La importancia de automatizar la previsión financiera en una pyme

Si eres director financiero de una empresa pequeña o mediana, sabrás que llevar un control financiero riguroso, a partir de un plan de negocio, es clave en la obtención de rentabilidad y crecimiento al ritmo previsto inicialmente.

Para no llevarte sorpresas a la hora de gestionar las finanzas de tu empresa, conviene aprovechar todas las herramientas disponibles que puedan ayudarte en este cometido. Qonto es un neobanco digital (100 % online) dedicado exclusivamente a pymes y autónomos que simplifica las tareas contables y hace ganar tiempo en procesos administrativos a empleados y CFOs. Una de las grandes ventajas de tener una cuenta online es su API abierta (interfaz que permite que dos aplicaciones se comuniquen entre ellas e intercambien datos). Y una de las grandes ventajas de una API abierta es la automatización.

Desde Qonto, te proponemos un sistema que revolucionará (para bien) tu forma de contabilizar los registros de movimiento en un negocio... La integración de una cuenta Qonto con Zapier y Google Sheets.

Empecemos por el principio.

El plan de negocio o de previsión financiera es el documento (por excelencia) que permite preparar un proyecto de creación de empresa y estimar su impacto. Además, más adelante servirá para supervisar la evolución financiera del mismo.

Comenzar una aventura empresarial es una decisión que entraña muchos desafíos, además de ser una fuente de estrés. La mejor forma de gestionar la situación con serenidad es tener visibilidad sobre lo que va a suceder. El plan de negocio servirá para medir la rentabilidad de tu proyecto. En general, se hace a 3 años vista y suele incluir las necesidades de financiación y la capacidad de reembolso de la futura empresa.

1. Puedes evaluar riesgos.
2. Tendrás una idea clara de los objetivos que han de alcanzarse, con puntos de control precisos, para cuando la actividad ya esté en marcha.
3. Te aseguras de que tu proyecto va a ser rentable y te haces una idea clara de cómo gestionar los beneficios antes de empezar.
4. Puedes cuantificar el financiamiento necesario para poner en marcha el proyecto.
5. Podrás atraer a inversores u obtener financiamiento de parte de algún organismo.

Llegados a este punto, tenemos que tener claro que el plan de negocio no es solo un documento que enseñaremos a nuestro banquero para convencerle de que financie nuestro proyecto. Es una herramienta de trabajo que nos permitirá gestionar nuestras finanzas durante los primeros años de actividad, con miras a unos objetivos muy claros.

¿Ya tienes listo el documento que recoge tu plan de negocios? Pues ahora empieza lo bueno. 😏

Algunos de nuestros clientes, en especial los CFOs y administradores de las cuentas Qonto, ya han probado este sistema y afirman que les ha cambiado su día a día en lo que a gestiones financieras se refiere. Así que, qué menos que compartirlo en nuestro blog y dar ideas a nuestros clientes.

Necesitas:

• Una cuenta de empresa con API: Qonto (con todos los datos bancarios; fechas, justificantes, importes y tipos de IVA, saldo en tiempo real, categorías y etiquetas de análisis)
• Una herramienta de previsión financiera: Google Sheets
• Una herramienta de automatización de procesos: Zapier

También puedes añadir una integración con Slack para recibir cada semana un informe financiero que contenga gastos, ingresos y la diferencia respecto a la previsión inicial, en forma de mensaje automático.

Para hacer la integración, sigue estos pasos:

*Si quieres seguir el proceso descrito a continuación de forma más visual, en esta página encontrarás la guía con capturas de pantalla incluidas (no disponible en español).

1. Crea una cuenta Zapier. Puedes probar la versión gratuita durante 2 semanas, aunque más adelante necesitarás una cuenta de pago.
2. Con la aplicación Schedule by Zapier, programa cuándo quieres que se envíe el informe. Elige día, hora y frecuencia de envío.
3. Obtén las transacciones de Qonto del mes actual activando un filtro en la API de Qonto. Para que el filtro funcione, habrá que formatearlo con los datos de la etapa anterior y la app Formatter by Zapier para que “1” se convierta en “01”.
4. Cuando ya tengamos los meses en el formato correcto, usaremos un webhook para conectar Zapier a Qonto. Necesitarás tu IBAN, tu usuario (o slug) y tu código secreto disponible en el menú configuración de Qonto para hacer y configurar la solicitud a la API.
5. Una vez obtenida la lista de datos de las transacciones Qonto, tendremos que extraer el archivo de previsión financiera del mes actual. Seleccionaremos, en la app Google Sheets, la línea dentro del archivo que corresponda al año actual y el mes que corresponda a nuestro mes actual.
6. En un primer momento, habrás extraído las listas de todos los meses. Para extraer la previsión de uno de los meses solamente, usaremos Formatter by Zapier y su funcionalidad Lookup Table. Así podremos asociar el número de cada mes a una columna específica del plan financiero.
7. Ya tenemos todos los datos necesarios; las transacciones de Qonto y el plan financiero del mes actual. Ahora habrá que hacer los cálculos que nos indicarán los débitos y créditos del mes, y la diferencia entre la previsión inicial y el estado financiero actual. Esta etapa requerirá una parte de código. Encontrarás el código fuente aquí, que podrás copiar y pegar.
8. Ya tenemos el informe, ahora solo nos falta crear el mensaje. Para ello usaremos la integración Slack de Zapier (aunque también puedes hacerlo con la integración Gmail o la app Email by Zapier). Cambia el contenido del mensaje para adaptarlo a tus preferencias.

Y este es el resultado 🎉:

¡Listo! Esto es todo lo que tienes que hacer para automatizar tu propio informe financiero. Ya no te llevarás más sorpresas desagradables al comparar el plan de negocio inicial de tu empresa con el estado actual de las finanzas.

Que vaya bien la integración ⚡️ Si tienes alguna duda, puedes escribirnos a [email protected]