Factur-X : le nouveau standard de la facture électronique

À partir de 2026, la facture électronique deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Afin d’aider les entreprises, la France et l’Allemagne ont créé le format Factur-X, une facture hybride pouvant être traitée par les humains et les machines. Découvrez comment mettre en place la Factur-X.

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises travaillant avec le secteur public ont pour obligation d’émettre des factures au format électronique. Il s’agit d’une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique et structuré.

Cette obligation sera étendue aux opérations BtoB entre entreprises françaises assujetties à la TVA à partir de 2026.

Or, pour faciliter la mise en place de la réforme de la facture électronique en France et dans l'Union européenne, la France et l’Allemagne ont conjointement créé le format Factur-X pour répondre à la norme sémantique européenne EN 16931.

Ce sont le Forum national de la facturation électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) et son équivalent allemand (le FeRD) qui sont à l’origine du format Factur-X.

Factur-X est un format de facture électronique dit mixte ou hybride.

On parle de format mixte, car il contient plusieurs formats de fichiers pour être lisible et exploitable par les humains et par les logiciels comptables.

En effet, la Factur-X se compose de deux fichiers :

• le PDF lisible par les humains et contenant toutes les mentions obligatoires d’une facture ;
• le fichier XML contenant les données structurées pour un traitement automatique par les machines.

En pratique, il se présente sous la forme d’un PDF intégrant un fichier XML.

Par ailleurs, Factur-X propose plusieurs profils de données, du « minimum » au « extended » afin que ce format s’adapte aux besoins de chaque entreprise.

Le format XML (extensible markup language) est un langage informatique lisible par les logiciels. Il offre la possibilité d’automatiser l’enregistrement comptable et le reporting des données de transaction. Il contient des données structurées.

Le PDF est un format informatique compatible avec tous les logiciels de visualisation. Il est donc lisible par les humains.

Quant au format PDF/A3 (format de document portable pour l’archivage de 3e génération) de la Factur-X, il contient l’image de la facture sous forme PDF et les données structurées sous le fichier XML. Il garantit l’authenticité de l’origine, ainsi que l’intégrité du contenu de la facture. De plus, le format PDF/A3 permet d’inclure des pièces jointes.

Deux autres formats électroniques ont également été retenus pour la mise en place de la réforme de la facturation : CII et UBL. Ceux-ci ne contiennent pas de fichier PDF. Ils ont seulement été pensés pour être traités par les systèmes informatisés.

Le format Factur-X propose cinq profils de données selon les informations contenues dans le fichier XML. C’est à votre entreprise de choisir le format adapté à son activité.

Zoom sur les différents profils de données.

Ce profil comprend les données demandées par la plateforme Chorus Pro. Il contient toutes les données obligatoires de facturation.

C’est le profil « MINIMUM » avec en plus les données de facturation permettant d’automatiser le traitement par le système du client (référence de livraison, nom et adresse du fournisseur, mode de paiement, référence bancaire).

Il reprend les données du profil « BASIC WL » et ajoute les données essentielles des lignes de facture (numéro de ligne, référence article, quantité, unité, prix unitaire hors taxes, total hors taxe de la ligne).

Ce profil comprend l’ensemble des données inscrites dans la norme sémantique européenne EN 16931, soit 165 champs de données possibles qui font appel à des listes de codes standardisés.

Le dernier profil reprend les informations de la norme avec en plus la prise en compte de processus commerciaux complexes comme une facture avec plusieurs lieux de livraison.

Quatre nouvelles mentions viendront s'ajouter à la liste :

• le numéro SIREN du client ;
• l'adresse de la livraison si elle est différente de l'adresse de facturation et de l'adresse du client ;
• l'identification des opérations ;
• l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits.

Pour réaliser une Factur-X, vous disposez de plusieurs options.

La plus simple est de continuer à utiliser votre logiciel de facturation habituel. Quasiment tous les logiciels proposent des modèles conformes à la Factur-X afin de répondre à la nouvelle réglementation.

Par contre, si votre logiciel ne propose pas la Factur-X, vous avez la possibilité de convertir votre facture via une plateforme de dématérialisation pour obtenir le format Factur-X.

Enfin, vous pouvez aussi confier votre facturation à un prestataire : un opérateur de dématérialisation (OD). Il prendra alors en charge vos factures électroniques sous le format Factur-X.

Toutefois, dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) seront certifiées par l’administration fiscale. Celles-ci seront habilitées à émettre, transmettre et recevoir les factures électroniques des opérations BtoB relevant de la réforme.

La Factur-X est simple à mettre en place puisqu’elle contient deux formats : le PDF et le XML. Votre entreprise peut adapter son processus de gestion des factures sereinement puisque les humains et les logiciels peuvent traiter le format Factur-X.

Par ailleurs, vous pouvez envoyer ce format de facture électronique à tous vos destinataires : pour une opération entre professionnels (BtoB) relevant de la facturation électronique obligatoire, une opération entre un professionnel et un particulier (BtoC) ou une opération internationale.

En effet, votre destinataire pourra gérer le PDF, le XML ou les deux et prendre seulement les données structurées qu’il peut traiter.

De plus, le format Factur-X vous donne la possibilité d’automatiser le traitement de vos factures. En limitant la saisie comptable, moins d’erreurs sont effectuées ce qui est un gain de temps et d'argent !

* Source : Fiche 1 des Finances Publiques « Que va-t-il se passer pour mon entreprise en matière de facturation ? »

Un des autres avantages du format est qu’il propose plusieurs profils de données pour s’adapter à toutes les tailles d’entreprise et répondre aux besoins spécifiques de certains secteurs, tout en garantissant la traçabilité des informations et l’authenticité des données.

Enfin, la Factur-X vous permet de créer des factures à forte valeur ajoutée contenant un maximum d’informations structurées et d’éventuelles pièces jointes (vos conditions générales de vente par exemple).

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En 2023, Qonto a obtenu la certification ISO 27001 et utilise un hébergeur certifié SecNumCloud. Ce sont les deux normes sécuritaires essentielles dans le cadre de la facturation électronique. 

Par ailleurs, Qonto vous propose le format Factur-X dans son logiciel de facturation électronique.