci est la dernière étape avant le recouvrement forcé. Elle doit être plus formelle et informer votre client sur les suites qui seront données à l’impayé : mise en demeure et recouvrement forcé.

De plus, si vous souhaitez appliquer les pénalités de retard, pensez à rappeler vos conditions générales de vente : clause pénale, intérêts de retard, frais de procédure. Par exemple :

« Madame, Monsieur,

Nous constatons avec regret que vous n'avez pas donné suite à nos précédentes lettres de relance. Le règlement de la facture n°… datée du … pour un montant de … euros TTC et arrivée à échéance le …, ne nous est pas parvenu.

Nous vous prions de bien vouloir procéder à son paiement sous huitaine, et vous adressons, de nouveau, la facture en pièce jointe.

Nous tenons à vous préciser que cette relance est la dernière avant mise en demeure et recouvrement.

À titre informatif, et ce conformément à nos conditions générales de vente, le montant de la facture pourra être majoré des clauses pénales, des intérêts de retard et des frais de procédure.

Si par ailleurs votre règlement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre de relance, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette dernière.

Vous remerciant de faire le nécessaire, et restant à votre entière disposition, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Signature »

Le premier courrier de relance de facture impayée doit être envoyé au plus tôt.

Par la suite, vous pourrez envoyer une deuxième relance 15 jours après et une troisième lettre de relance à 30 jours.

Par ailleurs, le délai de prescription pour agir en justice pour un impayé est de :

• deux ans pour un client particulier ;
• cinq ans pour un client professionnel.

La base du recouvrement des factures impayées est de préparer un bon dossier. Commencez par effectuer des vérifications sur l’entreprise cliente afin d’obtenir des informations sur sa solvabilité.

Par ailleurs, conservez tous vos échanges (emails, documents, etc.).

De plus, pour éviter les impayés, vous pouvez envoyer à vos clients une lettre les informant de l’arrivée de l’échéance du paiement des factures. Il s’agira d’un simple rappel avec la facture en pièce jointe. Pour cela, un e-mail suffit.

Enfin, de nombreux logiciels de gestion ou de facturation vous proposent des rappels selon les dates d’échéances des factures et des envois automatiques de lettres de relance. Ils vous assurent un meilleur suivi de vos créances clients.

Il est important de mettre en place une bonne stratégie de recouvrement amiable des factures impayées afin d’éviter de devoir recourir à une procédure judiciaire. Celle-ci est souvent longue et coûteuse.

Oui. Vous avez la possibilité de commencer par un e-mail de notification pré-échéance pour alerter votre client qu’une facture arrive à son échéance. Par la suite, les lettres de relance pourront tout à faire faire l’objet d’un envoi par e-mail. Les e-mails de relance de facture impayée ont l’avantage de pouvoir être facilement conservés et d’avoir une date certaine.

Qonto vous propose un outil complet de facturation afin de gagner du temps dans la gestion de vos factures. Il vous permet notamment de :

• créer et envoyer vos factures clients en quelques clics ;
• gagner en visibilité sur vos factures fournisseurs ;
• faciliter le suivi de vos paiements et les relances clients.

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