¿Sabes detectar y reducir los gastos hormiga en una empresa?

Si tienes un negocio o diriges un área financiera, sabes muy bien que no solo hay que tener en cuenta los grandes costes (local, nómina, suministros…). Todos esos pequeños pagos que pasan desapercibidos son igual de importantes: el café diario, la app olvidada, los snacks… Esos son los gastos hormiga en una empresa, y si no los ves venir, devorarán tu rentabilidad sin que te des cuenta.

En Qonto sabemos por experiencia lo necesario que es tener plena visibilidad de cada gasto. Por eso ofrecemos herramientas enfocadas en la gestión de gastos empresariales. Pero más allá de eso, en este artículo queremos demostrarte por qué detectar estos microgastos y saber evitarlos es esencial. Tu estrategia financiera dependen de ellos más de lo que crees.

• Los gastos hormiga en una empresa son pequeños desembolsos aparentemente inofensivos que, acumulados, afectan a la salud financiera del negocio.
• Controlar estos gastos es vital de cara a optimizar recursos y a mejorar la rentabilidad.
• Detectarlos exige análisis, auditoría interna y herramientas de gestión de gastos.
• Existen estrategias simples para evitar los gastos hormiga, como la automatización o la digitalización de pagos.
• Qonto ayuda a empresas de todo tipo y sector a gestionar y analizar sus gastos con eficiencia.

Para empezar, los llamados gastos hormiga son esos pequeños pagos que pasan desapercibidos en el día a día, pero que al final del mes o trimestre son una suma considerable. Pueden ser desde suscripciones olvidadas hasta cafés diarios del equipo o pequeños costes de transporte y material de oficina.

De hecho, hay estudios que señalan que los gastos hormiga en empresas “se comen” alrededor del 20% de los ingresos. Esta cifra en una pyme que ingresa 500.000 € anuales equivale a 100.000 € de agujero.

A su vez, aunque parezcan insignificantes, los gastos hormiga aparecen en todas las organizaciones (y, por supuesto, también en las finanzas personales). Te mostramos una tabla con ejemplos frecuentes:

Estos costes se clasifican dentro de los diferentes tipos de gastos de una empresa, concretamente como gastos variables y operativos.

Así que, para controlar los gastos hormiga en tu empresa necesitas ejecutar una estrategia sistemática que se basa en tres pasos:

Primero, haz un análisis detallado de cuáles son los gastos de empresa que te están quitando rentabilidad. Aquí, Qonto te ayuda a categorizar y visualizar cada uno automáticamente, lo que es idóneo para detectar patrones repetitivos o importes pequeños que se van acumulando.

Después, piensa que la falta de control o de procesos claros es el terreno ideal para los gastos hormiga. En este punto, implementar políticas de aprobación de gastos o límites de presupuesto por equipo es muy eficaz.

Por último, una auditoría interna trimestral o semestral ayuda a detectar desviaciones presupuestarias, facturas duplicadas o cargos olvidados. Así podrás actuar antes de que esos pequeños gastos minen tu rentabilidad.

En este punto, también es importante no confundir ni mezclar gastos hormiga con los gastos fijos de una empresa (como el alquiler o la nómina) ni con los gastos operativos.

La diferencia clave está en su frecuencia y visibilidad: los hormiga son irregulares, dispersos y, por lo general, no están planificados.

Incluso, existen los llamados gastos vampiro, un concepto similar que se refiere a servicios o cargos automáticos que drenan dinero sin que la empresa los utilice (por ejemplo, licencias de software que nadie usa).

Precisamente, para organizar y no liarte con los gastos hormiga de tu negocio, te damos cinco estrategias muy útiles:

1. Centraliza pagos. Utiliza una única cuenta corporativa con tarjetas para cada empleado o equipo. Aquí, Qonto te da la posibilidad de definir límites y aprobar gastos en tiempo real.
2. Automatiza la gestión de gastos. Reducir la intervención manual minimiza errores y mejora la trazabilidad.
3. Crea una cultura de responsabilidad financiera. Forma a tu equipo en buenas prácticas de control y gestión.
4. Usa herramientas de seguimiento. Un dashboard o un software de control presupuestario facilitan el monitoreo diario.
5. Elimina suscripciones innecesarias. Revisa trimestralmente tus contratos de servicios y licencias.

Controlando los gastos hormiga evitarás fugas de dinero y fortalecerás tu planificación financiera y presupuestaria. Incluso, tu equipo será más eficiente y dedicarás menos tiempo a reconciliar cuentas o justificar desembolsos menores. Un negocio sin visibilidad sobre estos pagos tendrá dificultades para invertir o para mantener su liquidez.

Para ponerle remedio, Qonto te ofrece una solución integral con la que gestionar, analizar y controlar los gastos de tu empresa desde un único lugar. Y es que con Qonto puedes:

• Emitir tarjetas virtuales y físicas con límites de gasto personalizados.
• Validar cada pago y factura desde una app intuitiva.
• Analizar los gastos por categoría o departamento.
• Integrar la contabilidad automáticamente y generar informes financieros en segundos.

En resumen, los gastos hormiga en una empresa parecen insignificantes, pero son un freno para el crecimiento. Automatizar procesos, hacer auditorías internas y apoyarse en soluciones como Qonto son medidas ideales si quieres una gestión financiera eficiente y sostenible.