¿Cómo funcionan las dietas por desplazamiento según el estatuto de trabajadores?

Las dietas son las cantidades que recibe el trabajador por parte de la empresa cada vez que éste debe realizar desplazamientos o un viaje por motivos laborales fuera del entorno de trabajo habitual. Estos viajes conllevan una serie de gastos por alojamiento, comidas o transporte que deben correr a cargo de la empresa. De hecho, en algunas ocasiones se estipulan previamente por convenio, fijando el importe de las dietas por contrato.

Uno de los derechos del trabajador consiste en cobrar una dieta por servicio según lo establecido dentro de la empresa como parte de la normativa interna, en el estatuto de trabajadores o en la regulación del Convenio Colectivo. Su uso se deriva de los gastos generados tras una estancia temporal fuera del centro laboral habitual, algo que no sería lo mismo en caso de un centro de trabajo permanente o movilidades geográficas de varios meses o definitivas.

Es necesario destacar que en el caso de los autónomos o profesionales independientes, su actividad también genera una serie de gastos fuera del domicilio de trabajo habitual que serían los equivalentes a las dietas o convenios que perciben los empleados por cuenta ajena.

Para algunas empresas resulta bastante complicado llevar al día las dietas laborales de sus trabajadores. Así, en algunos casos, la clave se encuentra en fijar una cantidad determinada o clasificar las facturas y almacenarlas a través de una herramienta empresarial digital que facilite en gran medida tu labor.

Este tipo de dieta laboral puede aparecer reflejada en la nómina y aparecer en el apartado "Devengos" mediante la partida "Percepciones no salariales". Siempre y cuando las cantidades no sobrepasen el límite establecido que las dispensa de pagar IRPF, no deberán incluirse en la declaración de la renta.

Cuando el autónomo o empleado debe soportar gastos de manutención relacionados con su actividad económica real como los gastos de comida, podrá deducírselos siempre y cuando sean justificables y tengan lugar en locales de hostelería o restauración. Los límites que establece la ley sin salir de España son una cuantía de 26,67 euros o 53,34 euros con pernocta. En territorio extranjero sería de 48,08 euros o 91,35 euros con pernocta.

Los gastos de desplazamiento resultan más difíciles de justificar, por lo que la Agencia Tributaria suele ser menos permisiva. En este caso resulta recomendable pedir facturas que acrediten el transporte utilizado, salvo que se trate de un vehículo privado, en cuyo caso podría deducirse el consumo de carburante, siempre y cuando se demuestre que ese vehículo se utiliza en exclusiva para ejercer la actividad y no de forma personal.

En los gastos de pernocta también resulta fundamental pedir factura y conservar los justificantes diarios para relacionarlos con la actividad económica.

En realidad, las dietas se pueden abonar de la siguiente forma:

• En la nómina del trabajador, en un concepto diferente al salario, por lo que deberá contabilizarse en una subcuenta del número 640 del público Plan General de contabilidad. De esta forma, el trabajador habrá tenido que pagar de su propio bolsillo para después compensar los gastos con la empresa.

• Como gasto externo recogido en diferentes conceptos del grupo 62, siendo abonado directamente por la empresa en función de lo establecido por contrato colectivo de trabajo. De esa forma, los gastos de alojamiento y manutención irían a la cuenta 627, "Publicidad, Propaganda y relaciones públicas", mientras que los gastos de locomoción irían a la 629, "Otros servicios".

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Si las dietas son abonadas en la nómina, Hacienda considerará que no son deducibles y Seguridad Social que deben cotizar al no encontrarse debidamente justificadas. Si la empresa las abona directamente es un caso distinto y todas serán deducibles al interpretarse que el gasto está relacionado directamente con la actividad, siendo necesario para el desarrollo de la misma.