Informe de gestión contable: definición y herramientas con las que trabajarlo

La mayoría de los dueños de negocios están familiarizados con los informes financieros básicos que deberían recibir mensualmente. En cambio, están mucho menos habituados a los informes de gestión contable detallados que también podrían (y deberían) obtener. Con estos análisis de contabilidad estarían más cerca de cumplir sus objetivos: aumentar el capital, mejorar el rendimiento, lograr mayor rentabilidad… Lo que en numerosas ocasiones sucede es que los empresarios y directivos desconocen que estos informes los puede generar y proporcionar un sistema de información de gestión. Aquí te contamos qué te aportar y cómo se elaboran y presentan.

Los informes financieros reflejan las finanzas de tu empresa en un momento específico. Están orientados a la auditoría y al cumplimiento legal y se utilizan con fines externos. Abarcan los informes semanales, mensuales y trimestrales estándar e incluyen, mayoritariamente:

1. Declaración de ganancias y pérdidas
2. Hoja de balance de gastos e ingresos
3. Cuentas por pagar
4. Cuentas por cobrar
5. Estado de flujos de efectivo

El caso es que estos informes son tan importantes, principalmente, porque son obligatorios para cualquier empresa o negocio. Los bancos, inversores y reguladores los revisan para aprobar préstamos y líneas de crédito y para asegurarse de que cumplan con los principios contables de uso universal.

No obstante, los informes financieros muestran el rendimiento general de un negocio, pero no ofrecen una visión exacta del comportamiento, funcionamiento, rendimiento y rentabilidad de las operaciones. Realmente no informan sobre cómo funcionará el negocio el próximo mes o el próximo trimestre.

La clave está en que como CEO o propietario te cuestiones si cuentas con información precisa para responder estas preguntas:

1. ¿Estoy valorando mis trabajos correctamente?
2. ¿Hice más este trimestre que el anterior?
3. ¿Quiénes son mis clientes más rentables?
4. ¿Tengo suficiente capital para hacer emprender mi nuevo proyecto?
5. ¿Quiénes son mi personal más y menos productivo?

Ya te adelantamos que con un informe de gestión contable al detalle no tendrías que adivinar dónde se encuentran o cómo mejorar el funcionamiento de su empresa.

También conocidos en el mundo empresarial con el término inglés management report, los informes management report tienen como objetivo orientar a los gerentes sobre los diferentes aspectos del negocio. Así, ayudan a elegir las opciones más viables sustentadas en datos. Analizan varios departamentos de la empresa con un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los presentan.

Básicamente, muestran el valor del negocio durante un período de tiempo con datos financieros y operativos. Los informes brindan información sobre cómo le está yendo a las sociedades, lo que permite a los responsables encontrar el camino correcto para aumentar la eficiencia operativa y tomar las decisiones para seguir siendo competitivos.

Cuando estos informes se respaldan con visualizaciones potentes desarrolladas con un creador de paneles, no se puede ocultar información. Así se reducen errores humanos y su impacto negativo en el negocio.

Tras definir ambos tipos de informes, una buena forma de distinguirlos es utilizar esta tabla comparativa con sus principales diferencias:

Estos informes reflejan la salud de tu estrategia organizacional. Pero si tu sistema actual de informes detallados de gestión no aporta valor, es posible que falte algo. Podría ser el enlace a tus objetivos, el estado actual de tus proyectos o, tal vez, los elementos de acción entre una reunión y la siguiente.

En cambio, podrás profundizar en la situación financiera de tu negocio a través de informes detallados de gestión si estos contienen:

1. Ganancias y pérdidas por clase: departamento, equipo, trabajo...
2. Tasa de realización.
3. Tasa de uso.

A diferencia de los informes financieros, los datos contables de gestión no son obligatorios y son solo para uso interno. Es decir, que tu empresa no tiene que seguir las pautas tradicionales de contabilidad al generar los informes.

En lugar de una evaluación general de las sociedades, los informes detallados de gestión se centran en diversos aspectos, áreas o segmentos del negocio. Con la información así dividida, se detectan situaciones que a simple vista no se aprecian, lo cual supone un impulso para el negocio.

Un ejemplo sería analizar cómo se está desempeñando el Departamento de Marketing de cualquier compañía industrial durante un cierto período de tiempo. Es decir, medir el riesgo o gastos de ciertas actividades o cuántas ganancias tuvo un vendedor en un mes concreto.

Así mismo, los informes de gestión son excelentes para que los CEO obtengan información sobre áreas específicas de sus negocios. Sin embargo, deben asegurarse de obtener los informes que su empresa realmente necesita para mejorar la toma de decisiones estratégicas o asumir nuevos gastos.

Lo cierto es que algunas empresas solo producen informes financieros cada mes por razones de índole legal. Es común escuchar a compañías decir: "cuesta mucho hacer los management report" o "no tenemos tiempo para eso".

Sin informes detallados de gestión cada mes, podrías perder información que te ayude a crecer. Tu negocio requiere datos detallados sobre finanzas y gestión para:

1. Auditar la liquidez de la empresa
2. Analizar el desarrollo y crecimiento del negocio
3. Asegurar que se pueden consolidar todas las cuentas
4. Evitar falta de liquidez en un momento específico
5. Conocer datos administrativos que influyen en decisiones comerciales

Como ves, el management report va más allá de la contabilidad. Te ayuda en la supervisión y control de operaciones con el objetivo de garantizar que se implementen políticas, procedimientos y sistemas correctos y se generen informes precisos sobre finanzas, gestión y administración.

A su vez, la presentación de esos informes influye enormemente en la gestión financiera, ya que tiene más en juego y participa en decisiones interdisciplinarias más relevantes. En general, los informes son tan importantes para la administración por diversas razones y por sus múltiples beneficios.

1. Medición de métricas estratégicas para evaluar. En el competitivo contexto anual en el que se mide absolutamente todo, para crecer tendrás que implementar una forma de medir tu desempeño en comparación con tus competidores, pero también internamente.

2. Monitorización del desempeño. Un informe de estilo gerencial te proporciona las métricas idóneas para obtener una instantánea de la salud contable y la evolución financiera del negocio. Puedes compararlo con los datos de tu competencia para enfocar o alinear tu estrategia.

3. Establecimiento de puntos de referencia de rendimiento claros. Gracias a ese historial, tienes un punto de referencia regular y a lo largo del tiempo sobre cómo te desempeñas tanto financiera como operativamente.

4. Aprender y ejecutar operaciones, o no hacerlas. Esos puntos de referencia son una guía que te dice qué funciona en tu estrategia y qué no. A partir de esta guía, puedes aprender las mejores y peores prácticas contables y financieras para profundizar más en ellas o evitarlas.

5. Mejora de la comunicación. Los informes ayudan a que la comunicación sea más fluida entre socios, inversores, clientes y compañeros de trabajo. Los informes de tipo gerencial desarrollan la visibilidad de las diferentes actividades en todos los departamentos y mejoran la comunicación dentro de la empresa.

6. Mejora de la colaboración. Como resultado directo de una comunicación interna mejorada, los informes de alto nivel mejoran la colaboración interdepartamental. Con personas que trabajan con coherencia hacia un objetivo común, los departamentos pueden usar los informes de gestión para colaborar en proyectos o iniciativas específicas, logrando el éxito global en áreas clave.

7. Impulso del compromiso y la motivación. Un informe bien elaborado plantea los datos críticos del negocio y los hace accesibles para todos, lo que mejora el rendimiento individual. Por consiguiente, si los trabajadores se desenvuelven a un nivel óptimo siguiendo esos datos y son reconocidos, estarán más comprometidos y motivados. Esto, a su vez, aumentará la productividad en la organización.

8. Fomento del crecimiento continuo del negocio. La presentación de informes sólidos mejora la productividad y la toma de decisiones, lo que fomenta la coherencia y el crecimiento continuo del negocio. Por ende, si creces constantemente, garantizarás el éxito a largo plazo.

Tu estrategia global debe estar en el centro de tu informe detallado de gestión. Las medidas y los proyectos independientes no son útiles para todo un equipo de gestión, a menos que tengan un contexto para fundamentarlos y un impacto directo y brutal en la empresa.

Fija las métricas que respaldan los objetivos o metas de la organización. Crea un gráfico que muestre los datos de rendimiento más actualizados, así como información adicional sobre tu posicionamiento en el mercado, competidores, promedios o desempeño histórico.

Muestra un análisis cualitativo. Por lo general, esto lo hace la persona más cercana a los datos, que puede decirles a los miembros de la reunión lo que dicen las cifras. Interpretar bien esta información te ayudará a determinar si necesitas o no ayuda.

El profesional más próximo a los datos no solo debe explicar lo que está viendo, sino que también tiene que recomendar qué hacer a continuación: continuar igual, ajustar, arriesgar, invertir más recursos o actuar con ciertas medidas si no se logran los objetivos.

Los análisis y sus medidas te dicen cómo te va y los proyectos te dicen lo que estás haciendo. Para tener un management report funcional, también debes incluir datos sobre tus proyectos en vigor (también conocidos como iniciativas) con cuatro aspectos clave:

1. Fecha de inicio y fin.
2. Porcentaje completo.
3. Información del gasto hasta la fecha.
4. Pasos clave y puntos de control o hitos.

Precisamente, a la hora de elaborar informes de gestión contable, es de suma importancia contar con las mejores herramientas. En este sentido, la digitalización ofrece soluciones realmente prácticas y eficaces, como, por ejemplo, estas tres:

• Hoja de cálculo. Las hojas de cálculo clásica, como Excel, se han adaptado a los nuevos tiempos. Asimismo, te permiten introducir y analizar datos contables y te muestran tendencias financieras. Son útiles para balances y cuentas de resultados, aunque no son tan eficaces ni fáciles de usar como otras soluciones.
  
  
• ERP (Enterprise Resource Planning). Los ERP integran múltiples procesos y, entre otras cosas, son capaces de generar informes contables a partir de una única fuente de datos. Son ideales para grandes empresas, pero pueden resultar caros.
  
  
• Software de automatización. Las recientes plataformas especializadas en finanzas, facturación y contabilidad te dan la posibilidad de automatizar toda tu gestión contable. Por lo tanto, te ahorran tiempo y te hacen más eficiente.

Llegados a este punto final, si hablamos de herramientas, Qonto es el socio ideal. Principalmente, porque te facilita la creación y administración de informes. ¿Cómo? Centralizando la información financiera y contable de tu negocio en una única e intuitiva plataforma. En otras palabras, somos el responsable de optimizar tu contabilidad y de ayudarte a cumplir con tus obligaciones.